Gérer une entreprise de CVC-BTP ne se résume pas à poser du matériel ; c’est orchestrer une multitude d’étapes où l’information ne doit jamais se perdre. Entre l’appel d’un prospect, la visite technique, la commande du matériel et la facturation finale, le risque d’oubli est réel. Or chaque erreur se paie chèrement.
C'est ici qu'InterFast devient votre "fil d'Ariane".
Notre logiciel a été construit sur une conviction forte : réunir le financier et l'opérationnel dans un outil unique, simple et collaboratif.
Pour illustrer cette logique du tout-en-un, nous allons suivre ensemble le cycle complet d'un chantier, avec l'installation d'une Pompe à Chaleur (PAC) Air/Air. De la prise de contact initiale à l'analyse de votre marge réelle, ce tutoriel vous guidera pas à pas pour gagner en contrôle, en productivité et, surtout, en sérénité.
☑️ Pour les besoins de la démonstration, nous prendrons l'exemple d'une entreprise de 3 personnes avec 1 gérant (au bureau comme sur le terrain) et deux techniciens.
⚠️ Ce tutoriel nécessite d'avoir :
une Bibliothèque d'articles prête à l'emploi ;
des Utilisateurs avec des coûts horaires définis ;
des modèles d'email rédigés.
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I. Réception d'une Demande
L'objectif est de transformer l'appel d'un Client en une intervention de visite avant-devis dans votre agenda.
1. Réceptionner l'appel
ℹ️ Les étapes suivantes concernent l'application Web.
Mais vous pouvez également planifier une visite avant-devis et créer un client depuis l'application mobile en suivant nos tutoriels dédiés.
Dès que le téléphone sonne, rendez-vous dans l'onglet Calendrier de votre interface InterFast.
Filtrez par Intervenant - vous dans le présent exemple.
Repérez le créneau souhaité par le Client.
Cliquez directement sur la case horaire correspondante
/ ou sur le bouton bleu [+ Planifier] en haut à droite de votre écran.
Vue de l'agenda avec le bouton [Planifier]
et la sélection d'un créneau disponible.
2. Créer la fiche Client
Si l'appelant n'est pas encore connu dans votre base CRM, InterFast vous permet de créer une fiche CRM sans quitter votre fenêtre de planification.
Depuis la pop-up, cliquez sur le lien Ajouter un client.
Choisissez le type de profil : Particulier, Professionnel ou Syndic.
🛠️ Conseil de pro : pour un professionnel, gagnez un temps précieux en utilisant la barre de recherche connectée à l'INPI. Tapez simplement le nom de l'entreprise et choisissez la bonne réponse parmi les résultats de recherche pour remplir automatiquement le nom complet du Dirigeant, l'adresse et le SIRET de l'entreprise.
Renseignez le contact principal (Prénom, Nom, Email, Téléphone) pour assurer le suivi de la relation client.
Vérifiez l'adresse d'intervention avec le Client afin de localiser le lieu de rencontre.
🛠️ Conseil de pro : utilisez les suggestions Google Maps, chaque fois que possible, afin de géolocaliser l'adresse et garantir l'exactitude du point GPS. Vous faciliterez ainsi le déplacement de vos équipes et éviterez des erreurs de trajet qui peuvent se révéler coûteuses pour la conduite du chantier.
3. Planifier l'intervention "Visite avant devis"
Il est essentiel de bien choisir le Type d'intervention car cela conditionnera le rapport que vous remplirez sur le terrain.
Dans le champ "Titre", inscrivez par exemple : Visite avant devis - PAC Air/Air.
Sélectionnez le type d'intervention correspondant dans la liste déroulante des modèles de rapports.
Sélectionnez-vous en tant qu'Intervenant principal.
Formulaire rempli avec le type d'intervention, les horaires
et le choix du collaborateur.
Si besoin, vous pouvez ajouter une description ou des fichiers afin de faciliter votre intervention technique.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur la planification d'un évènement depuis l'application web.
4. Confirmation et notification automatique
Une fois que vous cliquez sur Créer, l'événement s'affiche instantanément dans l'agenda global.
L'intervention apparaît avec un code couleur spécifique dans votre calendrier.
> bleu : pour les interventions planifiées le jour même.
> gris : pour les interventions planifiées dans le futur.
☑️ Dans le cas où l'intervenant est un collaborateur, celui-ci reçoit immédiatement une notification sur son smartphone via l'application mobile InterFast. Il pourra ainsi consulter l'adresse et les notes de préparation avant même de partir en intervention.
🛠️ Conseil de pro : pour notifier automatiquement votre Client par email ou SMS, vous pouvez configurer une automatisation en utilisant notre modèle de scénario basé sur la planification d'une intervention.
II. Réalisation de la Visite avant Devis
Cette phase se déroule entièrement sur votre application mobile (iOS ou Android). Elle vous permettra de consigner toutes les données techniques nécessaires à l'installation de la PAC Air/Air.
1. Consulter les informations
Dès l'ouverture de l'application, vous retrouvez votre planning du jour ou à venir en tant qu'intervenant.
Cliquez sur l'intervention "Visite avant devis - PAC Air/Air".
Liste des interventions du jour
Consultez la fiche d'intervention pour retrouver le nom du Client et son adresse.
Cliquez sur l'adresse pour lancer votre GPS
Une fois à proximité, vous pourrez cliquer sur le bouton [Appeler] pour prévenir le Client de votre arrivée.
vue détaillée de l'intervention
avec les boutons d'appel et d'adresse
2. Remplir le rapport d'intervention
Une fois arrivé chez le Client, vous pouvez débuter le renseignement de la visite avant devis :
Cliquez sur le bouton bleu [Démarrer l'intervention].
Le rapport personnalisé de visite avant-devis s'ouvre.
Il est structuré pour ne rien oublier dans le cas d'une PAC Air / Air : volumes, unité extérieure, électricité, etc.
A) Volumes à équiper :
Renseignez le nom de la pièce (ex: Salon), la superficie et la hauteur sous plafond pour aider au calcul de puissance.
Prenez une photo de l'emplacement prévu. Utilisez l'outil de dessin intégré pour matérialiser le futur Split sur le mur. Cela évitera toute ambiguïté lors de l'installation finale.
Outil de dessin pour illustrer l'installation
et les passages de câbles
La photo annotée apparaîtra dans le rapport
B) Unité extérieure :
Précisez le lieu d'installation (balcon, sol, mur) et le type de support (chaise, plots).
C) Électricité & Condensats
Notez les besoins en alimentation, la longueur de câble nécessaire et le mode d'évacuation des condensats.
Vous pouvez également ajouter un plan ou un croquis de la zone de chantier.
3. Prévoir un devis et clôturer
Avant de partir, assurez-vous que le bureau sera alerté de la suite à donner.
Cochez la case Prévoir un devis.
Ajoutez éventuellement un commentaire sur l'urgence ou les attentes spécifiques du Client.
Renseignez vos heures d'intervention exactes.
Vous pourrez ainsi alimenter le suivi de rentabilité de votre chantier avec le coût de votre main d'œuvre.
Signez le rapport en tant que Technicien.
Présentez à votre Client un récapitulatif des informations recueillies.
Faites signer le client sur votre écran, s'il est présent, pour valider le rapport d'intervention.
Cliquez ensuite sur le bouton "J'ai terminé l'intervention"
🛠️ Conseil de pro : En remplissant ce rapport immédiatement chez le Client, vous augmentez radicalement votre taux d'acceptation du devis. En effet :
le Client perçoit instantanément votre professionnalisme ;
vous condensez toutes les informations de manières claire et lisible ;
vous n'avez plus besoin de retranscrire vos notes de retour au bureau.
4. Envoyer ou consulter le rapport
Votre rapport de visite avant-devis est maintenant terminé.
Vous pouvez envoyer le rapport :
au Client ou à l'un de ses contacts ;
à une adresse email de votre choix ;
à vous-même ou à un collaborateur.
Cliquez sur le bouton [Voir l'intervention] pour retrouver l'intervention terminée.
Cliquez sur les fichiers pour consulter le rapport de visite avant-devis au format PDF.
5. Mise à jour du Calendrier
La validation du rapport d'intervention conduit à une mise à jour automatique du Calendrier pour tous les utilisateurs.
Ainsi sur l'application web :
L'intervention se repositionne aux heures de début et de fin telles que déclarées dans le rapport d'intervention.
L'intervention passe en vert car son statut est terminé.
☑️ Vous pouvez utiliser le filtre Prévoir un devis pour filtrer toutes les interventions qui sont terminées avec la case cochée "Prévoir un devis", sauf celles déjà associées à un devis.
Cliquez sur le filtre "Prévoir un devis" pour faire ressortir l'intervention concernée.
III. Création et Signature du Devis
1. Créer un devis depuis l'intervention
Cette étape peut être réalisée sur l'application mobile pour une réactivité maximale, ou sur l'application Web pour un contrôle plus approfondi des prix fournisseurs.
Une fois votre rapport de visite terminé et signé, ne quittez pas la fiche de synthèse de l'intervention.
Faites défiler la page jusqu'en bas.
Cliquez sur le bouton [Créer un devis].
