ℹ️ Pourquoi c’est important ?
La Maintenance avancée vous permet de gérer un contrat de maintenance à partir de l’ensemble des équipements d’un site : chaque type d’équipement a ses tarifs P2 / P3, et le montant du contrat se calcule à partir du parc.
👉 Dans cet article, découvrez comment configurer et gérer un contrat au parc d’équipements, de la préparation des équipements à la modification des tarifs.
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📚 À lire avant de commencer : consultez notre article Maintenance avancée : Présentation pour comprendre le fonctionnement général, les modes de facturation et les notions P2/P3.
I. Préparer les équipements de votre site
Avant de créer une maintenance au parc d’équipements, commencez par vérifier que les équipements concernés sont bien enregistrés sur le site du client.
Depuis la fiche client, rendez-vous dans la liste de ses sites, puis ouvrez le site concerné.
Dans la section Équipements, vous pouvez consulter les équipements déjà associés au site ou en ajouter de nouveaux.
Pour chaque équipement, vérifiez notamment que le type d’équipement est renseigné.
A. Pourquoi renseigner un type d’équipement ?
Le type d’équipement permet de regrouper les équipements d'une même catégorie et d'appliquer les tarifs de maintenance correspondants.
Par exemple :
Chaudière à gaz
Génie climatique / PAC
etc.
Un même site peut donc contenir plusieurs équipements appartenant à différents types.
⚠️ À savoir : pour qu’un équipement soit correctement pris en compte dans le parc, son type d’équipement doit être renseigné.
II. Configurer les tarifs du type d’équipement
Depuis les paramètres des types d’équipements, vous pouvez définir les tarifs de maintenance associés à chaque type.
Lors de la création ou de la modification d’un type d’équipement, ouvrez la section Tarifs maintenance.
Vous pouvez renseigner les tarifs de maintenance associés à chaque type d’équipement :
Entretien préventif (P2)
Garantie totale (P3)
TVA maintenance
Les tarifs P2 et P3 correspondent aux prix HT annuels de ce type d’équipement.
Lorsque le P3 est activé, son montant s’ajoute à celui du P2. Le montant total annuel comprend donc les deux prestations.
Exemple : pour une chaudière à gaz avec un tarif P2 de 200 € HT et un tarif P3 de 400 € HT, le montant annuel total est de 600 € HT, hors TVA.
⚠️ Attention : les tarifs renseignés dans la section « Tarifs maintenance » des types d’équipement ne sont pas automatiquement repris dans la grille tarifaire du contrat. Vous devez saisir manuellement les prix HT pour chaque ligne de la grille.
III. Créer une maintenance sur le site
Une fois vos équipements correctement configurés, rendez-vous dans Maintenance, puis cliquez sur Nouvelle maintenance.
A. Sélectionner le client et le site
Commencez par sélectionner le client concerné.
Dans le champ Adresse, sélectionnez ensuite le site sur lequel porte la maintenance.
Les sites concernés apparaissent avec la mention « Tout le site ».
Lorsque vous sélectionnez un site complet, InterFast affiche un encart Maintenance de site.
Celui-ci indique que les visites de cette maintenance pourront être automatiquement converties en interventions distinctes, selon le niveau de détail configuré sur votre site.
Vous pouvez ensuite sélectionner le contact et poursuivre la création de la maintenance.
B. Configurer le contrat au parc d’équipements
Lors de la configuration de la maintenance, rendez-vous à l'étape Contrat.
Dans le mode de facturation, vous pouvez sélectionner :
Forfait
Parc d’équipements
Quantités contractuelles
Parc d'équipements : ce mode permet de calculer les montants du contrat à partir des équipements présents sur le site et des tarifs qui leur sont associés.
C. Ajouter une ligne dans la grille tarifaire
Sélectionnez le mode de facturation Parc d’équipements, ajoutez une ligne, puis sélectionnez le type d’équipement concerné.
Vous pouvez ensuite définir le tarif appliqué à ce type d’équipement pour le contrat.
Exemple de grille tarifaire : les montants ci-dessous sont des exemples à saisir manuellement dans le contrat. Ils ne sont pas automatiquement repris depuis les paramètres des types d’équipements.
Type d’équipement | P2 | P3 |
Chaudière à gaz | 200 € HT | 400 € HT |
Génie climatique / PAC | 300 € HT | 500 € HT |
La grille permet ainsi d'associer les équipements du site aux tarifs correspondant à leur type.
Exemple : pour une chaudière à gaz, le tarif P2 est de 200 € HT et le tarif P3 de 400 € HT.
En P2, deux chaudières représentent un total de 400 € HT.
En P3, les tarifs P2 et P3 s’additionnent. Pour deux chaudières, le montant total est donc de 1 200 € HT.
