🔔 Pourquoi utiliser le Portail Client ?
Le Portail Client est une interface gratuite et sécurisée que vous mettez à disposition de vos clients. C'est un véritable atout pour votre image de marque et votre organisation :
• Transparence : Vos clients accèdent à leurs devis, factures et rapports d'intervention, etc. 24h/24.
• Gain de temps : Fini les appels pour renvoyer une facture perdue !
• Efficacité : La signature électronique des devis et les demandes d'intervention se font en quelques clics.
I. Présentation générale
Le Portail client offre à vos clients et donneurs d'ordre un espace dédié pour centraliser l'historique de leur relation avec votre entreprise :
Il peut :
1. Consulter et télécharger ses documents (Devis, Factures, Avoirs).
2. Signer électroniquement ses devis en attente.
3. Visualiser les rapports des interventions terminées (même avec photos).
4. Suivre un Chantier (si vous lui avez partagé l'accès).
5. Faire une demande via le formulaire en ligne.
II. Comment donner et gérer l'accès à un client ?
L'accès au portail se fait par contact et non par entreprise globale. Vous devez inviter une personne spécifique (disposant d'une adresse email valide).
A. Activer l'accès depuis le CRM
1. Rendez-vous dans le module CRM et ouvrez la fiche de votre client.
2. Repérez la section "Contacts".
3. Cliquez sur le bouton Actions (les trois petits points ou l'icône de partage) à côté du contact concerné.
4. Sélectionnez "Autoriser l'accès au portail".
Le client recevra automatiquement un email l'invitant à définir son mot de passe pour accéder à son espace. Note : Vous pouvez révoquer cet accès à tout moment en suivant la même procédure.
B. Suivre les accès activés
Vous pouvez vérifier à tout moment si vos clients ont activé leur compte en vous rendant dans le menu Outils ➔ L'Équipe, onglet Invités. Vous y retrouverez la liste des contacts ayant accès au portail et la date de leur dernière connexion.
III. Périmètre de visibilité : Ce que le client voit (et ne voit pas)
Lorsque votre client se connecte, il arrive sur un tableau de bord épuré regroupant :
• Accueil : Une vue d'ensemble des derniers documents.
• Devis / Factures : Tous les documents PDF sont téléchargeables. Les devis "Envoyés" disposent d'un bouton pour être signés électroniquement.
• Interventions : L'historique des passages techniciens (uniquement les interventions au statut "Terminée").
• Demandes : Un accès direct à votre formulaire de demande d'intervention (si activé).
Une fois partagé, le client pourra voir :
l'état d'avancement général
les interventions liées
signer électroniquement les Devis au statut Envoyé
remplir un Formulaire de demande d'intervention
les commentaires que vous avez marqués comme "Publics"
Afin de préserver la confidentialité de vos données d'entreprise et de vos marges, InterFast filtre strictement les informations affichées sur le Portail client :
Élément | Visible sur le Portail ? | Précisions et Règles de gestion |
Devis | Oui (Conditionnel) | Seuls les devis au statut Envoyé (avec bouton de signature) ou Accepté sont visibles. Les devis en Brouillon sont masqués. |
Factures & Avoirs | Oui | Seules les factures finalisées (statut Envoyée ou Payée) apparaissent. |
Interventions | Oui (Terminées uniquement) | Seules les interventions au statut Terminée (avec rapport PDF validé) sont consultables. |
Interventions futures / planifiées | ❌ Non | Masquées par défaut sur le portail classique pour éviter toute confusion en cas de modification de planning. |
Pièces jointes du devis (Trombone) | ❌ Non | Les documents internes (devis fournisseurs, sous-traitants) ajoutés en pièce jointe sur l'éditeur ne sont pas visibles par le client. |
Base de données Équipements | ❌ Non | Le parc machine et la galerie de photos d'équipements sont réservés à votre gestion interne. |
Suivi de rentabilité & Coûts | ❌ Non | Vos prix d'achat, coûts horaires techniciens et calculs de marges restent strictement invisibles. |
IV. Partager un dossier chantier et communiquer
Par défaut, le client n'a accès qu'à ses documents financiers et à ses interventions terminées. Pour un projet d'envergure, vous pouvez lui partager l'accès global à la fiche du Chantier :
1. Allez dans le module Chantiers et ouvrez le dossier concerné.
2. Cliquez sur le bouton "Partager" situé en haut à droite.
3. Renseignez l'adresse email de votre client et validez.
💡 Communication tracée : Dans l'onglet Commentaires du chantier, vous pouvez échanger des messages avec votre client. Lors de la rédaction d'une note, cochez la case « Public » pour que le message apparaisse sur son portail. Si la case reste décochée, le commentaire demeure strictement interne à votre équipe.
V. Signature électronique et Demandes en ligne
1. Signature électronique du devis
Lorsque votre client se connecte sur son portail et ouvre un devis au statut Envoyé :
Il clique sur le bouton « Signer le devis ».