InterFast génère automatiquement un brouillon de devis lié à votre fiche client et à l'intervention technique.
Fiche de synthèse de l'intervention
avec le bouton [Créer un devis]
✅ Vous pouvez également créer un devis à partir d'un modèle pré-existant depuis le menu Dev./Fac. :
2. Chiffrer et organiser votre proposition
Vous arrivez sur la fiche de synthèse du devis. Il est maintenant temps d'y ajouter vos articles, en particulier votre matériel et votre main-d'œuvre.
Cliquez sur Modifier le devis.
Utilisez le bouton [Ajouter un élément] pour accéder aux articles de votre Bibliothèque.
Articles et Ouvrages : retrouvez vos unités intérieures et votre unité extérieure, vos liaisons et forfaits de pose directement dans votre Bibliothèque d'articles.
Structure : ajoutez des sections pour séparer le matériel de la pose, du texte libre pour vos précisions techniques, ou des sauts de page pour une mise en page aérée.
Aperçu : Basculez sur l'onglet Aperçu pour visualiser le rendu final que recevra votre Client.
Aperçu du document final
pour présentation au Client depuis votre téléphone
3. Finaliser et envoyer pour signature
Pour qu'un devis soit envoyé officiellement, il doit porter un numéro unique.
Cliquez sur le Statut de votre devis et sélectionnez Finalisé.
InterFast attribue alors automatiquement le prochain numéro de devis selon votre numérotation en cours.
Cliquez ensuite sur le bouton [Envoyer par email] et choisissez l'option À un contact pour signature électronique.
Validez le contenu de l'email à envoyer.
Votre Client reçoit instantanément un lien sécurisé pour signer le devis depuis son propre smartphone ou ordinateur.
🛠️ Pourquoi faire le devis sur l'App Mobile ?
Cela vous permet de rester au contact de votre Client alors qu'il est encore dans la phase de décision. Vous évitez qu'il ne vous mette en compétition avec d'autres artisans, suite à votre visite technique.
🛠️ Quand repasser sur l'App Web ?
Si le projet présente des risques techniques ou nécessite de vérifier des prix spécifiques avec vos fournisseurs, finalisez le devis au bureau. Mais assurez-vous de tester l'intérêt du Client avec un premier chiffrage, grâce à l'aperçu du devis. Ainsi vous évitez de passer vos nuits sur des devis sans lendemain. 😉
Le devis créé sur l'Application mobile est instantanément disponible sur l'Application web d'InterFast :
Vous pouvez le consulter et le modifier depuis votre ordinateur en toute sérénité :
Éditeur du devis
avec l'intervention de visite avant-devis rattachée
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur :
l'ajout d'une prime ou d'une retenue de garantie
☑️ Vous pouvez également accéder à l'Application web depuis votre mobile ou, idéalement, depuis une tablette. Le site inter-fast.fr est adapté pour tous les supports.
4. Réceptionner la signature du Client
Une fois le devis envoyé, InterFast prend le relais pour sécuriser l'accord de votre Client.
Ce dernier reçoit un email professionnel avec votre logo pour signer le devis.
Le Client peut consulter, valider ou refuser le document depuis n'importe quel appareil.
Une fois la signature validée, un message de confirmation s'affiche instantanément sur le navigateur de votre Client : "Félicitations ! Votre signature a bien été prise en compte".
5. Mise à jour automatique du devis
Dès que le Client signe, l'application InterFast se synchronise immédiatement :
Le devis passe automatiquement du statut Finalisé à Accepté et l'historique retrace la chronologie des évènements.
Notifications : Vous recevez une notification dans l'application et un email de confirmation.
Preuve juridique : une copie signée et certifiée (générée par notre partenaire Docage) est automatiquement archivée dans les Pièces jointes du devis, accessibles depuis sa fiche de synthèse.
6. Notifications par SMS
Pour un suivi encore plus réactif, vous pouvez configurer des Automatisations :
Notifications SMS : programmez l'envoi d'un SMS automatique au Client ou à vous-même dès qu'un devis de PAC Air/Air est signé.
Gestion des tâches : Créez automatiquement une tâche "Commander le matériel" dès l'acceptation commerciale du devis.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
IV. Planification du Chantier
Une fois le devis signé, votre projet entre dans une phase opérationnelle concrète.
InterFast vous permet de transformer cet accord commercial en un Chantier structuré afin de piloter vos équipes, vos fournitures et surtout votre rentabilité.
1. Analyser la répartition Main-d'œuvre / Fournitures
Avant de lancer les travaux, il est essentiel de revérifier vos marges pour planifier en connaissance de ces informations.
Depuis la fiche du Devis accepté :
cliquez sur le lien bleu de résumé en haut à droite.
La fenêtre Synthèse du devis détaille trois colonnes :
Coût : votre prix d'achat ou votre coût de revient HT.
Vente : votre prix de revente HT au Client.
Marge : le gain généré sur chaque article / ouvrage.
⚠️ Attention : Pour obtenir le montant exact, comptabilisez uniquement les en-têtes de section ; les sous-sections sont déroulées pour le détail mais ne doivent pas être additionnées pour éviter les erreurs de calcul.
2. Transformer le Devis en Chantier
Créez maintenant le chantier qui servira de dossier numérique pour le suivi global de la rentabilité du projet d'installation d'une PAC Air / Air.
Dans la zone Opérations de votre devis, cliquez sur l'icône "Maillon" et choisissez l'action Transformer en chantier.
Une pop-up apparaît pour vous permettre de configurer le Chantier :
les heures prévues sont automatiquement récupérées depuis le devis.
spécifiez une date de démarrage et une date de fin prévue.
Option importante : cochez la case "Inclure la liste d'articles (sans les prix)" pour que vos techniciens disposent aussi de la liste du matériel sur le terrain sans voir vos conditions commerciales.
3. Piloter la fiche Chantier
Vous arrivez sur la fiche de Chantier, votre nouveau tableau de bord opérationnel.
Les indicateurs affichent l'encours des devis (ici 6 871 €) et confirme que 100 % du montant devisé a été accepté par le client.
Marge prévue : elle correspond à la somme des prix d'achat pour les articles prévus au devis.
Marge prévisionnelle : elle correspond à la marge prévue sur vos devis moins le déboursé sec engagé.
Marge réelle : elle s'affinera au fur et à mesure de vos factures clients et fournisseurs, ou de la saisie des heures réelles d'intervention par vos techniciens.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le suivi des heures et la rentabilité d'un Chantier.
4. Lier l'historique pour une rentabilité totale
Un chantier commence souvent bien avant le premier coup de molette. Il est important de réintégrer votre intervention de visite avant devis, voire votre temps de rédaction du devis, dans le déboursé du chantier.
Vous obtiendrez ainsi une vue globale sur la rentabilité de votre chantier.
Retournez sur votre Intervention de visite avant devis depuis le Calendrier.
Cliquez sur le bouton [Actions] puis Lier à un chantier.
Sélectionnez le chantier PAC Air/Air que vous venez de créer.
Votre visite avant-devis sera ainsi associée aux interventions du Chantier :
🛠️ Conseil de pro : Le suivi de rentabilité sur InterFast est dynamique. En liant vos visites préalables, vous évitez de masquer les coûts "cachés" de préparation.
Vous pouvez également créer un modèle d'intervention "Chiffrage Chantier" ou "Suivi de chantier" afin d'intégrer votre temps de préparation / gestion dans le suivi global de rentabilité de votre chantier.
Un chantier organisé est un chantier où toutes les informations sont réunies dans le même dossier numérique, afin de s'assurer que la marge réelle reste proche de la marge théorique prévue dans le devis !
👉 Pour aller plus loin, consultez ces articles :
5. Créer la facture d'acompte
Une fois le chantier créé, l'étape suivante pour sécuriser votre trésorerie est de facturer l'acompte.
Cette étape permet de couvrir vos premiers frais (achats de fournitures, mobilisation des équipes) avant même le début des travaux de pose de la PAC Air/Air.
Depuis la fiche de synthèse du devis, cliquez sur le bouton [Facturer], puis sélectionnez Facturer l’acompte.
Facturation de l'acompte
à partir du bouton bleu [Facturer]Une facture en mode "Brouillon" est immédiatement générée.
InterFast calcule automatiquement la ventilation de l’acompte par taux de TVA.
Facture brouillon
avec les différents taux de TVA.
6. Finaliser et envoyer la facture d'acompte
Pour que la facture soit officiellement comptabilisée, elle doit être validée.
Cliquez sur le statut pour Finaliser la facture.
Précisez la Date d'échéance (ex: à réception ou 45 jours fin de mois)
Une fois finalisée, la facture reçoit son numéro unique.
Utilisez le bouton [Actions] > Envoyer par e-mail pour l'expédier à votre client.
Votre client recevra un email avec la facture en pièce-jointe :
🛠️ Conseil de pro : la délivrabilité des emails peut fluctuer selon les règles de sécurité de l'adresse email de votre client. Pour maximiser la réception des documents, suivez notre tutoriel pour synchroniser votre adresse email à InterFast. Tous les envois seront alors effectués depuis votre adresse.
