💡 Bon à savoir : La fiche client centralise toutes les informations liées à votre client. Vous pouvez notamment y retrouver ses coordonnées, contacts, documents, équipements, interventions, devis, factures et maintenances.

Vous pouvez également modifier ces informations à tout moment depuis la fiche client afin de conserver des données à jour.

💡 Découvrez les différentes sections de la fiche client et leur utilité. Une bonne maîtrise de ces informations vous permettra de mieux la renseigner et d’optimiser votre gestion, le client étant au cœur de votre activité.

👉 En complément, consultez notre tutoriel dédié à la gestion des clients depuis l'application mobile.

I. Contexte

Vous avez accès à une fiche client, rendez-vous dans la partie CRM, vous arrivez par défaut sur l'onglet "Clients". Ensuite, vous filtrez par nom ou par référence. Pour accéder à la fiche souhaitée, cliquez tout simplement sur le nom du client.

Pour accéder à la fiche souhaitée, cliquez tout simplement sur le nom du client.

II. Créer une fiche client

Pour créer une nouvelle fiche client, rendez-vous dans CRM > Clients, puis cliquez sur + Ajouter un client en haut à droite.

Un formulaire s’ouvre. Vous pouvez choisir entre trois types de clients :

Particulier : renseignez notamment la civilité, le prénom, le nom, l’adresse, l’e-mail et les coordonnées téléphoniques.
Professionnel : renseignez les informations de l’entreprise ainsi que les coordonnées de votre interlocuteur. Des informations administratives supplémentaires peuvent également être renseignées, comme le SIRET, le numéro de TVA, le code APE ou le SIREN.

Syndic : renseignez les informations du syndic de copropriété, les coordonnées de votre interlocuteur ainsi que les informations administratives de l’entreprise.

Selon le type de client sélectionné, les informations demandées dans le formulaire sont donc différentes.

ℹ️ Bon à savoir : Lors de la création d’un client, vous pouvez renseigner un numéro de téléphone principal ainsi qu’un numéro de téléphone secondaire. Cela permet de disposer d’une seconde possibilité pour joindre votre client et ainsi de limiter les appels manqués.

- Pour plus d'informations sur la création d'un client, prospect ou fournisseur, consultez cet article. (Ajouter des Clients / Prospects / Fournisseurs)

💡 Si vous changez de logiciel et que vous avez un export CSV de votre ancien outil, il est possible de l'importer directement sur Interfast pour gagner du temps.

- Importer des Clients

Vous pouvez le faire soit en demandant à l'Equipe Care, soit en effectuant vous-même l'import client de votre côté.

III. Colonne latérale de la fiche client

Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations essentielles concernant le client.

Elle comprend notamment :

Les informations d’identification : nom, prénom, numéro de matricule, numéro de référence client.
Les données de suivi : date de création et de mise à jour de la fiche, ainsi que les personnes responsables de ces actions.

A. Les statuts de vos clients

Une fiche client peut évoluer au fil de votre activité. Vous pouvez notamment distinguer vos prospects, vos clients actifs et vos clients archivés.

Ces statuts permettent de mieux organiser votre base clients et de différencier les clients avec lesquels vous êtes actuellement en activité des fiches qui ne sont plus utilisées au quotidien.

Un bouton "Actions", situé à côté du nom du client, offre plusieurs options :

Configurer la fiche client
Convertir un particulier en professionnel
Fusionner des fiches en cas de doublon
Archiver ou supprimer une fiche client

B. Les 5 sections

1. Informations : Détails sur le client (commercial assigné, email, téléphone, etc.) plus la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires (ex. : date d’inscription).

2. Contacts : Possibilité d’ajouter plusieurs contacts avec un numéro de téléphone ou une adresse email différente.

Vous pouvez notamment enregistrer plusieurs interlocuteurs pour un même client professionnel, une copropriété ou un immeuble : gérant, gardien, comptable, etc.

Vous pouvez également définir un contact principal, utilisé comme interlocuteur par défaut pour les échanges avec le client.

Un contact peut également avoir accès au portail client si vous lui en donnez l’autorisation.

3. Relations : Création de liens entre plusieurs fiches clients. Cette fonctionnalité est notamment utile pour relier un locataire à un propriétaire, une agence ou un syndic.

Les relations permettent de conserver les différentes fiches séparément tout en indiquant le lien qui existe entre elles.

4. Facturation Accès aux informations de facturation associées au client.

Vous pouvez également définir un payeur par défaut lorsqu’un tiers, comme un propriétaire, une agence immobilière ou un syndic, prend en charge la facturation du client.

Ce paramétrage est notamment utile pour les facturations automatiques liées aux maintenances.

🔗 Pour plus d'informations sur le portail client, n’hésitez pas à consulter notre article dédié au portail client.

IV. La partie "Fiche"

Cette section se compose de trois blocs essentiels qui centralisent les informations et interactions avec le client.

