🗓️ Gérez vos congés et absences au même endroit. Le workflow de validation des absences centralise les demandes entre vos équipes terrain et le bureau : plus de demandes par SMS, par e-mail ou sur papier. Chaque demande est validée par un responsable avant d’apparaître au planning.

🔓 Activation par le support. Cette fonctionnalité nécessite une demande préalable auprès de notre équipe Care, via le tchat en ligne disponible en bas à gauche de votre application.

💡Disponible avec votre abonnement ? Le workflow de validation des absences fait partie des plans Pro et Business.

Starter — ❌ non inclus

Pro — ✅ inclus

Business — ✅ inclus

👉 Pour vérifier ou changer votre plan : rendez-vous dans Mon Abonnement.

I. Fonctionnement du workflow

A. Présentation et prérequis

Fini les demandes de congés envoyées par SMS, e-mails ou écrits sur un bout de papier au bureau ! Le workflow de validation centralise l'ensemble des absences entre l'application mobile de vos techniciens sur le terrain et votre interface Web au bureau.

Un suivi clair et maîtrisé : une fois la fonctionnalité activée par notre équipe support, les absences saisies sur le terrain ne sont plus validées automatiquement.

Elles passent en statut En attente et doivent être approuvées par un responsable avant d'être confirmées au planning.

B. Rôles et permissions

Demandeurs soumis à validation :
- Sur mobile : Commerciaux, Techniciens, Techniciens+, Stagiaires/Alternants.
- Sur le Web : Commerciaux
  Note : les Sous-traitants et les invités du portail client n’ont pas accès à ce module.
Validateurs (Web) : seuls les utilisateurs ayant la main sur la validation des feuilles de temps (Propriétaire, Administrateur, Manager, Assistant) peuvent approuver ou refuser une demande.

⚠️ Bon à savoir : si un Propriétaire, Administrateur, Manager ou Assistant saisit une absence depuis l'application Web (pour lui-même ou pour un autre utilisateur), elle est validée d'office sans passer par l'étape en attente.
👉 Pour en savoir plus : retrouvez le détail de chaque rôle et de ses droits dans Comprendre les Rôles utilisateurs.

C. Soumettre et suivre une demande (Côté Collaborateur)

Le parcours de saisie s'adapte selon l'outil utilisé par le collaborateur :

Depuis l'application mobile (Techniciens, Commerciaux, Stagiaires/Alternants):
- Créer une demande : Trois chemins possibles :
  - "+" > Demander une absence ;
  - Menu > Absences > Nouvelle demande ;
  - Profil > Mes absences > Nouvelle demande.
- Retrouver ses demandes : le collaborateur retrouve l'ensemble de ses demandes directement dans Menu > Absences de l'application mobile.

Depuis l'interface Web (Commerciaux) :
- Créer une demande : rendez-vous sur le Calendrier et cliquez sur "+ Planifier" > Absence
- Retrouver ses demandes : n'ayant pas accès au menu L'équipe, le commercial retrouve et suit le statut de ses demandes directement depuis son Calendrier (affichage de l'absence en attente ou validée sur sa ligne/planning).
  - Orange = En attente
  - Bleu = Validé

Formulaire de saisie (Web & Mobile) :

Type d'absence : Congés payés, RTT, Congé maladie, Congé maternité, Congé paternité, Congé sans solde, Accident de travail, Formation, École, Décès, Mariage, PACS, Absence injustifiée, Autre.... (Si vous choisissez "Autre", la saisie d'un motif est obligatoire).
Justificatif : possibilité d'ajouter une photo ou un document PDF (arrêt de travail, justificatif) directement depuis l'appareil photo du mobile ou les fichiers de votre ordinateur.
Période : sélection de la plage de dates ou d'une demi-journée (Matin / Après-midi).

Suivi en direct : la demande passe directement au statut En attente. Le collaborateur soumis à validation peut suivre son avancée dans sa liste et l'annuler à tout moment, y compris après sa validation.