7. Paiement de la facture d'acompte
Votre client peut consulter la facture en PDF qui est associée en pièce-jointe de votre email.
le Client effectuera ensuite le paiement à partir du RIB renseigné dans vos conditions de paiement.
Conseil de CSM : Pour accélérer le paiement, n'hésitez pas à rappeler vos coordonnées bancaires directement dans le corps de l'e-mail ou à doubler l'envoi par un SMS de courtoisie.
🛠️ Conseil de pro : pour sécuriser le paiement, doublez l'envoi de votre facture par un SMS qui rappelle le RIB de votre société. Créez en ce sens une automatisation basée sur l'envoi d'une nouvelle facture.
🛠️ Conseil de pro : pour éviter les erreurs de paiement, créez un modèle d'email d'envoi de facture reprenant la variable dynamique du Restant à payer TTC.
⚡ Très prochainement, InterFast proposera des QR codes pour consulter et payer les factures en ligne.
8. Rapprochement bancaire de la facture d'acompte
Grâce à la synchronisation bancaire d'InterFast, vous pouvez rapprocher votre relevé d'opérations avec vos factures clients.
Accédez à l'onglet Banque
Recherchez le virement de votre client par intitulé ou par montant et cliquez sur le bouton [Rapprocher].
Le logiciel vous suggère automatiquement de lier ce mouvement à votre facture d'acompte.
Cliquez sur le bouton [Valider le rapprochement]
La facture associée passe instantanément au statut Payée et le chantier se met à jour.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
la connexion de votre compte bancaire à InterFast
✅ Vous pouvez également consigner un paiement manuellement, en particulier dans le cas d'une remise de chèque.
9. Évolution sur les indicateurs du Chantier
L'encaissement de la facture met à jour vos indicateurs de performance en temps réel sur la fiche de synthèse du chantier.
Le chiffre d’affaires prévisionnel s'actualise désormais sur la base du montant HT de la facture d'acompte et précise le montant HT encaissé.
Vous bénéficiez ainsi d'une vision précise de votre reste à facturer et de la santé financière de votre chantier.
10. Invitation au Portail Client
Offrir une transparence totale à votre Client est le meilleur moyen de bâtir une relation de confiance durable. En lui créant un Portail d'accès, vous lui permettez de suivre l'avancée de son chantier et d'accéder en quelques clics aux documents administratifs.
A. Activer l'accès au Portail
Accédez au CRM depuis l'application Web.
Rendez-vous sur la fiche CRM de votre client.
Dans la section "Contacts", sélectionner "Autoriser l'accès au portail".
Le Client recevra automatiquement un email l'invitant à définir son mot de passe de connexion.
NB. votre Client accédera à un espace distinct de votre environnement de travail.
B. Partager le Chantier
Une fois l'accès au Portail activé, allez sur la vue détaillée de votre Chantier :
Cliquez sur le bouton Partager en haut à droite.
Saisissez l'email de votre client pour lui donner un accès direct aux informations de ce chantier.
C. Accéder au Portail client
Votre Client pourra se connecter au Portail et retrouver :
les Devis / Factures depuis la page d'Accueil, avec la possibilité de les consulter à l'écran, de les télécharger en PDF ou de les imprimer en un clic.
les informations / documents dans le dossier Chantiers
les Interventions, depuis l'onglet dédié, pour consulter les rapports (ex: Rapports d'avancement) et consulter les photos jointes par vos techniciens.
✅ Votre client n'a jamais accès à votre suivi de rentabilité, à vos prix d'achat fournisseurs ou au suivi de temps interne. Il ne voit que les éléments opérationnels et financiers qui le concernent directement.
🛠️ Conseil de pro : le Portail est particulièrement utile pour les Clients récurrents ou les chantiers importants. Vous réduisez drastiquement les appels du type "Pouvez-vous me renvoyer la facture pour ma comptabilité ?".
Toutes les informations sont disponibles 24h/24 depuis le Portail.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez cet article sur l'utilisation du Portail Client.
V. Préparation du Chantier
Une fois l'acompte facturé et votre trésorerie sécurisée, il est temps de commander le matériel pour votre installation de PAC Air/Air. InterFast vous permet de générer vos bons de commande directement depuis votre devis pour éviter toute erreur de saisie et gagner un temps précieux.
Voici comment piloter vos achats sur l'application Web.
1. Création de la Commande fournisseur
Cette étape se déroule sur l'application Web et permet de notifier officiellement votre fournisseur de vos besoins en matériel pour votre chantier.
Pour conserver le "fil d'Ariane" de votre projet, la commande doit être liée au devis accepté.
Rendez-vous sur la fiche de synthèse de votre devis accepté.
Cliquez sur le bouton [Actions] en haut à droite, puis sélectionnez Générer une commande.
Fiche de synthèse du devis accepté
Le logiciel récupère automatiquement tous les articles présents au devis, incluant les références fournisseurs et les quantités prévues.
2. Configurer les détails logistiques
Une fenêtre s'ouvre en surimpression pour rédiger le bon de commande.
Titre de la commande : donnez un nom explicite (ex : "Matériel PAC - Chantier Clim").
Fournisseur : sélectionnez votre partenaire dans votre CRM.
Livraison : précisez la date prévue et le lieu de réception (ex : "Au comptoir" ou directement "À l'adresse" du chantier").
Vérification des lignes : Contrôlez les prix d'achat HT et les quantités et confirmez votre bon de commande.
La commande est automatiquement associée
au devis et au chantier
3. Envoyer le bon de commande
Une fois la commande créée, elle apparaît aussi en mode "Brouillon" dans votre module Commandes.
Prévisualisez votre Bon de commande pour vérifier le montant total TTC de votre engagement :
Prévisualisation de la Commande
Cliquez sur le bouton [Envoyer].
Une interface d'e-mail pré-remplie apparaît, adressée au contact de votre fournisseur.
E-mail à destination du fournisseur
Votre fournisseur reçoit alors un e-mail professionnel contenant votre Bon de commande PDF en pièce jointe. Il peut ainsi préparer votre matériel.
Email reçu par le fournisseur
🛠️ Conseil de pro : Si vous n'êtes pas certain des tarifs actuels de votre fournisseur, indiquez "0 €" sur chacune des lignes et modifiez le nom de votre commande en "Demande de prix". Votre fournisseur pourra alors vous renvoyer le document complété avec ses tarifs à jour.
Grâce à la liaison de la Commande au Chantier, InterFast déduit automatiquement son montant HT de votre Déboursé sec engagé. Vous surveillez ainsi vos dépenses en temps réel.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
l'utilisation des Commandes sur l'App Web
le suivi de la rentabilité d'un chantier
4. Planification du chantier
Votre matériel est commandé et votre acompte est reçu. Il est temps de planifier votre chantier. InterFast vous permet de transformer votre vision théorique en un planning opérationnel précis pour vous et vos techniciens.
Rendez-vous dans votre Calendrier ou dans l'onglet Interventions de votre fiche de synthèse du Chantier.
Vue du calendrier complet filtré depuis la fiche chantier.
NB. assurez-vous d'afficher le planning complet pour visualiser les interventions déjà prévues pour d'autres clients et définir ainsi le créneau idéal pour votre installation de PAC Air / Air.
Cliquez sur la date choisie et sélectionnez le type d'intervention Avancement de chantier.
NB. Ce rapport d'avancement vous permettra de consigner quotidiennement ce qui a été réalisé avec vos techniciens.
Désignez-vous en tant qu'intervenant et ajoutez vos techniciens prévus pour ce chantier.
Définissez l'heure de début, de fin et sélectionnez plusieurs jours consécutifs.
InterFast créera ainsi une série d'interventions associées les unes aux autres.
🛠️ Conseils de Pro : le dernier jour de chantier est particulier : c'est celui de la mise en service des équipements et de la remise des documents officiels.
Modifiez la dernière intervention de votre série.
Changez le type d'intervention pour Fin d'installation PAC Air / Air.
Vous pourrez ainsi remplir un rapport spécifique, incluant le PV de réception de chantier et les formulaires Cerfa nécessaires à la manipulation des fluides.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
la compréhension d'une fiche de chantier
l'utilisation du planning de chantier
5. Centraliser les documents techniques
Un chantier réussi repose sur une information accessible à tous.
Documents : importez le plan de la maison ou les schémas techniques dans la section dédiée du chantier. Vos techniciens y auront accès depuis leur application mobile.
Réglages : si nécessaire, modifiez les autorisations d'accès aux documents de chantier au bénéfice des rôles Techniciens, Stagiaires / Alternants et Sous-Traitants.
🛠️ Conseil de Pro : en complétant les documents avec la liste des articles, le plan de masse et toute autre ressource utile, vous permettez à vos techniciens de préparer le camion et leur outillage la veille.
Les collaborateurs pourront également consulter la visite avant devis qui est associée au chantier.
6. Réception de la commande
Pour réussir une installation de PAC Air/Air, il convient de bien réceptionner l'intégralité du groupe extérieur, des splits et des accessoires pour éviter d'être boqué une fois sur le chantier.
A. Accès aux Commandes
Que le matériel soit livré au comptoir du fournisseur ou directement à votre entrepôt, vous ou vos équipes pouvez valider facilement la réception d'une commande depuis l'Application mobile.
