💡 Les factures d’acompte, de situation et de solde permettent de facturer un projet par étapes, en fonction de son avancement. Ce mode de facturation est particulièrement adapté aux chantiers ou prestations longues, car il vous permet de sécuriser votre trésorerie tout en facilitant le suivi financier du dossier.
Nous distinguons trois de sorte de factures :
La facture d’acompte qui permet de demander un premier versement avant le démarrage des travaux.
La facture de situation qui vous aide à facturer progressivement, en fonction de l’avancée réelle du chantier.
La facture de solde qui vient clôturer le projet, en facturant le montant restant dû une fois l’ensemble des travaux réalisés.
Avec InterFast, vous pouvez créer ces différents types de factures en quelques clics, tout en gardant une vision claire sur l’état de votre facturation.
⚠️ À noter : En prévision de l'application de la loi sur la facturation électronique, nous ajoutons de nouvelles conditions à la création des factures :
un devis ne peut être lié qu'à une seule facture en brouillon. Il faut donc absolument la finaliser ou la supprimer pour pouvoir créer de nouvelles factures.
la date d'échéance de la facture doit être égale ou postérieure à la date du jour pour que le document puisse être finalisé.
(idem pour les devis en brouillon dont la date d'échéance est déjà passée).
I. Pré-requis" (Avant de facturer)
Il est crucial d'ajouter une note sur le statut du devis. De nombreux utilisateurs sont bloqués car leur devis est passé en "Facturé" (parfois manuellement) et le bouton pour créer la facture de solde disparaît.
En effet, il est désormais possible de passer manuellement un devis en facturé, même s'il y a un reste à facturer. C'est une nouvelle fonctionnalité.
Cette nouvelle fonctionnalité, confirmée récemment par le support, offre une souplesse indispensable dans la gestion commerciale quotidienne.
Voici pourquoi elle est particulièrement utile :
1. Gérer les écarts de facturation (Le cas du "Moins-perçu")
C'est le cas d'usage principal. Il arrive fréquemment que le montant final facturé soit inférieur au devis initial (travaux moins importants que prévus, remise accordée directement sur la facture, ou abandon d'une option).
Avant : Le logiciel considérait qu'il restait un "Reste à facturer". Le devis restait bloqué au statut "Accepté", polluant le tableau de bord des relances.
Maintenant : Vous pouvez forcer la clôture du dossier. Le logiciel indiquera alors que le devis a été "marqué manuellement comme facturé", même si 100% du montant n'a pas été atteint.
2. Corriger les blocages liés aux arrondis ou à la TVA
Parfois, des écarts infimes (quelques centimes) ou des différences de taux de TVA entre le devis et la facture (par exemple suite à une erreur de saisie corrigée sur la facture mais pas sur le devis verrouillé) empêchent le passage automatique au statut "Facturé". Cette option permet de contourner ce blocage sans avoir à annuler et refaire des documents complexes.
3. Autonomie et Gain de temps
Auparavant, cette action nécessitait une intervention technique de l'équipe support. Désormais, l'utilisateur est autonome pour nettoyer sa liste de devis en cours.
Une fois que vous aurez cliqué sur le satut "facturé", vous avez un pop-up pour valider ou annuler votre action :
⚠️ Important : Vérifiez donc le statut de votre devis :
Pour générer une facture (solde ou situation), votre devis doit impérativement être au statut "Accepté". Si votre devis est marqué comme "Facturé", le logiciel considère que tout a été payé et bloque la création de nouvelles factures.
Lorsque votre devis a été passé au statut "facturé" par erreur, vous pouvez rattraper le coup.
Solution : Repassez manuellement le statut du devis de "Facturé" à "Annulé", puis cliquez sur le bouton "Facturer".
💡 Note importante : Impact sur la Comptabilité
Rassurez-vous, cette manipulation est purement administrative et visuelle. Elle sert uniquement à nettoyer votre tableau de bord des devis "En cours".