A. Activités

Ce bloc répertorie tous les échanges avec le client : envois d’emails, appels, SMS… Il permet également de consigner une activité, en notant les détails d’un appel, d’un SMS reçu ou d’un email échangé en cliquant sur le bouton "consigner".

Cet historique permet de suivre les échanges et les actions réalisées avec le client depuis un même espace, afin de conserver une vue d’ensemble de la relation client.

B. Mémo

Cette partie fonctionne comme un carnet de notes, elle permet d’inscrire des informations importantes à ne pas oublier. Le mémo sera visible par le technicien lors du remplissage d’un bon d’intervention. Il suffit de cliquer sur le petit crayon en haut à droite, rédiger la note, puis l’enregistrer.

C. Adresses

L’ adresse principale du client est affichée en haut de cette section et peut être modifiée via l’éditeur (icône crayon).

Il est possible d’ajouter plusieurs adresses secondaires en cliquant sur le bouton "Ajouter une adresse" et de basculer facilement l’une d’elles en adresse principale.

Grâce à ces trois blocs, vous avez une vue d’ensemble claire et organisée des informations du client.

V. La partie "Documents"

A. Archiver un document sur la fiche client

Il s’agit d’un espace de stockage permettant d’organiser et d’archiver les documents liés à un client. Vous pouvez y conserver toutes les informations importantes pour y revenir ultérieurement ou garder une trace administrative.

Vous pouvez notamment y conserver des plans, photos, documents techniques, anciens rapports ou autres fichiers utiles pour le suivi du client.

Ces documents peuvent ainsi être retrouvés directement depuis la fiche client lorsque vous en avez besoin.

Pour l'ajout de votre premier document, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Pour ajouter d'autres documents, vous pouvez cliquer sur le bouton « + » à droite de l'encart « Documents », là où vous retrouvez la liste des documents ajoutés.

B. Comment transmettre ces documents à votre client ?

Si vous souhaitez envoyer à votre client un document (un contrat, un plan, une attestation, etc.), vous pouvez lui faire parvenir un e-mail avec pièce jointe directement depuis sa fiche client.

Voici la marche à suivre :

Étape 1 : Initier l'e-mail depuis le CRM

Sur la fiche de votre client, cliquez sur l'action permettant de lui Envoyer un e-mail (généralement accessible depuis vos actions rapides en haut de page ou via le bloc Activités).
La fenêtre de rédaction de l'e-mail s'ouvre. Vous pouvez alors rédiger votre message ou utiliser l'un de vos modèles pré-enregistrés.

Étape 2 : Joindre le document (Deux options)

Dans la fenêtre de rédaction de votre message, repérez et cliquez sur le bouton Ajouter une pièce jointe (sous la zone de texte).

Le logiciel vous offre alors une grande flexibilité :

Option 1 : Le document est déjà sur InterFast. Le système vous propose la liste des fichiers déjà stockés dans l'encart "Documents" de ce client. Cliquez simplement sur celui de votre choix pour l'ajouter à l'e-mail.
Option 2 : Le document n'est pas encore sur InterFast. Vous n'avez pas besoin de fermer la fenêtre ! Vous pouvez télécharger un nouveau fichier directement depuis votre ordinateur (ou tablette) via ce même menu pour l'ajouter à votre envoi.

Étape 3 : Envoyer et tracer

Vérifiez que votre pièce jointe est bien rattachée au message, puis cliquez sur Envoyer.

💡 Le saviez-vous ? Une trace de cet envoi (et de la pièce jointe associée) sera automatiquement conservée dans l'historique du bloc Activités de la fiche client.

VI. La partie "Interventions"

Dans la partie intervention, vous retrouverez toutes les interventions liées aux clients sélectionnés.

Vous pouvez cliquer sur une intervention pour la visualiser.

Il sera possible de filtrer les interventions selon plusieurs critères :

Titre ou numéro d’intervention
Type d’intervention
Adresse : On peut séléctionner les adresses des interventions qu'on souhaite afficher
Intervenants concernés
Archivage : interventions archivées ou non
Statut : en retard, à venir, aujourd’hui, terminée
Présence d’un rendez-vous
Présence d’un devis
Les interventions à facturer
Réinitialisation des filtres pour revenir aux paramètres par défaut

Vous avez accès à trois modes d'affichage :

Vue liste
Vue calendrier
Vue timeline

Vous pouvez ainsi retrouver vos interventions de la même manière que sur le planning principal, en choisissant l'affichage qui vous convient le mieux.

VII. La partie "Devis/Factures"

Ici, vous pourrez consulter les devis, factures et avoirs associées au client que vous avez sélectionné. Vous avez également la possibilité de créer un devis depuis cette interface en cliquant sur le bouton "Nouveau un devis".

VIII. La partie "Équipements"

Vous aurez ici accès à tous les équipements utilisés pour le client sélectionné.