Cliquez sur l'onglet Menu en bas à droite.
Sélectionnez l'option Commandes.
Recherchez et sélectionnez la commande concernée (ex : CO-000057 dans notre exemple).
2. Validation et réception de la Commande
Avant de charger le camion, vérifiez que le matériel correspond bien à ce qui a été devisé et commandé.
Consultez la liste des articles prévus et en attente de réception.
Cliquez sur le bouton bleu [Réceptionner].
Flexibilité : Vous pouvez réceptionner la commande en totalité ou seulement en partie si un reliquat n'a pas pu être livré par le fournisseur.
3. Documenter la livraison
Il est crucial de garder une trace numérique du Bon de Livraison (BL) papier pour votre pré-comptabilité.
Renseignez le Numéro du bon de livraison et la Date de réception.
Utilisez le champ Notes pour consigner d'éventuelles réserves
(ex : "Carton unité intérieure légèrement enfoncé")
Justificatif : cliquez sur Ajouter pour prendre en photo le bon de livraison émargé et une ou plusieurs photos des colis. Ces fichiers seront immédiatement consultables au bureau.
Cliquez ensuite sur Valider la réception.
🛠️ Conseils de Pro : prenez systématiquement le Bon de livraison en photo. En cas de litige ultérieur avec le fournisseur sur une référence ou une quantité, vous disposerez d'une preuve datée et rattachée au bon chantier.
4. Centralisation et mise à jour en temps réel
Dès la validation de la réception de la commande, l'information est synchronisée pour tous les utilisateurs de votre compte entreprise.
Statut : la commande passe automatiquement au statut Reçu (vert) sur l'application mobile et l'application Web.
Information Bureau : les équipes administratives voient immédiatement que le matériel est prêt, ce qui permet d'anticiper la facturation ou le déclenchement des travaux.
Dossier Chantier : l'onglet Dépenses > Commandes de votre fiche chantier est mis à jour, confirmant que les fournitures sont physiquement disponibles pour débuter les travaux.
VI. Exécution du Chantier
1. Consulter le dossier Chantier
Le jour du début des travaux, ouvrez votre Application mobile pour accéder à l'intervention prévue.
L'onglet "Planning" vous donnera une vue immédiate des missions du jour :
Cliquez sur l'intervention liée à votre chantier (ex: "IN00393 - Intervention Chantier - Clim")
Sur la fiche d'intervention, vous retrouverez toutes les informations utiles.
Par exemple :
l'adresse GPS du chantier
le nom complet du client
le numéro de téléphone du Client
Cliquez sur le nom du Chantier (ex: Chantier - Clim) pour retrouver des informations complémentaires issues du dossier
Accédez à l'onglet "Documents" pour consulter les fichiers joints au dossier.
Cliquez sur les trois points face à chaque document pour intéragir avec eux.
Vous pouvez alors visualiser ou télécharger les fichiers, comme le plan de masse.
Cliquez ensuite sur l'onglet "Historique" pour retrouver les interventions associées au Chantier.
Cliquez sur la Visite avant devis pour accéder à sa fiche de synthèse.
Cliquez sur les 3 points à côté du rapport d'intervention pour interagir avec lui.
Vous pouvez ainsi consulter le contenu détaillé du rapport de visite avant devis.
Tous les collaborateurs peuvent ainsi voir les photos annotées, l'emplacement prévu des unités (intérieures/extérieures) et les contraintes techniques relevées.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
🛠️ Conseils de Pro : développez la bonne habitude de consulter systématiquement l'onglet Historique avant de débuter une intervention. Cela valorise votre professionnalisme auprès du Client. Tous les collaborateurs connaîtront en effet les spécificités de l'installation sans reposer au Client les mêmes questions que lors de la visite initiale !
2. Débuter le Chantier
Une fois que vous avez connaissance de toutes les informations utiles, vous pouvez sereinement débuter le chantier.
Revenez à la fiche de l'intervention prévue aujourd'hui.
> utilisez les flèches retour en haut à gauche de l'écranTout en bas de la fiche d'intervention, appuyez sur le bouton bleu [Démarrer l'intervention].
Confirmez le démarrage : l'intervention passera automatiquement au statut « En cours » sur le Calendrier et l'heure de début sera enregistrée.
⚡ Pour rappel, chaque type d'intervention possède un contenu spécifique.
Vous pouvez créer des rapports personnalisés grâce à notre Constructeur de modèles.
☑️ Un seul collaborateur peut / doit remplir le rapport pour toute l'équipe.
Il n'est pas encore possible de remplir un rapport à plusieurs sur l'Application mobile.
Dans la section Actions effectuées, listez vos travaux (ex: "Préparation du chantier", "Dépose de l'ancienne installation").
Ajoutez des Commentaires supplémentaires si nécessaire pour préciser certains points techniques.
Prenez des photos pour documenter les étapes du chantier
Renseignez ensuite l'Heure de début et l'Heure de fin de votre intervention pour vous et pour chaque collaborateur présent.
InterFast calculera automatiquement
le temps total passé sur l'intervention
Signez le rapport en tant que Technicien principal.
Signature du Technicien principal
Vous pouvez ensuite présenter le récapitulatif au Client, s'il est présent, pour qu'il puisse vérifier les informations.
Récapitulatif des travaux
Le Client peut ensuite signer sur l'écran de votre smartphone.
Signature du Client
🛠️ Conseils de Pro : pour éviter tout litige futur sur les travaux réalisés, faites signer chaque fois que possible les rapports d'intervention par le Client.
Cliquez ensuite sur le bouton bleu [J'ai terminé l'intervention].
InterFast génère alors un document PDF professionnel qui intègre toutes les informations saisies
Sur la page suivante, choisissez d'envoyer immédiatement le rapport au Client par email ou de simplement le consulter le document créé.
Depuis la fiche de synthèse de l'intervention, vous pouvez retrouver toutes les informations et consulter le rapport PDF :
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez nos tutoriels sur :
3. Suivi d'avancement du chantier
Dès que votre technicien termine son rapport sur l'Application mobile, l'information remonte automatiquement dans l'Application web.
Vous pouvez suivre l'état d'avancement des travaux en quasi-temps réel.
depuis le Calendrier
ou depuis le dossier Chantier (onglet "Interventions")
L'intervention affiche le statut Terminée
Dans InterFast, vous pouvez d'ailleurs visualiser vos Chantiers par statut depuis le tableau Kanban :
"Non commencé"
"En cours"
"Terminé"
Bien que l'intervention soit terminée, le passage du Chantier vers l'étape "En cours" reste aujourd'hui une action manuelle sur InterFast.
Identifiez votre chantier dans la colonne des travaux Non commencés
> ou retrouvez-le grâce à la barre de recherche
Effectuez un glisser-déposer de la carte du chantier vers la colonne En cours.
Si vous travaillez déjà dans le dossier spécifique du Chantier, vous pouvez aussi modifier son état d'avancement grâce à l'étiquette de statut :
🛠️ Conseils de Pro : garder vos chantiers à jour, notamment sur leurs statuts, pour focaliser votre attention sur les dossiers qui le nécessitent et piloter plus précisément votre marge réelle.
👉 Pour personnaliser votre tableau kanban des Chantiers, consultez notre tutoriel.
4. Fin du chantier
La clôture d'un chantier est une étape cruciale où vous créez la "carte d'identité" de l'installation pour toute sa durée de vie. Grâce aux rapports spécialisés d'InterFast, vous pouvez :
documenter vos mesures techniques (pressions, températures) ;
créer les équipements dans votre base de données pour les maintenances futures.
Lorsque vient le jour de finir le chantier d'installation d'une Pac Air / Air :
Consultez la fiche d'intervention pour retrouver les collaborateurs affectés et les coordonnées clients.
Naviguez dans l'Historique pour revoir les photos de la visite avant-devis et des rapports d'avancement précédents.
Entrez dans l'édition du rapport en cliquant sur le bouton bleu [Démarrer l'intervention]
Le rapport "Fin d'installation PAC Air / Air" contient toutes les sections utiles à la documentation de ces travaux spécifiques :
✅ Vous pouvez aussi utiliser le rapport "Fin d'installation multi-systèmes" qui s'adapte aux PACs Air / Air et Air / Eau, tout en vous offrant la possibilité de créer un sous-rapport par équipement (ex: Unité extérieure et Unité(s) intérieures).
A. Création d'un équipement
Accédez à la section Équipement concerné dans le rapport.
Sélectionnez Ajouter un nouvel équipement pour créer sa fiche associée au Client
Renseignez le nom de l'équipement (ex: PAC Air/Air - Unité intérieure), la marque, le modèle et le numéro de série.
🛠️ Conseils de Pro : précisez la nature du fluide (ex: R-32) et la quantité chargée (en Kg). Ces données alimenteront automatiquement les futurs CERFAs que vous remplirez en lien avec l'équipement.
Dans la section images, au bas du formulaire de création d'équipement, cliquez sur le bouton [Ajouter] et prenez une photo de l'équipement et de sa plaque signalétique
Validez l'enregistrement de l'équipement.
Répétez l'opération pour tous les équipements, à savoir l'unité extérieure et éventuellement les autres unités intérieures.
