💡 Découvrez les différentes sections de la fiche Prospect et leur utilité. Une bonne compréhension de ces informations vous permettra de renseigner efficacement vos prospects, de suivre vos opportunités commerciales et d’optimiser votre gestion. Le prospect étant à l’origine de vos futures affaires, une fiche bien complétée facilite votre suivi et votre transformation en client.

I. Contexte

Rendez-vous dans la partie CRM et dans l'onglet "Prospects".
Choisissez ensuite le Prospect de votre choix

II. Colonne latérale de la fiche Prospect

Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations essentielles concernant le Prospect.

Elle comprend notamment :

Les informations d’identification : nom, prénom, numéro de matricule, numéro de référence Prospect.
Les données de suivi : date de création et de mise à jour de la fiche, ainsi que les personnes responsables de ces actions.

Un bouton "Actions", situé à côté du nom du Prospect, offre plusieurs options :

Configurer la fiche Prospect
Convertir en professionnel
Archiver ou supprimer une fiche Prospect

Les 5 sections

1. Informations : Détails sur le Prospect (commercial assigné, email, téléphone, etc.) plus la possibilité d’ajouter des informations supplémentaires (ex. : date d’inscription).

2. Contacts : Possibilité d’ajouter un second contact avec un numéro de téléphone ou une adresse email différente. Ce contact peut également avoir accès au portail client si vous lui en donnez l’autorisation.

3. Relations : Création de liens entre Prospects / Clients (ex. : un magasin principal lié à ses magasins secondaires).

4. Facturation : Accès aux informations de facturation associées au Prospect.

Cette section permet d’avoir une vue d’ensemble claire et structurée du Prospect et de faciliter sa gestion au sein de l’application.

III. La partie "Fiche"

Cette section se compose de trois blocs essentiels qui centralisent les informations et interactions avec le Prospect.

A. Activités

Ce bloc répertorie tous les échanges avec le Prospect : envois d’emails, appels, SMS… Il permet également de consigner une activité, en notant les détails d’un appel, d’un SMS reçu ou d’un email échangé en cliquant sur le bouton "consigner".

B. Mémo

Cette partie fonctionne comme un carnet de notes, elle permet d’inscrire des informations importantes à ne pas oublier. Le mémo sera visible par le technicien lors du remplissage d’un bon d’intervention. Il suffit de cliquer sur le petit crayon en haut à droite, rédiger la note, puis l’enregistrer.

C. Adresses

L’ adresse principale du Prospect est affichée en haut de cette section et peut être modifiée via l’éditeur (icône crayon).

Il est possible d’ajouter plusieurs adresses secondaires en cliquant sur le bouton "Ajouter une adresse" et de basculer facilement l’une d’elles en adresse principale.

Grâce à ces trois blocs, vous avez une vue d’ensemble claire et organisée des informations du Prospect.

IV. La partie "Documents"

Il s’agit d’un espace de stockage permettant d’organiser et d’archiver les documents liés à un Prospect. Vous pouvez y conserver toutes les informations importantes pour y revenir ultérieurement ou garder une trace administrative.

Pour l'ajout de votre premier document, cliquez sur le bouton "Ajouter".

Pour ajouter d'autres documents, vous pouvez cliquer sur le bouton « + » à droite de l'encart « Documents », là où vous retrouvez la liste des documents ajoutés.

V. La partie "Interventions"

Dans la partie intervention, vous retrouverez toutes les rendez-vous liées au Prospect.

Vous pouvez cliquer sur un rendez-vous pour le visualiser.

Il peut s'agir de :

un repérage chantier
une visite technique
une prise de mesures
un diagnostic avant devis
un rendez-vous commercial sur site

Ce sont des déplacements, mais pas encore des interventions au sens opérationnel.

Vous avez accès à trois modes d'affichage :

Vue liste
Vue calendrier
Vue timeline

Vous pouvez ainsi retrouver vos interventions de la même manière que sur le planning principal, en choisissant l'affichage qui vous convient le mieux.

VI. La partie "Devis/Factures"

Ici, vous pourrez consulter les devis, factures et avoirs associées au Prospect que vous avez sélectionné. Vous avez également la possibilité de créer un devis depuis cette interface en cliquant sur le bouton "Nouveau un devis".

💡 Dès qu’un devis associé à un prospect est validé (statut “Accepté”), le prospect devient automatiquement un client dans l’interface. Cela permet de poursuivre la gestion (interventions, facturation, suivi) sans action supplémentaire.

VII. La partie "Équipements"

Vous aurez ici accès à tous les équipements consignés pour Prospect.

Il sera possible d’ajouter un nouvel équipement via le bouton “+ Nouvel équipement” en haut à droite.

Un petit formulaire s’ouvrira, dans lequel vous devrez renseigner les informations suivantes :

Nom de l’équipement
Adresse du Prospect où l’équipement sera installé
Description (facultatif) pour ajouter des précisions
Détails techniques : marque, modèle, référence, etc.
Ajout d’une image de l’équipement (ex. : plaque signalétique) pour une meilleure visualisation

🔎 Pour en savoir plus sur la gestion des équipements consultez notre article dédié : Ajouter et consigner des équipements

Vous disposez désormais de toutes les informations nécessaires sur la composition d’une fiche Prospect et ses fonctionnalités. 🚀

💡 Petit conseil

Ne négligez pas les notes !
Lors de votre premier appel avec un prospect, utilisez la zone "Notes" pour inscrire des détails spécifiques (ex: "Accès difficile", "Code portail", "Projet urgent"). Ces informations seront précieuses pour vous ou votre chargé d'affaires au moment de réaliser le chiffrage.

VIII. Questions fréquentes

1- Puis-je rattacher plusieurs adresses de chantiers à un même prospect ?

Oui. Même si le prospect n'a pas encore signé, vous pouvez déjà renseigner plusieurs adresses (ex : une résidence principale et une résidence secondaire) pour établir des devis précis selon le lieu d'intervention.

2- Puis-je transformer un Prospect en Client manuellement ?

Oui, tout à fait. Si vous savez d'avance que la relation va se concrétiser ou si vous souhaitez organiser votre base de données, vous pouvez modifier le type de fiche à tout moment depuis les paramètres de la fiche concernée.

3- Est-il possible d'importer ma liste de prospects depuis mon téléphone ou un fichier Excel ?

Absolument. Pour éviter de tout ressaisir à la main, vous pouvez utiliser la fonction d'importation via un fichier Excel (CSV). C'est idéal si vous récupérez des listes de contacts lors de salons professionnels ou via des partenaires.

4- Puis-je rattacher plusieurs adresses de chantiers à un même prospect ?

Comprendre la fiche d'un Prospect