Dans le bâtiment, votre client n'est pas toujours celui chez qui vous intervenez. Vous dépannez un locataire, mais c'est l'agence qui paie. Vous entretenez les équipements d'un immeuble, mais un seul gestionnaire règle la facture.
InterFast est conçu pour gérer cette dissociation entre le lieu de l'intervention et le payeur. Ce guide vous présente les deux approches possibles.
Les Syndics / agences
Contexte et enjeux
Travailler avec des syndics, des agences, des propriétaires bailleurs ou tout autre donneur d'ordre fait remonter deux situations :
Le payeur n'est pas l'occupant. Vous intervenez chez un locataire (ou sur des parties communes), mais la facture doit partir à l'agence, au syndic ou au propriétaire. C'est, de loin, le cas le plus fréquent.
Un même client concentre de nombreux points d'intervention. Un bailleur, une foncière ou un gros site gèrent des dizaines d'équipements répartis sur un même ensemble immobilier.
À chaque situation, sa réponse dans InterFast :
| 1. Les relations (le standard) | 2. Les sites & emplacements (logique GMAO) |
La question à se poser | Celui qui paie est-il différent de celui chez qui j'interviens ? | Un même client a-t-il beaucoup de points d'intervention sur un même ensemble (site, adresse) ? |
Principe | Une fiche par entité (occupant, payeur…), reliées entre elles | Une fiche client dont l'adresse est découpée en sites et emplacements |
Le payeur | Distinct du lieu (syndic, agence, propriétaire) | Le client lui-même |
Cas typique | Syndic, agence, propriétaire bailleur, sous-traitance | Bailleurs, et clients à logique GMAO (PME ou plombier intervenant pour des bailleurs) |
Mise en œuvre | Simple, immédiate | Spécialisée, activée par le support |
💡 Le bon réflexe : dans la grande majorité des cas, c'est l'approche Relations qu'il vous faut. La gestion par sites & emplacements répond à un besoin plus spécifique (parcs d'équipements importants, logique GMAO). Si vous pensez en avoir besoin, contactez le support : nous débloquons la fonctionnalité pour vous.
1ʳᵉ approche — Les relations (le fonctionnement standard)
Explication de l'approche
Chaque interlocuteur devient une fiche client distincte : le locataire (ou l'occupant) d'un côté, le payeur (syndic, agence, propriétaire) de l'autre. Vous créez ensuite un lien typé entre les deux. L'intervention a lieu sur une fiche ; la facture peut être adressée à la fiche reliée.
Le lien est bidirectionnel : une fois créé, il apparaît sur les deux fiches et vous passez de l'une à l'autre en un clic.
C'est l'approche qui répond au cœur de cible d'InterFast : un payeur, un lieu d'intervention, et le besoin de garder les deux bien distincts.
Pour aller plus loin
Cette approche repose entièrement sur la fonctionnalité Relations, détaillée pas à pas dans l'article dédié : 👉 Découvrir les Relations clients.
En résumé :
Ouvrez une fiche client → onglet Relations → Ajouter une relation.
Sélectionnez l'autre entité et définissez le rôle : « FONCIA est le gestionnaire de M. Dupont ».
À la facturation, InterFast vous demande à qui facturer : le client de l'intervention ou l'une de ses relations.
Avantages
Simple et immédiat : deux fiches, un lien, c'est prêt.
Chaque entité garde son propre historique (commercial et technique).
Facturation flexible : vous choisissez le payeur au moment de facturer.
Navigation en un clic entre fiches liées.
Gère les chaînes à trois (agence → syndic → locataire) et la sous-traitance.
Inconvénients
Demande un peu de rigueur : éviter les doublons, bien typer chaque lien.
Dans quels cas c'est le plus adapté, et pourquoi
Dès que celui qui paie n'est pas celui chez qui vous intervenez : syndic, agence, propriétaire bailleur, donneur d'ordre, sous-traitance.
Pourquoi : ce sont deux entités réelles et distinctes, chacune avec sa propre identité et son propre historique — il faut donc deux fiches, reliées. C'est la situation de la quasi-totalité des clients InterFast.
Exemple, de l'intervention à la facturation
Une fiche M. Dupont (locataire) et une fiche FONCIA (gestionnaire).
Sur la fiche de M. Dupont, onglet Relations : « FONCIA est le gestionnaire de M. Dupont ».