🛠️ Conseils de Pro : en consignant méticuleusement ces informations sur chaque machine, vous garantissez un suivi millimétré pour les maintenances à venir. Vous diminuez ainsi le risque d'erreur et vous gagnerez un temps précieux en cas de panne.
☑️ À date, un rapport d'intervention ne peut être associé qu'à un seul équipement. Mais nous vous recommandons de documenter au maximum votre base d'informations avec les données de chaque machine.
B. Circuit
Poursuivez le remplissage du rapport d'intervention avec la section Circuit :
Indiquez le type de test d'étanchéité effectué (ex: vérifié à l'azote).
Saisissez les mesures de pression : Pression HP en mode chaud et Pression BP en mode froid.
Confirmez le Tirage au vide et renseignez sa valeur (en microns) ainsi que la Charge initiale.
C. Unité extérieure
Poursuivez le remplissage du rapport d'intervention avec la section Unité extérieure :
Renseignez les Températures d'entrée et de sortie d'air en mode chaud et en mode froid.
Ajoutez une photo de vue d'ensemble de l'unité extérieure pour illustrer son environnement de fonctionnement.
D. Unités intérieures
Poursuivez le remplissage du rapport d'intervention avec la section Unités intérieures :
Renseignez l'Emplacement exact (ex: Salon, Chambre).
Validez l'Écoulement des condensats (ex: "Correct").
Saisissez les températures mesurées en Mode chaud et Mode froid pour confirmer le bon fonctionnement de la machine.
E. CERFA 15497
La manipulation des fluides frigorigènes est strictement réglementée. InterFast simplifie cette étape en pré-remplissant les données de votre entreprise et de votre Client.
Cliquez sur le bouton [Ajouter un Cerfa 15497].
Les sections Opérateur (votre entreprise) et Détenteur (votre client) sont remplies automatiquement grâce aux informations de votre compte et de la fiche Client.
Associez l'équipement créé précédemment (unité extérieure ou intérieure) pour lier les manipulations de fluide au bon matériel.
Complétez les autres sous-sections, en particulier Manipulation du fluide (n°6) si vous avez effectué une charge complémentaire.
☑️ Un CERFA doit être généré pour chaque équipement contenant du fluide frigorigène. Sur un multi-split, vous aurez donc autant de CERFA que d'unités concernées dans votre rapport final.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le remplissage du CERFA 15497.
Un CERFA est ainsi généré
pour chaque équipement
F. PV de réception de Chantier
Le PV de réception de chantier est le document juridique qui marque la fin des travaux. Il est indispensable pour faire courir votre assurance décennale et mettre fin à l'assurance dommages-ouvrage.
Cliquez sur le bouton [Ajouter un PV de réception de chantier].
Partie Entreprise : Renseignez la date, la ville, la nature des travaux et le numéro de devis correspondant (ex: DEV-2025-0337).
Partie Client : Le client déclare accepter les travaux "Sans réserve". Si des petits détails restent à régler, terminez complètement votre installation et revenez plus tard à la rédaction du PV de réception.
Validez ensuite le PV de réception de chantier.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le remplissage d'un PV de réception de chantier.
G. Récapitulatif et Signature
Toutes les sections de votre rapport ont bien été remplies :
Avant de quitter le Chantier, assurez-vous maintenant d'obtenir une validation complète :
Renseignez votre temps d'intervention et ceux de vos collaborateurs
En tant que Technicien principal, signez le rapport d'intervention
> votre signature sera reportée sur les sous-rapportsPrésentez le récapitulatif au Client et demandez-lui de signer le rapport sur votre téléphone
> sa signature sera reportée sur les sous-rapports
Cliquez ensuite sur le bouton bleu [J'ai terminé l'intervention]
Si toutes les informations obligatoires ont été renseignées, les rapports d'intervention vont être générés au format PDF.
Vous pourrez alors envoyer les rapports d'intervention à votre Client, en utilisant vos modèles d'email prêts à l'emploi.
Ainsi, votre Client recevra l'ensemble des documents par email pour assurer son suivi administratif :
Sur votre Application web, la fiche d'intervention sera également consultable avec les photos associées :
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le Portail client afin de créer un espace partagé pour la collaboration autour du chantier et la gestion des documents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile en cas d'interventions répétées ou de chantiers multiples.
VI. Suivi Admin et Financier
1. Établir un DGD (recommandé)
Le DGD est le document contractuel qui fixe le montant total et final dû par le client à l’entreprise à la fin d’un chantier. Il intervient après la réception des travaux et l'établissement du PV de réception - vu dans une étape précédente.
A. Utilité du DGD :
Faire le bilan financier total : il récapitule le devis initial, mais aussi tous les avenants (travaux supplémentaires demandés en cours de route), les éventuelles révisions de prix ou les pénalités de retard.
Arrêter les comptes : une fois que le client et l'artisan ont signé le DGD, on considère que les comptes sont "clos". Le client ne peut plus contester les prix et l'artisan ne peut plus réclamer de suppléments.
Déclencher le paiement du solde : C'est sur la base de ce document que vous allez émettre votre facture de solde finale.
Libérer les retenues de garantie : Si votre contrat prévoyait une retenue de garantie (souvent 5%), le DGD sert de point de départ pour le calcul des délais de libération de cette somme.
L'établissement d'un DGD n'est pas obligatoire dans le cas des marchés privés, mais il est fortement recommandé. Le DGD est particulièrement utile pour les chantiers complexes - comme une installation de PAC Air/Air avec des modifications en cours de travaux - afin de sécuriser la relation contractuelle.
B. Création d'un DGD :
InterFast facilitera grandement la création d'un DGD.
Accédez à la fiche du Chantier
Cliquez sur le bouton [Décompte général]
Le panneau latéral récapitule ainsi :
les informations du Chantier
le montant du Marché (Devis)
la Facture d'acompte
les Autres Factures (notamment Solde)
le Reste à facturer
les Paiements perçus
le Reste à payer
Cliquez sur le bouton [Générer le PDF]
Le document PDF regroupe toutes les données
2. Facturation du solde
Une fois les travaux terminés, ou selon vos règles de trésorerie, vous pouvez déclencher la facture finale depuis le devis accepté.
🛠️ Conseils de Pro : pour les chantiers de longue durée, utilisez les factures de situation pour facturer l'avancement technique étape par étape avant d'arriver au solde final. Vous conserverez ainsi une marge de sécurité et une trésorerie saine.
Rendez-vous sur votre application (Web ou Mobile).
Ouvrez le Devis correspondant au chantier.
Cliquez sur le bouton bleu [Facturer], puis sélectionnez Facturer le solde.
Le terrain réserve parfois des surprises. InterFast vous permet de refléter la réalité des travaux exécutés par rapport aux projections du devis initial.
Dans l'éditeur de facture finale, vous retrouvez l'intégralité des lignes du devis initial.
> l'acompte déjà versé est automatiquement déduit du total.
Vous pouvez ajouter des lignes pour des travaux supplémentaires (plus-values) ou en retirer (moins-values).
Une fois les ajustements terminés, finalisez la facture et envoyez-la au Client.
> le devis passera automatiquement au statut "Facturé".
Si vous avez reçu un paiement, consignez-le manuellement en indiquant le mode de règlement (ex: Chèque, Virement)
> la facture passera alors instantanément en statut "Payée".
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur la consignation manuelle de paiement.
Votre dossier de Chantier sera automatiquement mis à jour :
Les indicateurs du chiffre d'affaires prévisionnel seront également actualisés :
Dans notre cas, 100% du chiffre d'affaires
a été encaissé
3. Enregistrement de la dépense
Dès réception de la facture de votre fournisseur (ex: CEDEO), accédez à l'onglet Dépenses > Factures.
Cliquez sur Ajouter une dépense.
Déposez le fichier PDF ou l'image de votre facture fournisseur :
L'intelligence artificielle analysera instantanément le document pour extraire le nom du fournisseur, la date de la facture, ainsi que les montants HT et TTC.
Vérifiez les informations extraites et modifiez-les si nécessaire.
Ensuite, cliquez sur le bouton [Affecter à] pour lier votre facture à la commande initiale réalisée pour le chantier.
InterFast reconnaît automatiquement les commandes en attente pour ce fournisseur.
Sélectionnez-la ou les commande(s) correspondante(s) pour un rapprochement avec la dépense.
Une fois le rapprochement validé, la commande passe au statut « Reçue » et « Facturée ».
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur l'utilisation des commandes V2 sur l'app web.
Procédez au paiement de la facture fournisseur
Lorsque l'opération apparaîtra sur votre module Banque, rapprochez cette transaction bancaire à votre dépense
Votre dépense passera alors au statut « Payée » :
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le rapprochement des factures fournisseur à une opération bancaire.
Vos indicateurs de chantier se mettent à jour pour intégrer le montant de la Commande, désormais associée à une facture, dans le Déboursé sec réel.
4. Suivi du temps
Le suivi du temps peut s'effectuer à tout moment dans votre dossier de Chantier.
Le calendrier centralise en effet toutes les interventions, passées et futures.
Rendez-vous dans le sous-onglet Interventions de votre dossier Chantier.