D. Définir les autres paramètres du contrat
Comme pour un contrat de maintenance classique, vous pouvez également définir :
la fréquence de facturation
la date de début
la date de fin, qui reste optionnelle
Vous pouvez ainsi configurer le fonctionnement du contrat tout en conservant les paramètres habituels de facturation.
IV. Consulter le parc d’équipements dans la maintenance
Une fois la maintenance créée, le parc d’équipements apparaît directement dans le contrat.
Les équipements sont regroupés par type d’équipement afin de vous permettre de visualiser rapidement la composition du parc.
Pour chaque type, vous pouvez notamment retrouver :
le nombre d’équipements
le tarif P2 HT
le total HT
le total TTC
InterFast utilise ainsi les équipements présents sur le site et les tarifs définis dans la grille pour calculer les montants associés au parc.
Exemple
Si votre site contient plusieurs équipements répartis entre plusieurs types, InterFast les regroupe dans le parc et affiche les quantités et montants correspondants.
Vous disposez ainsi d’une vue synthétique du contrat et de sa facturation.
V. Modifier les tarifs du parc après la création
Les tarifs ne sont pas figés après la création de la maintenance.
Si vous devez modifier le tarif appliqué à un équipement, cliquez sur votre maintenance ensuite "ouvrir" et en haut à droit cliquez sur "modifier". Ensuit rendez-vous dans la rubrique Facturation et dans le contrat cliquez sur l'icône oeil pour visualiser le contrat. En suite cliquez sur "modifier" pour modifier le contrat avec le part d'équipements.
Vous pouvez alors modifier les tarifs du parc, notamment les montants P2 et P3.
Cette possibilité permet d’ajuster les conditions tarifaires du contrat sans avoir à recréer la maintenance.
💡Bon à savoir : Les tarifs définis sur le type ne sont pas repris automatiquement dans le contrat : le tarif appliqué est celui saisi dans la grille tarifaire, et il peut ensuite être ajusté depuis le Parc d’équipements.
Si vous souhaitez directement changer les valeurs des P2 et P3, il faudra aller dans Facturation > Contrat > Modifier, puis modifier les valeurs.
VI. Points à vérifier avant de créer votre contrat
Avant de créer une maintenance au parc d’équipements, vérifiez que :
le site concerné existe bien
les équipements sont correctement associés au site
chaque équipement possède un type d’équipement associé à un rapport
les types utilisés sont présents dans la grille tarifaire du contrat, avec leurs tarifs P2 / P3 saisis manuellement.
Ces éléments permettent à InterFast d’identifier correctement les équipements concernés et de calculer les montants du parc.
En résumé
La Maintenance avancée vous permet de gérer un contrat de maintenance à partir de l’ensemble des équipements présents sur un site.
Le fonctionnement repose sur quatre étapes :
1. Préparer les équipements du site
Vérifiez que chaque équipement est associé au bon site et possède un type d’équipement renseigné.
2. Configurer les tarifs de maintenance
Définissez les tarifs P2, P3 et la TVA dans les paramètres des types d’équipements.
3. Créer le contrat de maintenance
Dans Maintenance, cliquez sur Nouvelle maintenance, sélectionnez le client et son site avec la mention « Tout le site », puis choisissez le mode de facturation Parc d’équipements à l’étape Contrat. Ajoutez les types d’équipements concernés et renseignez manuellement leurs tarifs dans la grille tarifaire.
4. Consulter et ajuster le parc
Une fois la maintenance créée, consultez les équipements regroupés par type, leurs quantités et les montants associés. Vous pouvez également ajuster les tarifs du contrat si nécessaire.
Cette organisation permet de centraliser le suivi des équipements d’un site et de gérer la facturation de leur maintenance depuis un même contrat.
VII. Questions fréquentes (FAQ)
1. Pourquoi mon équipement n’apparaît-il pas correctement dans le parc ?
1. Pourquoi mon équipement n’apparaît-il pas correctement dans le parc ?
Vérifiez que l’équipement est bien associé au site et qu’un type d’équipement lui a été attribué.
Vous pouvez voir vos types d'équipement directement dans « Mon entreprise », « Paramètres », puis « Équipements ».
Vous pouvez également y créer votre type d'équipement et l'associer à un rapport.
2. Pourquoi dois-je renseigner un type d’équipement ?
2. Pourquoi dois-je renseigner un type d’équipement ?
Le type permet à InterFast de regrouper les équipements et de leur associer les tarifs de maintenance correspondants.
3. Puis-je modifier un tarif après avoir créé la maintenance ?
3. Puis-je modifier un tarif après avoir créé la maintenance ?
Oui. Depuis Facturation → Contrat de maintenance → Modifier, vous pouvez modifier les tarifs appliqués au contrat.
4. Pourquoi le montant du parc ne correspond-il pas à ce que j’attendais ?
4. Pourquoi le montant du parc ne correspond-il pas à ce que j’attendais ?
Vérifiez le nombre d’équipements, leur type d’équipement et les tarifs définis dans la grille tarifaire du contrat.