Dans votre quotidien, les demandes de vos clients ne sont pas toujours directes.
InterFast vous permet de gérer efficacement les syndicats de copropriété, les agences immobilières en permettant la création de relation.
Ce guide vous accompagne dans la gestion entre le gestionnaire (le payeur) et l'occupant ou le site technique (le lieu d'intervention).
I. Structurer la base de données : Le Gestionnaire, ses adresses et ses occupants.
L'objectif est de centraliser les informations du payeur tout en distinguant les lieux d'interventions physiques adresses et locataire pour conserver un historique technique propre.
1. Créer la fiche client du Locataire (Occupant)
Si la demande concerne un logement privé, créez une fiche pour l'occupant pour suivre l'historique des machines et interventions sur ce lot spécifique.
Allez dans le module CRM.
Cliquez sur le bouton Ajouter un client
Sélectionnez le type Particulier.
Renseignez le nom du locataire (ex: MME. HERREIRA) et ses coordonnées.
Conseil de Pro : Utilisez les suggestions Google Maps pour garantir l'exactitude de l'adresse et faciliter les futurs trajets de vos techniciens.
2. Créer une adresse pour les Parties Communes
Pour les travaux ne concernant pas un locataire précis, l'adresse doit être rattachée directement à la fiche du gestionnaire.
Ouvrez la fiche client de l'agence FONCIA.
Dans la section Fiche, bloc Adresses, cliquez sur Ajouter une adresse.
Il est possible d’ajouter plusieurs adresses secondaires en cliquant sur le bouton "Ajouter une adresse" et de basculer facilement l’une d’elles en adresse principale.
II. Établir le lien : Créer la Relation
Cette étape permet à InterFast de comprendre qui doit recevoir la facture pour les travaux effectués chez le locataire.
Ouvrez la fiche du locataire M. DUPONT.
Pour gérer ces relations, rendez-vous dans votre CRM et ouvrez la fiche d’un client. Vous trouverez une section ou un onglet appelé Relations. Si aucun lien n’est encore défini, cette section sera vide.
Cliquez sur l'onglet Relations.
Cliquez sur Ajouter une relation.
Recherchez et sélectionnez le gestionnaire
Définissez le type de lien (ex: "FONCIA est le propriétaire/gestionnaire de M. DUPONT").
Note : Une fois validée, la relation apparaît sur les deux fiches, permettant de basculer de l'une à l'autre en un clic
III. Planifier l'intervention multi-interlocuteurs
La planification doit être précise pour que vos techniciens disposent des bonnes informations sur le terrain.
1. Gérer l'incertitude de facturation lors d'un dépannage locatif.
Depuis le Calendrier, cliquez sur le bouton + Planifier.
Sélectionnez le client M. DUPONT
Ajouter le numéro fournit par le gestionnaire dans la référence client
L'adresse du locataire s'affiche automatiquement.
Dans le champ Description, ajoutez les consignes transmises par l'agence (ex: "Clés à récupérer au gardien").
2. Cas d'une intervention en Parties Communes à facturer à une agence
Créez l'intervention pour le client FONCIA.
Dans le champ Adresse, sélectionnez l'adresse secondaire de l'immeuble créée en partie I.
3. Cas d'une intervention demandé par une Agence pour le compte d'un Syndic de copropriété (SDC)
Au lieu de simplement ajouter une adresse sur la fiche de l'agence, vous allez créer une véritable Fiche Client pour le Syndic pour deux raisons majeures :
La facturation : C’est souvent le Syndic qui est le payeur final avec ses propres coordonnées bancaires et son propre numéro de SIRET.
L'historique technique : Cela permet de séparer les interventions des différents immeubles gérés par une même agence.
La méthode étape par étape :
La méthode étape par étape :
1. Créer le Syndic comme un Client distinct
Plutôt que d'être une simple ligne d'adresse, le Syndic devient un objet à part entière dans votre CRM.
Allez dans CRM > Clients > + Ajouter un client.
Sélectionnez Entreprise et nommez-le (ex: "SDC Résidence Les Pins").
Renseignez l'adresse de l'immeuble et les informations de facturation propres au Syndic.
2. Lier l'Agence au Syndic via les "Relations"
C’est ici que vous connectez les deux entités pour qu'InterFast comprenne l'organigramme.
Ouvrez la fiche du SDC Résidence Les Pins.
Allez dans l'onglet Relations et cliquez sur Ajouter une relation.
Sélectionnez l'Agence (ex: FONCIA) et définissez son rôle : "L'agence FONCIA est le gestionnaire du SDC Résidence Les Pins".
3. Gérer l'intervention et la facturation
Cette structure vous offre une flexibilité totale lors du passage à l'action :
Planification : Vous planifiez l'intervention sur la fiche du Syndic (le lieu réel des travaux).
Facturation : Lors de la création de la facture, InterFast vous demandera si vous souhaitez facturer le Syndic (le propriétaire) ou l'Agence (le gestionnaire).
IV. Facturer intelligemment grâce aux Relations
Une fois les travaux terminés, InterFast automatise le choix du payeur.
Une fois l'intervention terminée et le rapport signé par le locataire sur l'Application Mobile , ouvrez la fiche de l'intervention sur l'App Web.
Lorsque vous passez à la facturation de cette intervention en cliquant sur le bouton "Actions" en haut à droite de votre fiche d'intervention ; InterFast vous propose de choisir à quel client facturer. Vous pouvez sélectionner soit le client où vous avez effectué l’intervention (ici M.DUPONT) soit à un de ses relations (Ici FONCIA qui est son gestionnaire).
Cela vous permet de facturer précisément la bonne entité, même si l’intervention a eu lieu chez un locataire ou un sous-traitant. Sur la facture, l’adresse de l’intervention reste celle du lieu où vous avez travaillé, mais la facture sera bien adressée au propriétaire choisi.
Résultat : La facture est adressée à l'agence, mais l'adresse de l'intervention et l'historique technique restent liés au bon site.
Note de fin : Vous maîtrisez maintenant la gestion triangulaire. Pour les gestionnaires d'immeubles, n'oubliez pas d'activer le Portail Client pour leur permettre de télécharger leurs factures en autonomie.
V. Questions Fréquentes
Je souhaite créer la relation une fois l'intervention terminée
Je souhaite créer la relation une fois l'intervention terminée
Vous pouvez tout à fait créer une relation une fois l'intervention terminée lors de l'étape de facturation la pop-up proposera de créer la relation lors de la facturation.