Consultez la vue Calendrier ou Liste pour voir les créneaux réellement consacrés aux travaux.
Vue du Calendrier du Chantier
☑️ Pour rappel, lorsqu'un rapport est terminé sur le terrain, l'intervention se repositionne automatiquement avec les heures réelles qui sont déclarées par le Technicien principal.
InterFast calcule automatiquement le total des heures consommées en incluant tous les intervenants et toutes les interventions associées au Chantier.
Dans la synthèse des heures, le logiciel additionne le temps de chaque collaborateur sur chaque intervention.
Suivi du temps après la Visite avant devis (1h)
et la 1ère journée de chantier (3 x 3h)
Vous obtenez ainsi un ratio clair du temps travaillé, en comparaison du temps prévu au devis
☑️ Il est possible d'ajuster le temps théorique estimé en cliquant sur le bouton [Modifier] dans l'en-tête du dossier Chantier
Surveillez régulièrement votre consommation de temps sur les chantiers.
> idéalement, chaque semaine
Si le chantier dépasse le volume d'heures estimé sur le devis, la barre de progression devient rouge pour vous alerter visuellement :
À côté du volume de temps, InterFast affiche automatiquement le coût de la main d'œuvre.
☑️ Ce coût est calculé selon le taux horaire individuel défini dans la fiche de chaque collaborateur.
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur :
5. Suivi du stock
InterFast gère automatiquement certains mouvements de stock. Dès qu'un devis passe au statut « Accepté », tous les produits qui y sont associés sont automatiquement décrémentés de votre stock.
Sortie de stock automatique
suite à l'acceptation du Devis
Si vous utilisez du matériel supplémentaire, non prévu au devis, vous devez enregistrer cette sortie manuellement.
Rendez-vous dans le menu Stock > Produits.
Utilisez la barre de recherche pour trouver le matériel concerné (ex: un raccord).
Visualisez l'état global de votre stock pour ce Produit, ainsi que les emplacements associés (ex: Entrepôt, Camions, etc.).
Cliquez sur le bouton [Sortir] au niveau de l'emplacement concerné par la sortie de stock.
Sélectionnez la quantité et associez la sortie au Chantier.
Validez les informations en cliquant sur le bouton [Je confirme]
Le mouvement est instantanément enregistré dans l'historique du produit pour une transparence totale :
L'information est aussi ajoutée à votre dossier de chantier dans le sous-onglet Utilisation du stock :
Le déboursé réel du Chantier se met à jour automatiquement, en intégrant le coût de ce stock utilisé, pour affiner le calcul de marge en temps réel :
🛠️ Conseils de Pro : prenez l'habitude de réaliser ces sorties de stock dès que vos techniciens signalent l'utilisation du matériel - notamment par un commentaire dans les rapports d'intervention. Vous éviterez ainsi les oublis en fin de chantier et vous facturerez plus facilement ces suppléments au client !
6. Analyse de la rentabilité
Maintenant que le Chantier est terminé et que les informations ont été actualisées, vous pouvez analyser vos indicateurs de performance :
Dans notre exemple :
100% du CA potentiel a été transformé en devis accepté
100% du CA facturé a été encaissé
le déboursé sec engagé est égal au déboursé sec
> puisque le chantier est terminé et que toutes les opérations sont à jourle déboursé engagé / réel est supérieur au déboursé prévu
> puisque des dépassements de temps ont été réalisés durant le chantierla marge prévisionnelle est égale à la marge réelle
> puisque le chantier est terminé et que toutes les opérations sont à jour
la marge prévisionnelle / réelle est inférieure à la marge prévue au devis
> puisque des dépassements de temps ont été réalisés durant le chantier
La marge réelle du chantier reste toutefois positive.
Notre suivi technique et financier se voit ainsi récompensé ! 🥳
🛠️ Conseils de Pro : L'analyse de l'écart entre votre marge prévue au devis et votre marge réelle est votre meilleur levier de progression. Si vous terminez souvent avec une marge réelle plus faible, c'est le signe qu'il faut :
ajuster vos prix de vente sur les marchandises ;
ou mieux surveiller vos consommations de temps / stock sur le terrain.
Profitez-en pour mettre à jour vos Modèles de devis afin de corriger le tir pour les prochains chantiers !
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Pour une vision plus globale de tous vos Chantiers, vous pouvez également suivre leur rentabilité chaque semaine pour une analyse dynamique en quasi-temps réel :
Basculez sur l'onglet Synthèse pour retrouver les indicateurs de tous vos chantiers.
Utilisez la barre de recherche pour isoler un chantier spécifique et suivre son avancement financier détaillé.
Pour faciliter votre analyse, voici un tableau détaillé de chaque métrique :
Métrique | Signification |
Date | Date de démarrage du chantier. |
Titre | N° de référence et Titre du chantier. |
Devisé | Montant HT cumulé des Devis au statut "Accepté" qui sont associés au chantier. |
Achats prévus (Déboursé sec prévu) | Montant HT cumulé des prix d'achat prévus dans les devis associés au chantier, sous réserve qu'ils ne soient pas refusés ou annulés. |
Reste à facturer | Montant HT résultant de la soustraction de la colonne Devisé avec la colonne Chiffre d'affaires. |
Chiffre d'affaires | Montant HT cumulé des Factures client finalisées (avec numéro) qui sont associées au chantier, y compris les factures annulées, déduction faite du montant HT cumulé des Avoirs client associés au chantier. |
À encaisser | Montant HT résultant de la soustraction de la colonne Chiffre d'affaires avec les paiements consignés sur les factures concernées. |
Dépenses | Montant HT cumulé des Factures fournisseurs à payer ou payées qui sont associés au chantier, y compris les Factures annulées, déduction faite du montant HT cumulé des Avoirs fournisseurs associés au chantier. |
Coût MO total | Coût de revient HT cumulé de la main d'œuvre de toutes les interventions (planifiées ou terminées) qui sont associées au chantier (temps d'intervention de chaque intervenant * coût horaire). |
MO totale | Temps cumulé de toutes les interventions (planifiées ou terminées) qui sont associées au chantier. |
Coût MO | Coût de revient HT cumulé de la main d'œuvre des interventions terminées (uniquement) qui sont associées au chantier (temps d'intervention de chaque intervenant * coût horaire). |
MO | Temps cumulé de toutes les interventions terminées (uniquement) qui sont associées au chantier. |
Déboursé sec (engagé) | Montant HT cumulé des Commandes passées / des Dépenses à payer ou payées / du Coût de revient de la main d'œuvre des interventions planifiées ou terminées qui sont associées au Chantier. |
Déboursé sec réel | Montant HT cumulé des Commandes passées / des Dépenses à payer ou payées / du Coût de revient de la main d'œuvre des interventions terminées qui sont associées au chantier. |
Marge théorique | Montant HT cumulé des marges indiquées sur les devis associés au Chantier, sous réserve qu'ils ne soient pas refusés ou annulés. La marge théorique s'obtient par la soustraction de la colonne "Devisé" avec la colonne "Achats prévus". |
Marge prev. | Montant HT résultant de la soustraction de la colonne "Devisé" avec la colonne "Déboursé sec". |
Marge réelle | Montant HT résultant de la soustraction de la colonne "Chiffre d'affaires" avec les colonnes "Reste à facturer" et "Déboursé sec réel". |
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InterFast ne permet pas encore l'export de la Synthèse des Chantiers.
Pour opérer des calculs personnalisés, suivez ces étapes :
Déterminez les colonnes à afficher avec le bouton [Personnaliser].
Sélectionnez l'en-tête et toutes les lignes, puis copiez les valeurs.
Ouvrez un fichier Excel ou Google Sheets et collez vos données.
Reformatez les cellules en changeant la police et la couleur du texte.
Utilisez la fonction "Rechercher et Remplacer" pour supprimer le symbole "€" et les espaces " " de toutes les cellules de type Montant.
Reformatez les cellules concernées en tant que "Devise" pour permettre les calculs automatiques dans votre tableur.
Vous pouvez à présent réaliser vos propres calculs personnalisés. 😉
👉 Pour approfondir cette thématique, consultez notre tutoriel sur le tableau des chantiers et ses indicateurs.
VIII. Questions Fréquentes (QPF)
FAQ : Planification d'un évènement
FAQ : Planification d'un évènement
Puis-je synchroniser cet agenda avec mon Google Calendar ?
Oui, vous pouvez synchroniser votre agenda Google avec votre calendrier InterFast. Mais il est recommandé d'utiliser les interventions au sein du calendrier InterFast pour le remplissage des rapports et l'association avec le CRM.
Que se passe-t-il si je me trompe de type d'intervention ?
Vous pouvez modifier l'intervention à tout moment sur l'application Web. Cependant, veillez à ce que le technicien n'ait pas encore commencé à remplir son rapport sur le terrain, car le modèle de document est lié au type d'intervention choisi au bureau.
Le client reçoit-il une confirmation par SMS ou Email ?
Vous pouvez configurer l'envoi automatique de confirmations et de rappels de rendez-vous pour diminuer le risque de rendez-vous non honorés. Consultez notre article sur les automatisations pour en savoir plus.
FAQ : Remplissage des rapports
FAQ : Remplissage des rapports
Puis-je remplir le rapport sans connexion internet ?