Calendrier → + Planifier sur M. Dupont ; ajoutez le numéro fourni par l'agence dans Référence client, et les consignes en Description (« Clés à récupérer chez le gardien »).
Le technicien réalise l'intervention et fait signer le rapport sur l'application mobile.
Facturation → bouton Actions → InterFast propose de facturer M. Dupont ou FONCIA. Vous choisissez FONCIA : la facture part à l'agence, tandis que l'adresse d'intervention et l'historique restent chez M. Dupont.
2ᵉ approche — Les sites et emplacements (la logique GMAO - Maintenances avancées)
ℹ️ Une approche spécialisée, à activer sur demande. Aujourd'hui, la gestion par sites & emplacements concerne principalement les clients bailleurs.
Plus largement, elle répond à une logique GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) : gérer un parc d'équipements dense sur un même ensemble.
Cette fonctionnalité s'active sur demande et elle est liée au plan Business — contactez le support pour qu'on vous la débloque.
Explication de l'approche
Ici, vous ne créez qu'une seule fiche client (le bailleur, la foncière, le gros donneur d'ordre — qui est aussi le payeur).
Comme il concentre beaucoup de points d'intervention, vous organisez ses lieux à l'intérieur de sa fiche, selon quatre niveaux emboîtés :
🏢 Site ▸ 📍 Adresse ▸ 🚪 Emplacement ▸ 🔧 Équipement
(la résidence ▸ le bâtiment / l'entrée ▸ le logement ▸ la chaudière)
Concrètement :
vous créez des adresses ; chaque adresse peut contenir plusieurs emplacements ;
vous créez un site pour regrouper plusieurs adresses d'un même ensemble.
Adresse et site se créent au même niveau, sous la fiche client. Une adresse peut très bien rester seule : le site n'est pas obligatoire, c'est l'étage de regroupement que vous ajoutez au-dessus des adresses quand un même ensemble en réunit plusieurs. Vous modélisez ainsi tous les lieux du client sans multiplier les fiches.
Les adresses
C'est le niveau de base, commun à toutes les fiches : un lieu postal rattaché au client. Chaque fiche a une adresse principale et autant d'adresses secondaires que nécessaire (partie Fiche → bloc Adresses → Ajouter une adresse, bascule possible en principale).
Une adresse peut à son tour contenir plusieurs emplacements (voir plus bas). Les équipements se rattachent à une adresse — ou, plus finement, à l'un de ses emplacements.
🚀 Conseil de Pro : utilisez les suggestions Google Maps à la saisie — vous garantissez l'exactitude de l'adresse et vous facilitez les trajets de vos techniciens.
Les sites
Le site est le niveau de regroupement supérieur : il réunit plusieurs adresses d'un même ensemble physique — une résidence, une copropriété, un campus.
Il rassemble au même endroit toutes les interventions, tous les équipements et les contrats de maintenance des adresses qu'il contient, ce qui vous permet de piloter un ensemble entier sans éparpiller l'information.
ℹ️ Bon à savoir : un site doit contenir au moins une adresse pour apparaître correctement dans les listes de sélection.
Les emplacements
L'emplacement est le niveau le plus fin : une unité précise à l'intérieur d'une adresse — un logement, un lot, un local technique. Une même adresse (un bâtiment, une entrée) en contient généralement plusieurs. C'est à ce niveau que :
vous suivez l'équipement au plus près (la chaudière du logement 12) ;
vous renseignez le Nom du logement ;
vous pouvez attribuer un propriétaire distinct — et c'est le seul niveau qui le permet (ni l'adresse, ni le site).
La différence entre les trois
| Site | Adresse | Emplacement |
C'est quoi | Le regroupement de plusieurs adresses (résidence, copropriété) | Un lieu postal créé sur la fiche | Une unité précise dans une adresse (logement, lot, local) |
Sa place | Au-dessus des adresses (les regroupe) | Sous la fiche — seule ou rattachée à un site | Sous une adresse |
Contient | Plusieurs adresses | Plusieurs emplacements | Des équipements |
Idéal pour | Réunir plusieurs adresses d'un même ensemble | Un bâtiment / une entrée et ses logements | Le suivi logement par logement |
💡 L'image à retenir : le site est un classeur, les adresses sont ses intercalaires, les emplacements sont les fiches rangées derrière chaque intercalaire, et les équipements sont ce qui est inscrit sur chaque fiche.
