💡 Cet article vous guide pas à pas dans la préparation de vos fichiers pour intégrer vos sites, emplacements et équipements dans InterFast.
Une préparation rigoureuse est essentielle : si les données sources contiennent des erreurs, vos contrats et votre facturation en pâtiront (un équipement sans type ne sera pas facturé, un site en double le sera deux fois).
Les données de départ proviennent généralement de votre donneur d'ordre (bailleur, syndic) sous forme de listes de patrimoine ou de DPGF. Votre objectif est de structurer ces éléments dans un format propre et validé avant de lancer l'import dans InterFast.
Voici l'article qui présente la maintenance avancée.
💡 Disponible avec votre abonnement ? La maintenance avancée fait partie du plan Business.
Starter — ❌ non inclus
Pro — ❌ non inclus
Business — ✅ inclus
👉 Pour vérifier ou changer votre plan : rendez-vous dans Mon Abonnement.
🔓 Activation par le support. Les sites, les emplacements et la grille tarifaire de maintenance ne sont pas actifs par défaut, même avec le plan Business. Demandez leur activation à l'équipe Care depuis la bulle de discussion en bas à gauche.
I. Ce qu'il faut demander au donneur d'ordre
Pour constituer votre matrice d'import, rassemblez les éléments suivants auprès de votre client :
La liste du patrimoine : sites, adresses, logements ou entrées, avec un identifiant unique par site.
La liste des équipements : pour chaque équipement, son emplacement, sa nature (chaudière, VMC…), sa marque, son modèle et son n° de série si connu.
Le contrat (DPGF ou grille tarifaire) : le prix P2 et/ou P3 par type d'équipement, la périodicité ainsi que les dates d'échéance.
II. Les règles d'une donnée propre
Pour éviter les erreurs lors de la création ou de la facturation des contrats, appliquez ces règles de gestion :
1 site = 1 identifiant unique : le couple nom du site + adresse ne doit jamais apparaître deux fois.
Rattachement strict : chaque équipement doit être rattaché à un emplacement existant.
Typage obligatoire : chaque équipement a un type qui existe au préalable dans InterFast.
Règle P2 / P3 (Cumul) : le prix du P3 s'ajoute au prix du P2. Une maintenance couverte en Garantie totale (P3) est facturée avec le P2 auquel s'ajoute le P3 de chaque équipement (ex. Prestation P2 = 105 € HT + Prestation P3 = 325 € HT).
III. Configurer InterFast avant l'import
Avant de charger des fichiers ou de créer vos éléments, préparez votre environnement dans l'application :
Faire activer les fonctionnalités par le support : Si ce n'est pas déjà fait ou disponible, demandez l'activation des Sites et emplacements. Une fois activés, la liste des adresses d'une nouvelle maintenance proposera automatiquement « Nom de la résidence (Tout le site) » en tête de groupe.
Créer les types d'équipement :
Rendez-vous dans Mon entreprise → Paramètres → Équipements puis cliquez sur Ajouter.
Renseignez le libellé, la description, le type de rapport associé (pour garantir le bon formulaire en intervention), les techniciens habilités et la durée de visite par défaut.
Optionnel : Si la grille tarifaire est activée, complétez la section Tarifs maintenance (P2 HT, P3 HT par équipement et par an, taux de TVA).
Configurer les propriétés personnalisées :
Rendez-vous dans Mon entreprise → Paramètres → Propriétés personnalisées pour ajouter des champs utiles au niveau emplacement (ex. occupant, n° de logement, code d'entrée).
Note : Les champs « Nature du fluide R- » et « Quantité de fluide (Kg) » sont des propriétés système natives et non modifiables.
IV. La matrice d'import
Les données sont rassemblées dans une matrice : un tableau structuré où chaque ligne décrit un équipement et son cheminement complet.
Site | Adresse | Emplacement | Équipement | Type | Propriétés |
Résidence Les Tilleuls | 12 rue des Lilas | Logt 104 | Chaudière Saunier Duval | Chaudière gaz | Occupant : M. X |
Résidence Les Tilleuls | 12 rue des Lilas | Parties communes | Caisson VMC | VMC collective |
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💡 Télécharger le modèle d'import :
[ Cliquez ici pour télécharger le fichier type d'import pour les sites, emplacements et équipement ]
Alternative : Création manuelle pas à pas dans l'interface
Si vous préférez ajouter vos données à la main depuis l'application web :
Créer un Site : Depuis la fiche client, cliquez sur le bouton Ajouter un site dans le bloc Adresses > Sites.
Créer une Adresse : Depuis la page du site, cliquez sur le bouton + à côté d'« Adresses ». Renseignez le site, l'adresse, le code postal, la ville et le pays (indiquez le nom du bâtiment dans le champ Complément d'adresse).
Créer un Emplacement : Depuis la page d'une adresse, allez dans l'onglet Emplacements puis cliquez sur Ajouter un emplacement (champ Désignation) ou sur le bouton Importer pour charger un lot d'emplacements.
Créer un Équipement : Depuis la page d'un emplacement, cliquez sur Nouvel équipement. Saisissez son nom, type, marque, modèle, n° de série et propriétés.
💡 Astuce : Vous pouvez également utiliser le pré-remplissage par IA en photographiant la plaque signalétique :
V. Qui fait l'import ?
L'import de vos fichiers de parc (Sites, Emplacements et Équipements) est entièrement réalisé par notre équipe d’intégrateurs. Ce travail est effectué dans le cadre d'un forfait d'intégration chiffré selon le volume et la qualité de vos données.
👉 Comment procéder pour votre import :
Option 1 (Prendre RDV directement) : Réservez un audit d'intégration en ligne via notre lien de prise de rendez-vous avec un intégrateur. Préparez au préalable les fichiers fournis par votre donneur d'ordre, l'audit se fera directement sur la base de vos documents.
Option 2 (Via le support) : Contactez l'équipe Care depuis la bulle de chat en bas à gauche de votre écran. Votre demande sera immédiatement transmise à l'équipe des intégrateurs qui prendra le relais.
ℹ️ Note : L'import en masse des données n'est pas réalisable en libre-service par vos soins directement dans l'application. Une fois votre matrice d'import complétée, nos intégrateurs procèdent à l'injection de vos données dans votre compte.
VI - Questions fréquentes (FAQ)
1- Puis-je importer des équipements sans leur associer de type ?
1- Puis-je importer des équipements sans leur associer de type ?
Techniquement oui, mais ces équipements ne pourront pas être facturés en mode Parc et ne généreront pas le bon type de rapport d'intervention sur le terrain. Il est fortement recommandé d'associer un type à chaque équipement avant la mise en route.
2- Le donneur d'ordre n'a pas d'identifiant unique de site, que faire ?
2- Le donneur d'ordre n'a pas d'identifiant unique de site, que faire ?
Construisez-en un avec lui avant de lancer l'import (par exemple : la combinaison du code postal et du nom de la résidence). Cet identifiant doit rester stable dans le temps pour faciliter les futures mises à jour.
3- Comment fonctionne le cumul des tarifs P2 et P3 ?
3- Comment fonctionne le cumul des tarifs P2 et P3 ?
Le tarif P3 ne remplace pas le P2, il s'y ajoute. Dans une formule d'entretien complète, le coût global facturé correspond au montant P2 (maintenance préventive) additionné au montant P3 (garantie totale / renouvellement) renseignés sur l'équipement.