Oui, l'application mobile permet de travailler en mode hors-ligne. Les données se synchroniseront automatiquement dès que vous retrouverez du réseau.
Comment ajouter une photo du tableau électrique ?
Dans la section "Électricité" de votre rapport, vous disposez d'un champ "Photos" dédié. Vous pouvez prendre la photo en direct ou la choisir dans votre galerie.
Le bureau peut-il voir mes photos tout de suite ?
Dès que vous cliquez sur le bouton [J'ai terminé l'intervention] (et que vous avez du réseau), le rapport et les photos sont instantanément consultables sur l'application Web au bureau.
FAQ : Création de devis
FAQ : Création de devis
Que se passe-t-il une fois que le client a signé ?
Vous recevez immédiatement une notification et un email de confirmation. Le statut du devis passe automatiquement à Accepté dans InterFast, et une copie certifiée est archivée dans la fiche client.
Puis-je modifier un devis déjà finalisé ?
Une fois finalisé (numéroté), il est préférable de ne pas le modifier pour garder une trace comptable propre. Si des changements sont nécessaires, vous pouvez le repasser au statut "Envoyé", créer une variante pour l'historique et composer une version corrigée du devis.
Comment ajouter une remise ou un acompte ?
Dans l'éditeur du devis, cliquez sur le bouton [Ajouter un élément] pour ajouter une remise commerciale ou définir un montant d'acompte (en pourcentage ou en euros) qui sera déduit du solde final.
FAQ : Acceptation des devis
FAQ : Acceptation des devis
Que se passe-t-il si le client refuse le devis ?
Vous recevez également une notification. Le devis passera au statut Refusé, vous permettant de rappeler le client pour comprendre ses freins ou ajuster votre proposition.
Le client reçoit-il une copie du document signé ?
Oui, un email contenant le devis signé en format PDF lui est envoyé automatiquement dès la validation du document par sa signature électronique.
Puis-je suivre si le client a ouvert mon email ?
Absolument. InterFast intègre un tracker d'emails qui vous indique précisément l'heure et le nombre d'ouvertures de votre devis par le client.
FAQ : Création de chantier
FAQ : Création de chantier
Puis-je lier plusieurs devis à un seul chantier ?
Oui, si vous avez des devis de travaux supplémentaires en cours de route, vous pouvez tous les rattacher au même dossier de chantier pour conserver une vision consolidée.
Où les techniciens voient-ils la liste du matériel ?
S'ils ont les droits d'accès, ils retrouveront la liste des articles sans les prix (si vous avez coché l'option) directement dans l'onglet "Documents" de la fiche d'intervention.
Comment est calculé le déboursé sec ?
Il s'agit de la somme de vos achats de marchandises, tels que prévus dans le devis, et du coût de la main-d'œuvre interne, calculé selon le coût horaire défini pour chaque collaborateur.
FAQ : Factures d'acompte
FAQ : Factures d'acompte
Pourquoi ma facture reste-t-elle en mode "Brouillon" ?
Tant que vous n'avez pas cliqué sur le statut "Finalisé", la facture n'a pas de numéro officiel. Cela vous permet de la modifier si nécessaire avant l'envoi définitif. Une fois finalisée, la facture devient un document comptable non modifiable.
Puis-je facturer plusieurs acomptes ?
Non. Vous pouvez toutefois générer une facture d'acompte et poursuivre avec des factures de situation selon l'avancement de votre chantier, jusqu'à atteindre le montant total du devis ou clôturer la facturation avec une facture de solde.
Comment savoir si mon client a bien reçu la facture ?
Grâce au tracker d'emails d'InterFast, vous pouvez voir sur la fiche de la facture si l'e-mail a été ouvert, combien de fois et à quelle date.
FAQ : Commandes fournisseurs
FAQ : Commandes fournisseurs
Où puis-je retrouver l'historique de mes commandes ?
Toutes vos commandes sont centralisées dans l'onglet Dépenses > Commandes. Vous pouvez également les consulter directement depuis l'onglet "Dépenses" de votre fiche chantier pour voir ce qui a été engagé spécifiquement pour ces travaux.
Puis-je modifier une commande après l'avoir envoyée ?
Tant que la commande n'est pas "Réceptionnée", vous pouvez la modifier. Cependant, si vous avez déjà envoyé le PDF au fournisseur, veillez à lui renvoyer la version corrigée pour éviter toute erreur de livraison.
Comment savoir si mon matériel est arrivé ?
Une fois que vous récupérez le matériel au comptoir ou qu'il est livré sur site, vous pourrez changer le statut de la commande en "Réceptionnée" depuis votre application mobile ou web.
FAQ : Planification de chantier
FAQ : Planification de chantier
Comment modifier le planning si un technicien tombe malade ?
Vous pouvez modifier une intervention qui n'est pas encore terminée. Sinon, glissez-déposez l'intervention sur un autre collaborateur ou sur une autre date directement depuis le module Calendrier.
Les techniciens reçoivent-ils une notification pour chaque jour de chantier ?
Oui, dès que l'intervention est planifiée ou modifiée, le technicien reçoit une notification sur son application mobile et voit l'événement apparaître dans son planning personnel.
Puis-je planifier deux techniciens sur la même intervention ?
Absolument. Vous pouvez ajouter autant d'intervenants secondaires que nécessaire dans la fenêtre de planification. Leurs heures seront toutes comptabilisées dans la rentabilité du chantier.
FAQ : Réception de commandes
FAQ : Réception de commandes
Comment faire si le fournisseur ne livre qu'une partie de la commande ?
InterFast gère les réceptions partielles. Les articles non reçus resteront en statut "En attente" et la commande passera en statut "Partielle". Vous pourrez effectuer une seconde réception dès l'arrivée du reste du matériel.
Le technicien peut-il voir le prix d'achat du matériel ?
Cela dépend du rôle que vous lui avez attribué. Par défaut, un utilisateur "Technicien" n'a pas accès aux montants financiers. Il verra les quantités à réceptionner mais pas les prix unitaires.
Où retrouver la photo du bon de livraison au bureau ?
Rendez-vous sur la fiche de la commande concernée (onglet Dépenses > Commandes). La photo sera disponible dans la section Historique ou Pièces jointes de la commande.
FAQ - Consulter le dossier Chantier
FAQ - Consulter le dossier Chantier
Puis-je accéder aux documents si je n'ai pas de réseau sur le chantier ?
Non. Il est conseillé de télécharger les documents importants (comme les plans) via l'application lorsque vous avez du réseau afin de les conserver sur votre téléphone pour une consultation hors-ligne.
Est-ce que le client voit quand je consulte l'historique ?
Non, la consultation de l'historique est une action interne réservée aux techniciens et aux administrateurs pour préparer l'intervention.
Comment ajouter un nouveau document (ex: photo d'un imprévu) dès le 1er jour ?
Vous pouvez utiliser le bouton Ajouter un fichier directement sur l'intervention ou dans la fiche client. Ces photos seront instantanément visibles pour votre équipe.
FAQ - Débuter le Chantier
FAQ - Débuter le Chantier
Est-ce que le temps saisi ici remonte automatiquement dans mes feuilles d'heures ?
Oui ! Les heures validées sur l'intervention sont directement transmises au bureau pour validation, vous évitant ainsi de remplir un carnet papier en fin de semaine. Mais les feuilles d'heure font l'objet d'une validation distincte.
Puis-je modifier un rapport une fois qu'il est signé ?
Non, par mesure de sécurité et de conformité, un rapport signé ne peut plus être modifié. En cas d'erreur, vous pouvez ajouter un commentaire ou créer une nouvelle intervention de correction.
Où puis-je retrouver les anciens rapports d'avancement ?
Tous les rapports sont stockés dans l'onglet Historique de l'intervention ou directement dans la fiche du Chantier. Toute l'équipe (bureau et terrain) y a accès en temps réel.
FAQ - Suivi du Chantier
FAQ - Suivi du Chantier
Pourquoi le statut du chantier ne passe-t-il pas automatiquement sur "En cours" quand une intervention démarre ?
Nous avons choisi de laisser cette étape manuelle car un chantier peut nécessiter des préparations administratives ou des commandes fournisseurs avant d'être officiellement considéré comme "En cours" selon votre propre organisation interne.
Qui peut modifier le statut d'un chantier ?
Cette action est possible pour l'ensemble des profils Utilisateurs ayant accès l'Application web d'InterFast, afin de centraliser le suivi opérationnel et financier au bureau.
Où puis-je consulter le rapport d'intervention finalisé ?
Dans la fiche chantier, depuis l'onglet Interventions, cliquez sur le titre de l'intervention terminée. Vous pourrez alors visualiser, télécharger ou renvoyer le PDF signé par le client.
FAQ - Fin du Chantier
FAQ - Fin du Chantier
Pourquoi dois-je renseigner le numéro de série dès maintenant ?
Cela permet d'identifier l'équipement de manière unique pour la garantie constructeur et pour retrouver instantanément l'historique en cas de dépannage futur.
Les pressions saisies sont-elles visibles par le client ?
Oui, ces informations techniques apparaissent dans le rapport PDF envoyé au client, ce qui prouve le sérieux de votre mise en service.