Aucune incidence comptable : Le passage manuel au statut "Facturé" ne génère aucune écriture comptable et ne modifie pas votre Chiffre d'Affaires.
Exports sécurisés : Vos exports comptables (Journal des Ventes) se basent exclusivement sur vos Factures (finalisées et numérotées). Modifier le statut d'un devis n'ajoute pas de fausses lignes dans vos journaux de vente.
II. La facture d'acompte
A. Vidéo tutoriel d'Hedi
B. Facturer un acompte à partir d'un devis
Pour créer une facture d’acompte à partir d’un devis, commencez par accéder au devis concerné depuis votre interface.
Cliquez ensuite sur le bouton « Facturer », situé en haut à droite de l’écran. Un menu déroulant s’affiche avec trois options :
Facturer un acompte
Facturer une situation
Transformer en facture
Sélectionnez l’option « Facturer un acompte ».
Une fois l’option sélectionnée, une nouvelle facture d’acompte est automatiquement créée dans l’onglet Factures. Elle est générée avec le statut « Brouillon », ce qui vous permet de la modifier avant validation.
Vous pouvez alors renseigner les différents éléments de cette facture (montant de l’acompte, description, échéance, etc.) et effectuer toutes les modifications nécessaires avant de la finaliser et de l’envoyer à votre client.
💡 Si aucun acompte n'a été prévu dans le devis alors vous serez invité à renseigner les informations de l'acompte (voir section suivante).
C. Prévoir un acompte dans un devis
Pour prévoir un acompte directement dans un devis, commencez par ouvrir l’éditeur du devis concerné.
Faites défiler jusqu’en bas du tableau des prestations. Vous y trouverez une section dédiée aux options de totaux en cliquant sur le bouton « options ». Ensuite sur « Ajouter un acompte ».
Une fenêtre pop-in s’ouvre automatiquement. Celle-ci vous permet de définir le type d’acompte :
soit en pourcentage du montant total
soit en montant fixe
Renseignez les informations souhaitées, puis validez en cliquant sur le bouton « Je confirme ».
Une fois confirmé, une ligne spécifique à l’acompte s’ajoute sous le tableau des totaux, indiquant clairement le montant ou le pourcentage prévu pour l’acompte.
ℹ️ Vous pouvez choisir d'afficher ou non la date en allant dans "Mon entreprise" > "Paramètres" > "Général" > "Devis/facture" > Paiements & Taxes" dans la partie "Devis".
Rendu dans l'éditeur de devis :
🔎 Pour aller plus loin dans la maîtrise de la facturation, nous vous invitons à consulter notre article dédié à la configuration des paiements et des taxes :
👉 Configurer la partie paiements & taxes.
Une fois l’acompte ajouté et le devis finalisé, vous pourrez procéder à sa facturation dès qu’il sera accepté.
Cliquez sur le bouton « Facturer » situé en haut à droite de l’écran. Un menu déroulant s’ouvre avec trois options :
Facturer un acompte
Facturer une situation
Transformer en facture
Sélectionnez « Facturer un acompte » et suivez les étapes décrites précédemment pour compléter votre facture d’acompte.
D. Ma facture d'acompte à 1 centime de + ou de -
Si le montant total de votre facture d’acompte diffère légèrement de celui prévu dans le devis, vous pouvez l’ajuster manuellement.
💡 Comment corriger ? Ne modifiez pas les montants HT calculés. Ajoutez simplement une ligne d'article intitulée "Régularisation" avec un montant de 0,01 € (avec une quantité négative, ex. -1) et appliquez une TVA à 0%. Cela permet de tomber juste comptablement sans fausser les bases HT.
III. La facture de situation
A. Vidéos tutoriels d'Hedi
1. Situation simple
2. Situation détaillée
B. Créer une facture de situation
Avant de créer une facture de situation, il faut avoir créé, au préalable, une facture sur acompte d’un devis.
