Dans InterFast, suivre la rentabilité de vos maintenances est essentiel pour optimiser vos interventions, mieux gérer vos contrats et analyser la performance de vos techniciens. Cet article explique comment utiliser les outils du logiciel pour suivre les heures effectuées et calculer la rentabilité de vos maintenances.
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
II. Étapes détaillées
A. Comprendre la rentabilité d’une maintenance
Chaque intervention de maintenance génère des coûts (heures, déboursés, matériel) et des revenus (facturation, contrat).
Pour calculer la rentabilité :
Heures effectuées : indiquez le temps passé par le technicien sur chaque visite.
Déboursés secs : coûts engagés pour les matériaux, pièces ou sous-traitance.
Marge prévisionnelle / réelle : différence entre le montant facturé et les coûts engagés.
Dans InterFast, toutes ces informations sont disponibles directement dans le dossier de maintenance, ce qui permet de visualiser rapidement la performance de chaque intervention.
B. Suivi des heures de maintenance
Le suivi précis des heures est essentiel pour calculer la rentabilité réelle :
Lors de la planification, indiquez le nombre d’heures estimées pour l’intervention.
>> Formulaire de planification avec estimation des heures.
Pendant l’intervention, le technicien peut enregistrer l’heure de début et l’heure de fin via l’application mobile.
3. Une fois l’intervention terminée, le total des heures effectuées est automatiquement mis à jour dans le dossier de maintenance.
>> Tableau des heures effectuées dans le dossier de maintenance.
💡 Astuce : Pour un suivi optimal, encouragez les techniciens à remplir leur temps directement sur mobile, ce qui garantit que les heures réelles sont toujours enregistrées.
C. Suivi des coûts et déboursés
Articles et pièces utilisés : lors de l’intervention ou du devis, ajoutez tous les articles ou consommables utilisés dans la maintenance.
Déboursés secs : InterFast calcule automatiquement les coûts associés, qui alimentent le calcul de marge.
déboursé sec prévu : montant cumulé des prix d’achat prévus dans les devis associés.
déboursé sec réel : montant cumulé des commandes et factures d’achat non annulées, du temps de la main d’œuvre déclarée dans les rapports d’intervention et du stock.
Gestion des contrats : si la maintenance est sous contrat, le montant facturé et les coûts liés sont intégrés pour mesurer la rentabilité globale du contrat.
D. Calcul et visualisation de la rentabilité
Dans le dossier de maintenance :
Le chiffre d'affaires prévisionnel est le montant cumulé des factures, avec un numéro, y compris celles annulées, qui ont été émises sur la période concernée (visite ou contrat), déduit de celui des avoirs.
E. Exploiter les heures déclarées pour suivre les coûts
Une fois les rapports remplis, retournez sur la maintenance pour consulter le suivi :
InterFast convertit automatiquement les heures saisies en valeur monétaire, grâce aux coûts horaires paramétrés par collaborateur (ex. : 30€/h).
Ces montants sont ajoutés aux dépenses de la maintenance,
Cela permet d’alimenter le déboursé sec réel de la maintenance et donc de comparer la marge théorique et la marge réelle, en fonction du temps effectivement passé.
👉 Déboursé sec réel = montant cumulé des commandes et factures d’achat non annulées, du temps de la main d’œuvre déclarée dans les rapports d’intervention et des sorties de stock liées à la maintenance.
Vous disposez aussi d’un suivi des heures réalisées par collaborateur.
Ces données permettent d’évaluer avec précision ce que vous a réellement coûté votre maintenance.
F. Suivi par commercial
Si plusieurs commerciaux sont impliqués dans la génération de devis et de contrats de maintenance, vous pouvez :
Créer une propriété personnalisée pour indiquer quel commercial a transmis le devis ou l’information.
Filtrer vos maintenances par commercial afin de mesurer la rentabilité par vendeur, même si la saisie a été faite par un autre collaborateur.
Cette méthode vous permet de calculer précisément la rentabilité de vos équipes commerciales et de leurs interventions.
G. ✅ Bonnes pratiques pour maximiser la rentabilité
Planifier les interventions avec précision : plus les heures et les déplacements sont maîtrisés, meilleure est la marge.
Saisir toutes les informations sur mobile : heures, articles et déboursés pour un suivi réel.
Associer les devis et factures aux maintenances : ainsi, la marge prévisionnelle et réelle reste toujours à jour.
Utiliser les propriétés personnalisées pour analyser la rentabilité par client, équipement ou commercial.
En suivant ces étapes, vous obtenez une vision claire de la rentabilité de vos maintenances, et pouvez optimiser les interventions, les coûts et le temps de vos techniciens, tout en gardant un suivi précis côté financier.
En résumé
Le suivi des heures dans InterFast pour vos maintenances ne se limite pas à la simple saisie de temps. Chaque minute travaillée par vos techniciens est valorisée, chaque coût lié aux interventions est suivi, et chaque écart de rentabilité devient visible en temps réel.
En structurant vos maintenances et en exploitant les rapports de terrain, vous obtenez une vision claire de vos marges réelles, maintenance par maintenance. Vous vous donnez ainsi les moyens d’améliorer la rentabilité de vos contrats et interventions, visite après visite.
Tout est pensé pour que vos équipes puissent déclarer facilement leurs heures sur le terrain, pendant que vous suivez la rentabilité de vos maintenances en toute sérénité.