Il sera possible d’ajouter un nouvel équipement via le bouton “+ Nouvel équipement” en haut à droite.

Un petit formulaire s’ouvrira, dans lequel vous devrez renseigner les informations suivantes :

Nom de l’équipement
Adresse du client où l’équipement sera installé
Description (facultatif) pour ajouter des précisions
Détails techniques : marque, modèle, référence, etc.
Ajout d’une image de l’équipement (ex. : plaque signalétique) pour une meilleure visualisation

L’équipement permet de centraliser les informations techniques liées au matériel installé chez le client.

Vous pouvez notamment renseigner sa marque, son modèle, sa référence, son numéro de série ou encore sa date d’installation, selon les informations disponibles.

🔎 Pour en savoir plus sur la gestion des équipements consultez notre article dédié : Ajouter et consigner des équipements

IX. La partie "Chantiers"

Dans cette section, vous pourrez visualiser tous les chantiers réalisés, en cours ou planifiés chez le client que vous avez sélectionné.

X. La partie "Maintenances"

Vous aurez ici accès à toutes les maintenances effectuées et à prévoir chez le client.

Options de gestion des visites :

Choix de la période à afficher sur le tableau
Sélection de l’utilisateur affecté à la maintenance
Réinitialisation des filtres appliqués
Code couleur des visites :

🟢 Vert : visites effectuées
🔵 Bleu : visites planifiées
🔴 Rouge : visites non planifiées

Vous disposez désormais de toutes les informations nécessaires sur la composition d’une fiche client et ses fonctionnalités. 🚀

XI. L'essentiel à retenir

La fiche client est la pierre angulaire de votre CRM. Elle centralise et structure l'intégralité de l'historique, des échanges et des documents liés à vos clients. Une fiche bien tenue et régulièrement mise à jour est la garantie d'un suivi de chantier fluide, d'une facturation sans erreur et d'une relation client d'excellence. N'hésitez pas à l'enrichir à chaque nouvelle interaction ! 🤝

XII. Questions Fréquentes (FAQ)

1- Comment gérer un client qui est locataire (avec un propriétaire ou une agence qui paie) ?

Ne mettez pas tout sur la même fiche ! Utilisez l'onglet Relations (situé dans la colonne latérale de gauche).

• Créez une fiche pour le Locataire (lieu de l'intervention).

• Créez une fiche pour le Propriétaire/Agence (le payeur).

• Dans la fiche du Locataire, allez dans l'onglet Relations et indiquez que le Propriétaire est son "Propriétaire" ou "Donneur d'ordre". Cela vous permettra de planifier l'intervention chez le locataire tout en adressant la facture au propriétaire en un clic.

2- J'ai créé un client en double, comment les rassembler ?

Si vous avez deux fiches pour la même personne (ex: "M. Dupont" et "Jean Dupont"), utilisez la fonction de fusion.

• Allez sur la fiche que vous souhaitez conserver.

• Cliquez sur le bouton Actions (à côté du nom du client).

• Sélectionnez Fusionner des fiches. Cela regroupera l'historique, les devis et les interventions sur une seule fiche unique.

3- Je ne peux pas supprimer un client, pourquoi ?

Si un client a des documents finalisées (avec un numéro officiel), il est impossible de le supprimer définitivement pour respecter la législation anti-fraude à la TVA (inaltérabilité des données).

La solution : Utilisez la fonction Archiver (bouton Actions > Archiver). Le client n'apparaîtra plus dans vos listes actives, mais son historique comptable sera conservé.

4- Comment donner accès au Portail Client ?

• Allez dans la section Contacts (colonne de gauche).

• Cliquez sur l'icône ou le menu du contact concerné.

• Activez l'option Accès au portail client. Le client recevra un email pour définir son mot de passe et accéder à ses documents.

5 - Pourquoi mon site n’apparaît-il pas dans la liste ?

Si votre site n’apparaît pas dans la liste, vérifiez qu’au moins une adresse est bien renseignée à l’intérieur de celui-ci.

Un site sans adresse associée ne peut pas être affiché correctement dans les sélections.

Ouvrez la fiche du site concerné.
Ajoutez au minimum une adresse complète.
Enregistrez les modifications.

Le site apparaîtra alors correctement dans la liste.

> Cette fonctionnalité étant récente, certains comportements peuvent encore évoluer. Si le problème persiste après ajout d’une adresse, n’hésitez pas à contacter le support.

6 - Quelle est la différence entre une relation et un payeur ?

Les Relations permettent de créer un lien entre plusieurs fiches clients. Elles sont notamment utiles pour relier un locataire à un propriétaire, une agence ou un syndic.

Le payeur par défaut permet de définir le client qui doit être utilisé pour la facturation, notamment lorsqu’un tiers prend en charge les factures ou les facturations automatiques.

Pour une facturation ponctuelle, le payeur peut ensuite être sélectionné directement selon le besoin.

Créer et comprendre une fiche client