💡 Gérez de gros parcs d'équipements pour un même donneur d'ordre, sans vous perdre. La Maintenance avancée vous permet d'organiser un parc en sites, adresses, emplacements et équipements, puis de planifier et de facturer l'ensemble dans un contrat. Cet article vous aide à savoir si elle correspond à votre activité et vous présente les 4 étapes pour la mettre en place.
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🔓 Activation par le support. Les sites, les emplacements et la grille tarifaire de maintenance ne sont pas actifs par défaut, même avec le plan Business. Demandez leur activation à l'équipe Care depuis la bulle de discussion en bas à gauche.
I. À qui s'adresse la Maintenance avancée ?
A. Les situations concernées
Vous entretenez beaucoup d'équipements sur un même ensemble pour un seul donneur d'ordre : un bailleur social, un syndic, un gestionnaire de résidences. Vous devez suivre chaque logement, chaque entrée, chaque chaudière ou caisson VMC, et facturer l'ensemble dans un contrat.
La grille tarifaire et les modes de facturation Parc d'équipements et Quantités contractuelles concernent les maintenances rattachées à un site ; les autres maintenances sont facturées en Forfait.
B. Maintenance avancée ou Relations ?
⚠️ Vous n'êtes pas dans ce cas ? Si votre besoin est seulement « celui qui paie n'est pas celui chez qui j'interviens » (propriétaire, agence, syndic), les Relations suffisent. C'est le cas de la très grande majorité des clients. Voir le Guide complet : Propriétaires, Syndics, Agences.
Votre situation | La bonne approche |
Le payeur n'est pas l'occupant | Relations |
1 client payeur, des dizaines de points d'intervention au même endroit (un site avec des logements, des parties communes…) | Maintenance avancée |
II. Comment InterFast organise un parc : 4 niveaux
A. Les 4 niveaux
Client (le donneur d'ordre) → Site (la résidence, le groupe d'immeubles) → Adresse (chaque bâtiment ou numéro de rue) → Emplacement (le logement, l'entrée, la chaufferie, les parties communes) → Équipement (la chaudière, le caisson VMC, la PAC).
B. Ce que porte chaque niveau
Le site regroupe plusieurs adresses. Il est optionnel, mais c'est lui qui permet de planifier et de facturer « tout le site » d'un coup. Il se crée depuis la fiche du client (« Ajouter un site »).
L'adresse se rattache au site. Le nom du bâtiment se met dans le complément d'adresse (par exemple « Bâtiment A »). C'est depuis la page d'une adresse que l'on crée ses emplacements.
L'emplacement porte les informations propres à un logement ou à un local. Il se crée avec une simple désignation, et c'est depuis lui que l'on ajoute ses équipements.
Chaque équipement porte un type (par exemple « Chaudière gaz »). Le type sert à deux choses : le rapport d'intervention et le tarif de maintenance.
III. Lexique
A. Sites et facturation
Maintenance de site : une maintenance posée sur « Tout le site » : elle couvre tous les équipements du site.
Contrat de maintenance : il regroupe des maintenances d'un même client sous une même politique de facturation (mode de facturation, calendrier, regroupement des factures). Un client peut avoir plusieurs contrats (par agence, par lot…), chacun avec sa propre grille tarifaire.
Mode de facturation : la façon dont le montant du contrat est calculé ; il s'applique à toutes les maintenances du contrat. Trois modes : Forfait (les lignes de facturation sont configurées sur chaque maintenance rattachée, le contrat agrège les montants), Parc d'équipements (l'inventaire à facturer est déterminé automatiquement à partir des équipements du site, regroupés par type, puis la grille tarifaire du contrat est appliquée) et Quantités contractuelles (vous définissez vous-même le nombre d'équipements par type, indépendamment du parc réel du site, puis la grille tarifaire est appliquée).
B. P2 et P3
P2 : Entretien préventif : le forfait paie les visites d'entretien prévues au contrat (main-d'œuvre, déplacement, contrôles, nettoyage) et les petites fournitures. Les pièces à remplacer ne sont pas couvertes : elles se facturent en plus, sur devis. Le prix est un P2 par type d'équipement multiplié par la quantité du site, réparti selon la périodicité de facturation.
P3 : Garantie totale : le forfait paie aussi le remplacement des pièces et du matériel usé ou en panne, qu'il y ait des pannes ou non. C'est un deuxième prix par type d'équipement, qui s'ajoute au P2 : une maintenance en Garantie totale (P3) est facturée avec le P2 plus le P3 de chaque équipement.
💡 Exemple : un site avec 3 chaudières (P2 15 €, P3 40 €) et 1 PAC (P2 60 €, P3 100 €) donne 105 € HT par an en Entretien préventif (P2) et 325 € HT par an en Garantie totale (P3), soit 3 × (15 + 40) + (60 + 100).
IV. Deux cas réels
A. Un bailleur social
Plusieurs bailleurs, des centaines de sites, des milliers de logements. Client = le contrat du bailleur. Site = la résidence. Adresses = les bâtiments. Emplacements = les logements, plus un emplacement « Parties communes » par adresse.
Le contrat vient du DPGF du bailleur : un tarif P2 ou P3 par type d'équipement. Facturation en Parc d'équipements : le contrat se calcule à partir des équipements présents.
Le volume est impossible à saisir à la main : tout a été importé (voir l'étape 1).
B. Un spécialiste VMC pour des résidences gérées par syndic
Client = la résidence. Le syndic = une relation, désignée comme payeur. Emplacements = les entrées de la résidence (nombre de logements, étages, code d'entrée).
Site = uniquement là où la VMC gaz se fait en plusieurs passages (voir l'étape 3). Une maintenance par contrat existant, sans rien fusionner : on reprend ce que le client connaît.
💡 À retenir : les deux cas n'utilisent pas les mêmes briques. On choisit la structure selon la façon dont le client travaille et facture, pas l'inverse.
V. Le parcours en 4 étapes
Préparer l'import des Sites, Emplacements et Équipements : la donnée d'abord.
Paramétrer le mode de facturation et la facturation automatique : Forfait, Parc d'équipements ou Quantités contractuelles.
Planifier une maintenance de site à plusieurs passages.
Extraire les interventions d'un client en Excel ou PDF : le compte rendu au donneur d'ordre (article « Exporter mes interventions »).
En résumé
La Maintenance avancée s'adresse aux professionnels qui entretiennent de gros parcs pour un même donneur d'ordre. Vous organisez le parc en sites, adresses, emplacements et équipements, puis vous le planifiez et le facturez dans un contrat.
Si votre besoin se limite à un payeur différent de l'occupant, les Relations suffisent.
Pour la mettre en place, suivez les 4 étapes : préparer vos données, paramétrer la facturation, planifier les passages, puis extraire vos interventions.