Pour créer une facture de situation à partir d’un devis, commencez par accéder au devis concerné depuis votre interface.
Cliquez ensuite sur le bouton « Facturer », situé en haut à droite de l’écran. Un menu déroulant s’affiche avec trois options :
Facturer un acompte
Facturer une situation
Transformer en facture
Sélectionnez l’option « Facturer une situation ».
Lorsque vous cliquez sur « Facturer une situation », une fenêtre pop-up s’ouvre vous proposant deux options : facturer de manière globale ou détaillée.
Option 1 : Facturation globale
Dans ce mode, vous avez la possibilité de facturer en fonction d’un pourcentage d’avancement ou d’un montant fixe. Il vous suffit d’indiquer le pourcentage ou le montant souhaité, puis de cliquer sur « J’édite la facture » pour générer votre facture de situation qui sera au statut "brouillon".
Vous pouvez alors renseigner les différents éléments de cette facture et effectuer toutes les modifications nécessaires avant de la finaliser et de l’envoyer à votre client.
Option 2 : Facturation détaillée
Si vous préférez une facturation plus fine, cliquez sur l’onglet « Détail ». Ce mode vous permet d’éditer la facture ligne par ligne, en ajustant les quantités ou les montants associés à chaque élément du devis.
⚠️ Important : Une fois la méthode choisie (globale ou détaillée), il ne sera plus possible de revenir en arrière pour modifier le type de facturation.
Une fois les ajustements effectués, vous pouvez finaliser la facture selon vos besoins.
ℹ️ Il est tout à fait possible de générer plusieurs factures de situation si votre client prévoit de régler en plusieurs fois. Veillez à bien définir ces modalités dans les conditions de paiement associées à ce client.
👉 Pour en savoir plus sur la configuration des conditions de paiement, consultez notre article dédié dans le centre d’aide :
Configurer des conditions de paiement.
IV. La facture de solde
A. Vidéo tutoriel d'Hedi
B. Créer une facture de solde
Pour générer une facture de solde, commencez par ouvrir le devis concerné.
En haut à droite de l'écran, cliquez sur le bouton « Facturer ».
👉 Une fois le menu déroulant affiché, sélectionnez l’option « Facturer le solde ».
Cela permettra de générer automatiquement la facture finale correspondant au solde restant à régler par votre client.
Lorsque vous cliquez sur « Facturer le solde », vous êtes automatiquement redirigé vers l’onglet Factures.
Vous y retrouverez la facture de solde nouvellement générée, avec le statut « Brouillon ».
À ce stade, vous avez la possibilité de personnaliser et compléter votre facture avant de la finaliser.
Apportez toutes les modifications nécessaires, puis cliquez sur « Finaliser » pour valider la facture.
Les trois factures apparaissent dans l'onglet "factures" du devis :
Nous voyons bien que le montant total du devis a bien été facturé et il n'y a plus de "reste à payer" :
595,14 + 595,14 + 510,12 = 1700,40€ TTC
✅ Une fois la facture finalisée, elle pourra être envoyée à votre client.
Vous venez ainsi de clôturer le processus de facturation de votre devis, en émettant une facture d'acompte, une facture de situation, puis une facture de solde.
📌 À noter : une fois la facturation effectuée, le statut du devis passe automatiquement de "Accepté" à "Facturé".
La facturation en plusieurs étapes vous permet de sécuriser vos encaissements tout au long d’un projet, tout en offrant à vos clients plus de souplesse dans leurs paiements. Grâce aux fonctionnalités d’InterFast, vous pouvez gérer ces différentes phases de manière fluide, tout en gardant une traçabilité claire entre vos devis et vos factures.
🧠 Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter les articles complémentaires de notre centre d’aide pour approfondir chaque étape du processus.
Par exemple, découvrez comment modifier le client sur une facture si nécessaire après sa création.