Puis-je ajouter plusieurs unités intérieures sur le même rapport ?
Absolument. Vous pouvez ajouter autant d'équipements que nécessaire dans la section "Unités Intérieures" pour documenter une installation multi-split complète.
FAQ - CERFA et PV de réception
FAQ - CERFA et PV de réception
Pourquoi mes informations d'entreprise n'apparaissent pas sur le CERFA ?
Vérifiez que vous avez bien renseigné votre numéro de SIRET et votre numéro de capacité dans vos paramètres d'entreprise sur l'application web.
Puis-je ajouter un BSFF (Bordereau de Suivi de Fluides Frigorigènes) ?
Oui, InterFast est partenaire de Trackdéchets. Vous pouvez ajouter un BSFF directement depuis la section CERFA de votre rapport pour assurer une traçabilité totale. La réalisation d'un BSFF est toutefois conditionnée à la récupération de fluides frigorigènes usagés.
Le PV de réception est-il obligatoire pour tous les chantiers ?
Ce document est vivement recommandé. Il protège l'artisan en fixant officiellement la date de livraison, ce qui est le point de départ légal de toutes vos garanties professionnelles en matière d'assurance décennale.
FAQ - Facturation du solde
FAQ - Facturation du solde
Mon client doit-il payer pour accéder au Portail ?
Non, l'accès au Portail client est totalement gratuit pour vous et vos clients. Votre abonnement InterFast vous permet de créer un nombre illimité d'accès.
Puis-je retirer l'accès à un Client si le Chantier se passe mal ?
Absolument, vous gardez le contrôle total. Vous pouvez révoquer l'accès au Portail Client ou cesser le partage d'un Chantier spécifique depuis votre application Web.
Les devis signés électroniquement apparaissent-ils sur le Portail ?
Oui, dès qu'un devis est signé, la version certifiée - signée est automatiquement disponible dans la section "Devis / Factures" du Portail Client.
FAQ - Facturation du solde
FAQ - Facturation du solde
Puis-je facturer le solde avant d'avoir terminé techniquement les travaux ?
Oui, c'est à l'entière discrétion de l'Entrepreneur en fonction de sa gestion de trésorerie et des conditions générales de vente qui ont été signées par le Client.
Que se passe-t-il si le client paie par virement bancaire ?
Si vous avez connecté votre banque à InterFast, vous pourrez effectuer un rapprochement automatique en un clic et la facture passera également au statut "Payée".
Est-ce que mes factures de solde sont accessibles par mon Comptable ?
Absolument. Votre comptable peut accéder à l'ensemble de vos justificatifs et effectuer des exports sur la base des comptes comptables configurés.
FAQ - Suivi du temps
FAQ - Suivi du temps
Comment est calculé le coût de la main d'œuvre si j'ai plusieurs techniciens avec des salaires différents ?
InterFast multiplie le temps passé par chaque technicien par son propre taux horaire chargé, puis additionne le tout pour vous donner le coût réel global de l'intervention.
Puis-je modifier les heures prévues en cours de chantier ?
Oui, vous pouvez ajuster votre budget d'heures initial depuis les paramètres du chantier si des travaux supplémentaires (plus-values) sont acceptés par le client.
Les temps de trajet sont-ils inclus dans la rentabilité ?
Tout dépend de votre mode de saisie : si vos techniciens déclarent leur intervention du départ du dépôt jusqu'au retour, le coût du trajet sera intégré dans votre déboursé main d'œuvre.
FAQ - Suivi du stock
FAQ - Suivi du stock
Puis-je effectuer une sortie de stock depuis l'application mobile ?
Oui, les techniciens peuvent également décrémenter le stock directement depuis le terrain s'ils ont les droits nécessaires, ce qui assure une mise à jour encore plus rapide de vos données.
Que faire si je me suis trompé de chantier lors de la sortie ?
Vous pouvez effectuer une "Entrée" manuelle pour corriger le stock, ou modifier le mouvement dans l'historique pour réaffecter la sortie au bon dossier.
Comment savoir quand il est temps de recommander du matériel ?
Vous pouvez configurer des alertes de Stock minimum sur chaque fiche produit. InterFast vous avertira visuellement dès que le seuil critique est atteint.
FAQ - Analyse de la rentabilité
FAQ - Analyse de la rentabilité
Pourquoi ma marge réelle est-elle en rouge ?
Cela signifie que vos dépenses réelles (achats + main d'œuvre) ont dépassé le montant facturé au client. Vérifiez l'onglet "Dépenses" de votre chantier pour identifier le poste de coût excessif.
Puis-je automatiser l'envoi de ce tableau vers mon Google Sheets ?
Actuellement, l'export se fait via un copier-coller pour vous garantir un contrôle total sur les données transférées. Nous travaillons sur des intégrations plus poussées pour le futur.
Le temps passé en "Visite avant-devis" est-il compté dans ma rentabilité ?
Oui, InterFast inclut toutes les interventions liées au chantier, y compris la visite technique initiale, pour vous donner un coût de revient exhaustif.
IX. Conclusions
1. Synthèse des enseignements
Ce tutoriel vous a guidé à travers toutes les étapes logiques d'une gestion de chantier d'excellence, de la première heure sur le terrain jusqu'à l'analyse finale de la rentabilité :
Préparation et Lancement : vous avez appris à utiliser l'application mobile pour documenter votre visite avant devis et réceptionner vos marchandises chez les fournisseurs, assurant une transition fluide entre le bureau et le terrain.
Suivi Opérationnel : vous maîtrisez désormais la documentation de la visite avant devis, la saisie des rapports d'avancement et le renseignement technique des équipements.
Conformité et Sécurité : vous savez générer des CERFA 15497 et des PV de réception de chantier signés électroniquement, protégeant ainsi votre entreprise juridiquement en cas de contrôle.
Pilotage Financier : vous avez acquis les compétences pour suivre chaque euro dépensé et encaissé, de l'enregistrement des factures fournisseurs au rapprochement bancaire, jusqu'à la facture de solde.
Analyse de Performance : vous êtes désormais capable d'interpréter vos marges réelles et d'exporter vos données vers Excel / Google Sheets pour un suivi sur mesure.
Grâce aux dossiers Chantiers, vous gagnez un temps précieux, vous sécurisez vos marges et vous offrez un service d'excellence à vos clients.
Ce tutoriel est l'illustration parfaite de la vision originelle d'InterFast : proposer un logiciel tout-en-un, collaboratif et spécialisé métier.
En réunissant la partie opérationnelle (gestion de chantier, planning, rapports terrain) et la partie financière (devis, factures, dépenses, banque) dans une interface unique, InterFast devient le "Cerveau Numérique" de votre entreprise.
2. Devenir un véritable Entrepreneur
Pour que votre transition vers un rôle d'Entrepreneur soit complète, voici nos derniers conseils pour tirer parti du meilleur d'InterFast :
Déléguez grâce à la donnée : utilisez les rapports de visite avant-devis et les dossiers de chantier pour permettre à vos techniciens d'être autonomes sur le terrain sans que vous ayez besoin de les accompagner systématiquement.
Standardisez vos processus : créez des modèles de devis et une bibliothèque d'articles pour répondre plus vite aux clients. Plus vous automatisez les tâches administratives, plus vous aurez de temps pour développer votre stratégie commerciale.
Pilotez par la marge, pas par le chiffre d'affaires : ne vous contentez pas de regarder ce qui rentre sur votre compte bancaire. Analysez systématiquement la rentabilité des chantiers pour identifier vos interventions les plus rentables.
Professionnalisez le parcours client : utilisez systématiquement la signature électronique et les modèles d'email pour l'envoi de vos documents. Un client qui bénéficie d'une clarté totale et d'une exécution soignée sur son chantier n'hésitera pas à vous recommander.
Anticipez vos achats : utilisez les indicateurs de stock et les bons de commande pour éviter les ruptures de matériel qui immobilisent vos équipes et feront chuter votre productivité sur le terrain.
3. Assurer sa sécurité juridique
InterFast vous aider à maîtriser de bout en bout votre relation contractuelle avec le Client grâce à 5 éléments-clé :
La Signature électronique des devis : ce mode signature a une force probante indiscutable et garantit la version du devis qui a été signée.
Les Rapports d'intervention : ces documents attestent des travaux réalisés grâce aux observations / photos datées et la signature conjointe du Technicien principal comme du Client.
Pour les Climaticiens - Frigoristes : l'intégration des données de mise en service et du Cerfa garantit aussi de votre conformité à la réglementation F-Gas. En cas de contrôle de l'administration, votre dossier est complet.Le PV de Réception : ce document contractuel atteste l'absence de réserve du client sur les travaux réalisés.
Le DGD : ce document contractuel détermine le montant total dû par le Client à l’Entreprise à la fin d’un Chantier et liste les paiements déjà perçus.
La Facture de Solde : InterFast calcule automatiquement le "Reste à facturer" en déduisant du Montant TTC lu devis les avenants et factures déjà émises. La facture de solde fait alors office de décompte final pour votre Client.
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Félicitations pour avoir suivi complètement ce tutoriel.
Maintenant, c'est à vous de jouer ! 😎