Avantages
Encaisse de très gros volumes de points d'intervention sans multiplier les fiches clients.
Historique technique propre par adresse, par emplacement, par équipement.
Facturation centralisée : le payeur ne change pas.
Suivi de la maintenance structuré à l'échelle d'un site (logique GMAO).
Inconvénients
Spécialisée : à activer auprès du support, et aujourd'hui surtout adaptée aux bailleurs.
Plus structurante à mettre en place (création des adresses, des sites et des emplacements).
Tous les lieux dépendent d'un seul payeur.
Le propriétaire ne se renseigne qu'au niveau emplacement, jamais au niveau adresse ou site.
Dans quels cas c'est le plus adapté, et pourquoi
Quand un même client (le payeur) concentre de nombreux points d'intervention sur un même ensemble immobilier : bailleur social, foncière, ou prestataire en charge de la maintenance d'un parc. Pourquoi : ce qui change d'une intervention à l'autre, ce n'est pas le client mais le lieu précis dans son parc. On organise donc ses lieux en sites, adresses et emplacements pour suivre chaque équipement — c'est la logique GMAO.
Exemple, de l'intervention à la facturation
Fiche client Habitat Provence (le bailleur — le payeur).
Sous sa fiche, un site Résidence Les Oliviers qui regroupe 2 adresses (Bât. A et Bât. B). Sous l'adresse Bât. À, l'emplacement Logement 12, sur lequel est enregistrée la chaudière.
Depuis le Calendrier → + Planifier : sélectionnez Habitat Provence, puis l'emplacement Logement 12. Le technicien dispose de l'adresse exacte, de l'équipement et de tout l'historique du logement.
Le technicien réalise l'intervention et fait signer le rapport sur l'application mobile.
Facturation : la facture est adressée à Habitat Provence ; l'adresse d'intervention reste celle du logement ; l'historique reste rattaché à l'emplacement.
Questions fréquentes
Par quelle approche commencer ?
Par quelle approche commencer ?
Par les relations : c'est le fonctionnement standard et il couvre la grande majorité des situations (dès que le payeur n'est pas l'occupant). Ne passez aux sites/emplacements que si un même client concentre de nombreux points d'intervention sur un même ensemble immobilier (logique GMAO, typiquement les bailleurs). En cas de doute, commencez simple — vous pourrez toujours faire évoluer la structure.
Comment activer la gestion par sites & emplacements ?
Comment activer la gestion par sites & emplacements ?
C'est une fonctionnalité spécialisée, que nous activons sur demande. Contactez le support : on évalue votre besoin avec vous et on vous débloque l'accès.
Je veux créer la relation une fois l'intervention terminée ?
Je veux créer la relation une fois l'intervention terminée ?
C'est possible : au moment de la facturation, la fenêtre vous proposera de créer la relation à la volée.
À la facturation, je facture le syndic ou l'agence ?
À la facturation, je facture le syndic ou l'agence ?
Au moment de créer la facture (bouton Actions sur l'intervention), InterFast vous laisse choisir à quelle entité facturer : le client de l'intervention ou l'une de ses relations. Vous adressez ainsi la facture à la bonne entité sans rien ressaisir.
Mon site n'apparaît pas dans la liste, pourquoi ?
Mon site n'apparaît pas dans la liste, pourquoi ?
Vérifiez qu'au moins une adresse est renseignée dans le site. Un site sans adresse ne s'affiche pas correctement. Ouvrez la fiche du site, ajoutez une adresse complète, enregistrez.
J'ai créé une fiche en double, comment regrouper ?
J'ai créé une fiche en double, comment regrouper ?
Sur la fiche à conserver : bouton Actions → Fusionner des fiches. L'historique, les devis et les interventions sont regroupés sur une fiche unique.
Comment laisser le gestionnaire récupérer ses factures seul ?
Comment laisser le gestionnaire récupérer ses factures seul ?
Activez le Portail Client depuis la section Contacts de sa fiche. Il pourra télécharger ses factures en autonomie.
Note de fin : retenez la règle simple — créez une relation quand le payeur n'est pas l'occupant (le cas courant). La gestion par sites & emplacements répond à un besoin plus spécifique (parcs d'équipements importants, logique GMAO) : si c'est le vôtre, le support vous l'active.