V. Questions fréquentes (FAQ)
1. Je ne trouve pas le bouton "Facturer le solde" / Mon devis est bloqué.
1. Je ne trouve pas le bouton "Facturer le solde" / Mon devis est bloqué.
Vérifiez le statut de votre devis en haut à gauche. S'il est indiqué comme "Facturé", le logiciel pense que la facturation est terminée.
• La solution : Cliquez sur le statut "Facturé", changez-le en "Annulé" puis "Accepté". Le bouton "Facturer" réapparaîtra alors en haut à droite.
2. Ma facture de solde ne déduit pas l'acompte (Montant total erroné).
2. Ma facture de solde ne déduit pas l'acompte (Montant total erroné).
Cela arrive souvent si vous avez importé vos données d'un ancien logiciel ou si le lien a été brisé.
• La solution : Avant de créer le solde, allez sur votre Facture d'acompte. Dans la colonne de gauche, cliquez sur "Lier à un devis" et sélectionnez le devis correspondant. Une fois liés, retournez sur le devis et relancez "Facturer le solde" : l'acompte sera bien déduit.
3. Pourquoi ma Retenue de Garantie n'apparaît pas sur ma facture de situation ?
3. Pourquoi ma Retenue de Garantie n'apparaît pas sur ma facture de situation ?
La retenue de garantie (RG) doit être configurée dans les options du Devis (en bas de l'éditeur), et non ajoutée manuellement sur la facture.
• Attention : Si vous avez besoin de plusieurs lignes de RG en différençiant l'appélation de la retenue (ex: 3% GPA + 2% Bon fonctionnement).
InterFast ne permet pas de personnaliser le nom de la retenue de garantie. Il est donc recommandé d'ajouter une ligne de texte explicative pour détailler la répartition.
4. J'ai déjà reçu un acompte (chèque/virement) mais je n'avais pas fait de facture d'acompte. Comment le déduire du solde ?
4. J'ai déjà reçu un acompte (chèque/virement) mais je n'avais pas fait de facture d'acompte. Comment le déduire du solde ?
Vous ne pouvez pas ajouter une ligne "Acompte" négative manuellement sur la facture finale (ce n'est pas conforme).
• La méthode propre : Créez le devis, générez la Facture d'acompte correspondant au montant reçu, validez-la et marquez-la comme "Payée". Ensuite, générez la Facture de solde : le logiciel déduira proprement le montant déjà perçu.
5. Je ne peux pas saisir de prix négatif. Comment appliquer une moins-value ou une baisse de prix sur ma facture ?
5. Je ne peux pas saisir de prix négatif. Comment appliquer une moins-value ou une baisse de prix sur ma facture ?
Depuis la mise à jour de conformité pour la facturation électronique, il n'est plus possible de saisir un prix unitaire négatif (ex: -50€) sur une ligne depuis le nouvel éditeur.
Si le montant final des travaux est inférieur au devis initial, voici les deux méthodes pour le gérer :
1. La méthode rapide (Quantité négative) : Sur votre facture, ajoutez une ligne de régularisation. Saisissez le prix en positif (ex: 50€) mais indiquez une quantité négative (ex: -1). Le montant total de la ligne sera bien déduit.
2. La méthode recommandée (L'Avenant) : Avant de générer la facture de solde, créez un Avenant sur votre devis initial pour y intégrer la baisse de prix (lignes en moins ou quantités négatives). Lorsque vous générerez ensuite la facture de solde, le logiciel calculera automatiquement le nouveau reste à payer correct.
6. Je me suis trompé sur une facture validée, puis-je la modifier ?
6. Je me suis trompé sur une facture validée, puis-je la modifier ?
Non. Une facture finalisée (avec un numéro) est un document comptable verrouillé par la loi anti-fraude.
• La solution : Vous devez l'annuler en créant un Avoir (total), puis recréer la facture correcte (vous pouvez utiliser la fonction "Dupliquer" sur la facture annulée pour gagner du temps).