Il parcourt l'intégralité du document PDF.
Il saisit le code de sécurité à 4 chiffres reçu par SMS sur son téléphone portable.
Une fois validé, le devis passe automatiquement au statut Accepté sur votre espace InterFast, et une copie certifiée conforme eIDAS est archivée dans les pièces jointes du document.
2. Soumettre une demande d'intervention
Depuis l'onglet Demandes du portail, votre client peut remplir votre formulaire en ligne pour signaler un besoin (dépannage, entretien). La demande arrive directement dans la vue Timeline de votre calendrier InterFast, prête à être planifiée.
VI. Questions et Problèmes Fréquentes
1. Je souhaite tester le Portail client, mais je constate une erreur en essayant de m'inviter. Pourquoi ?
1. Je souhaite tester le Portail client, mais je constate une erreur en essayant de m'inviter. Pourquoi ?
Il est impossible de vous accorder un accès "Client" avec la même adresse email que celle utilisée pour votre compte "Utilisateur" sur InterFast. Un même identifiant ne peut être associé qu'à un seul rôle.
La solution : Pour visualiser le portail tel que le voit votre client, créez un contact fictif avec une adresse email personnelle différente (ex: Gmail, Outlook) et invitez cette adresse. Connectez-vous ensuite via une fenêtre de navigation privée.
2. Mon client gère plusieurs sites (ex: plusieurs immeubles ou magasins). Peut-il tout voir sur un seul accès ?
2. Mon client gère plusieurs sites (ex: plusieurs immeubles ou magasins). Peut-il tout voir sur un seul accès ?
Les données du Portail client sont strictement liées à une fiche Client du CRM, qui peut contenir plusieurs sites ou adresses. Mais le Portail Client ne permet pas encore véritablement une vue consolidée "Multi-Clients".
En l'état, vous devez ajouter le contact référent sur chaque fiche CRM. Le client retrouvera toutes les informations réunies dans son Portail, mais il ne peut pas encore sélectionner précisément un environnement / une fiche Client.
3. Les pièces jointes de mes devis (ex: devis fournisseurs confidentiels) sont-elles visibles sur le Portail client ?
3. Les pièces jointes de mes devis (ex: devis fournisseurs confidentiels) sont-elles visibles sur le Portail client ?
Non, rassurez-vous. Sur le Portail, votre client accède uniquement aux Devis, Factures et Interventions. Les fichiers que vous ajoutez en interne dans l'onglet "Documents" / "Pièces-jointes" sur l'application web ne sont pas accessibles par le Client.
4. Mon client me dit ne pas avoir reçu l'email d'invitation. Comment faire ?
4. Mon client me dit ne pas avoir reçu l'email d'invitation. Comment faire ?
Si vous avez cliqué sur "Autoriser l'accès", l'email d'invitation a bien été envoyé depuis nos serveurs. Invitez votre client à vérifier ses courriers indésirables (Spams) et à rechercher l'objet "Rejoignez [Nom de votre entreprise] sur InterFast".
Note : Si vous révoquez et redonnez l'accès, l'email d'invitation initial n'est pas forcément renvoyé si le système considère l'accès comme déjà actif. Vous pourrez suivre la connexion de votre Client depuis la page Invités de votre équipe.
5. Que voit mon client dans l'onglet "Chantiers" du Portail ?
5. Que voit mon client dans l'onglet "Chantiers" du Portail ?
Il a un accès en lecture seule aux informations générales du chantier. Il peut visualiser les interventions liées et les documents que vous avez décidé de partager. Il peut également interagir via les commentaires si vous avez posté un commentaire en mode "Public".
6. Mes clients peuvent-ils voir les photos des plaques signalétiques et des équipements depuis leur portail ?
6. Mes clients peuvent-ils voir les photos des plaques signalétiques et des équipements depuis leur portail ?
Non. L'onglet et la base de données « Équipements » sont des outils de gestion interne. Pour que votre client puisse consulter des photos de matériel ou des plaques signalétiques, ces images doivent impérativement être insérées à l'intérieur d'un Rapport d'intervention (via le widget Image). Une fois le rapport terminé, le PDF contenant les photos sera automatiquement téléchargeable sur son portail.
7. Pourquoi mon client ne voit-il pas les interventions planifiées pour la semaine prochaine dans son agenda ?
7. Pourquoi mon client ne voit-il pas les interventions planifiées pour la semaine prochaine dans son agenda ?
Par défaut, le portail affiche uniquement les interventions au statut Terminée. Les rendez-vous futurs sont masqués pour éviter toute confusion en cas de modification de planning ou de décalage météo. Si vous souhaitez informer votre client de vos prochains passages, vous pouvez lui partager l'accès complet au Chantier correspondant ou configurer une Automatisation d'envoi de SMS/e-mail de rappel.