ℹ️ Choisissez le mode de facturation adapté à votre contrat de maintenance et configurez les paramètres nécessaires à la facturation automatique.
La Maintenance avancée propose trois modes de facturation : Forfait, Parc d’équipements et Quantités contractuelles.
Découvrez leur fonctionnement, les paramètres à renseigner et les vérifications à effectuer avant de facturer votre contrat.
💡 Disponible avec votre abonnement ? L'accès à la Maintenance avancée est réservé au plan Business.
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I. Choisir et paramétrer un mode de facturation
A. Comparer les trois modes
Le mode de facturation détermine la manière dont le montant du contrat est calculé. Il s’applique aux maintenances rattachées au contrat.
Mode de facturation | Fonctionnement | Paramétrage du montant |
Forfait | Le contrat regroupe les montants des lignes de facturation configurées sur chaque maintenance rattachée. | Configurez les lignes de facturation dans chaque maintenance. |
Parc d’équipements | Le montant est calculé à partir des équipements présents sur le site, regroupés par type, et des tarifs définis dans le contrat. | Renseignez manuellement les prix HT dans la grille tarifaire du contrat, pour chaque type d’équipement et prestation concernée. |
Quantités contractuelles | Vous définissez les quantités d’équipements à facturer par type, indépendamment du parc réel du site. | Définissez les quantités contractuelles et les tarifs correspondants. |
Choisissez le mode qui correspond aux conditions prévues dans votre contrat avec le donneur d’ordre.
B. Vérifier l’activation de la Maintenance avancée
La Maintenance avancée est réservée à l’abonnement Business.
Ses fonctionnalités doivent être activées sur votre compte pour utiliser les modes de facturation avancés.
Pour vérifier ou changer votre abonnement, rendez-vous dans Mon Abonnement.
Les fonctionnalités nécessaires comprennent les sites, les emplacements et la grille tarifaire de maintenance. Si elles ne sont pas disponibles, contactez l’équipe Care depuis la bulle de discussion en bas à gauche pour demander leur activation.
Avant de créer votre contrat, préparez vos données : les sites doivent être structurés et les équipements correctement associés à leur emplacement et à leur type.
C. Sélectionner le mode de facturation
Dans le module Maintenance, cliquez sur Nouvelle maintenance.
Sélectionnez le client et l’adresse concernée. Pour une maintenance portant sur un site complet, sélectionnez le site indiqué par la mention Tout le site.
À l’étape Contrat, cliquez sur Nouveau contrat.
Dans le champ Mode de facturation, sélectionnez Forfait, Parc d’équipements ou Quantités contractuelles.
Si les modes de facturation ne sont pas proposés, vérifiez que les fonctionnalités nécessaires sont activées sur votre compte.
D. Comprendre les tarifs P2 et P3
Les tarifs de maintenance distinguent deux types de prestations :
Entretien préventif (P2) : correspond à la prestation d’entretien prévue au contrat.
Garantie totale (P3) : correspond à une prestation incluant également la prise en charge des pièces et du matériel, selon les conditions du contrat.
En mode Parc d’équipements, le tarif P3 s’ajoute au tarif P2 : il ne le remplace pas.
Exemple : pour un équipement dont le tarif annuel est de 15 € HT en P2 et de 40 € HT en P3, une prestation en Garantie totale représente 55 € HT par an pour cet équipement.
Les prix HT doivent être saisis manuellement dans la grille tarifaire du contrat, même si des tarifs P2 et P3 sont déjà renseignés dans les paramètres du type d’équipement.
Pour découvrir le paramétrage détaillé du mode Parc d’équipements, consultez l’article Configurer et gérer un contrat au parc d’équipements.
II. Paramétrer la facturation automatique
A. Définir les paramètres du contrat
Lors de la création du contrat, renseignez les paramètres de facturation nécessaires :
Fréquence de facturation
Date de début
Date de fin, si nécessaire.
Ces paramètres définissent le calendrier de facturation du contrat.
B. Choisir le regroupement des factures
Le contrat permet de choisir le regroupement des factures :
Une facture globale
Par maintenance.
Choisissez l’option adaptée aux modalités convenues avec votre donneur d’ordre.
C. Vérifier le payeur
Si le payeur est un syndic ou un bailleur plutôt que l’occupant, renseignez-le dans l’onglet Facturation de la fiche client.
Vérifiez cette information avant la génération des factures afin qu’elles soient établies au nom du bon payeur.
D. Contrôler les premières factures
Les factures générées automatiquement sont créées en brouillon. Vérifiez les premières factures avant de les envoyer.
Contrôlez notamment :
Le payeur
Le montant calculé
La fréquence de facturation
Le regroupement des factures
E. Comprendre la différence entre un contrat P2 et un contrat P3
En contrat P2, seuls les tarifs P2 sont comptabilisés. En contrat P3, les tarifs P2 et P3 s’additionnent pour les équipements concernés.
Prenons l’exemple d’un parc composé d’une chaudière à gaz et de deux équipements Génie climatique / PAC :
Contrat P2 : le montant total est de 90,00 € TTC.
Contrat P3 : le montant total est de 282,00 € TTC.
⚠️ Le passage en P3 entraîne donc une augmentation de 192,00 € TTC sur le montant total affiché pour ce parc.
F. Ajouter un parc d’équipements après la création de la maintenance
Vous pouvez ajouter un parc d’équipements même après la création de la maintenance.
Pour cela, retournez dans le contrat de facturation associé à la maintenance, puis modifiez-le pour sélectionner le mode de facturation Parc d’équipements et renseigner les paramètres nécessaires.
IV. Questions fréquentes
1. Pourquoi les modes de facturation ne sont-ils pas disponibles ?
1. Pourquoi les modes de facturation ne sont-ils pas disponibles ?
Les fonctionnalités nécessaires ne sont peut-être pas activées sur votre compte.
Contactez l’équipe Care pour demander l’activation des sites, des emplacements et de la grille tarifaire de maintenance.
2. Les tarifs P2 et P3 des types d’équipement sont-ils repris automatiquement dans le contrat ?
2. Les tarifs P2 et P3 des types d’équipement sont-ils repris automatiquement dans le contrat ?
Non. En mode Parc d’équipements, les prix HT doivent être saisis manuellement dans la grille tarifaire du contrat, même si les tarifs sont déjà renseignés dans les paramètres des types d’équipement.
Consultez Configurer et gérer un contrat au parc d’équipements pour découvrir les étapes détaillées.
3. Pourquoi le montant facturé ne correspond-il pas au montant attendu ?
3. Pourquoi le montant facturé ne correspond-il pas au montant attendu ?
Vérifiez le mode de facturation, les quantités prises en compte, les tarifs renseignés et le payeur.
En mode Parc d’équipements, assurez-vous également que chaque équipement possède un type et que les types concernés figurent dans la grille tarifaire du contrat.
ℹ️ Pour aller plus loin
Pour comprendre l’organisation des sites et des équipements, consultez Maintenance avancée : Présentation.
Pour préparer vos données, consultez le guide de préparation des sites, emplacements et équipements.
Pour le détail du mode Parc d’équipements, consultez Configurer et gérer un contrat au parc d’équipements.
En cas de difficulté, contactez l’équipe Care InterFast depuis la bulle de discussion.