D. Traiter une demande et consulter l'historique (Côté validateur)

Notification d'alerte : Chaque nouvelle demande génère une notification sur le panneau d'administration Web des validateurs (Propriétaire, Administrateur, Manager, Assistant).
Vérification : Le validateur dispose de deux moyens pour accéder à la demande et la vérifier (dates, motif, prévisualisation du justificatif PDF ou photo si nécessaire) :
1. Accès direct : en cliquant directement sur la notification reçue dans le panneau des notifications.
2. Accès global : en se rendant dans L'équipe ➔ Absences (onglet En attente) pour traiter les demandes regroupées.
Validation ou Refus :
- Valider : Un clic sur le bouton bleu Valider confirme l'absence.
- Refuser : Un clic sur Refuser ouvre une fenêtre exigeant la saisie obligatoire d'un motif de refus.

Notification de retour : Le demandeur est notifié de la décision : notification push sur son smartphone et, pour un commercial, aussi dans son panneau de notifications (avec le motif en cas de refus).

Historique : L'ensemble des demandes traitées (Validées, Refusées, Annulées) est conservé et filtrable dans L'équipe ➔ Absences ➔ Historique.

E. Impacts automatiques dans InterFast

Sur le Calendrier / Planning :
- Une demande En attente s'affiche en orange (visible uniquement par le demandeur et les validateurs).
- Une demande Validée passe en bleu, devient visible par l'ensemble de l'équipe. Elle sert de repère visuel clair sur le planning pour indiquer l'indisponibilité du collaborateur et éviter d'y programmer des interventions par inadvertance
Sur les Feuilles de temps : Dès sa validation, l'absence est automatiquement reportée sur la feuille de temps du collaborateur pour simplifier la préparation de la paie.

👉 Pour en savoir plus : découvrez comment suivre et valider les heures de vos équipes dans Utiliser les Feuilles de temps (App Web).

En résumé

Une fois le workflow activé par notre équipe Care, les absences saisies par les techniciens, commerciaux et stagiaires/alternants passent au statut En attente.
Les validateurs (Propriétaire, Administrateur, Manager, Assistant) acceptent ou refusent la demande depuis la notification ou depuis L’équipe > Absences ; un refus nécessite un motif.
Une absence validée apparaît en bleu au planning et se reporte sur la feuille de temps.
Le demandeur est notifié de chaque décision et peut annuler sa demande à tout moment.

II. Questions fréquentes (FAQ)

1. Qui reçoit une alerte lors d'une nouvelle demande d'absence ?

Tous les utilisateurs au bureau disposant du rôle Propriétaire, Administrateur, Manager ou Assistant reçoivent une alerte dans leur panneau de notifications sur l'interface Web. Dès que la décision est prise, le collaborateur concerné reçoit automatiquement une notification (une notification push sur son smartphone et, pour un commercial, aussi dans son panneau de notifications).

2. Un commercial peut-il valider ses propres absences?

Non. Le rôle Commercial n'a pas accès au menu L'équipe ➔ Absences et reste soumis au workflow de validation. Toute demande saisie par un commercial (depuis son application mobile ou depuis son Calendrier Web) passe au statut En attente et doit être approuvée par un validateur (Propriétaire, Administrateur, Manager ou Assistant).

3. Les sous-traitants peuvent-ils déposer des congés sur l'application ?

Non. Ce module n’est pas disponible pour le rôle Sous-traitant.

4. Que se passe-t-il si une absence validée est finalement annulée ?

Si une absence est annulée (par le collaborateur ou le validateur), le bloc bleu d'indisponibilité est automatiquement retiré du planning et les heures d'absence correspondantes sont réajustées sur la feuille de temps.

5. Une absence validée empêche-t-elle techniquement d'assigner une intervention à cette date ?

Non. L'absence validée s'affiche en bleu sur le planning et sert de repère visuel clair pour avertir les planificateurs de l'indisponibilité du collaborateur. Cependant, InterFast ne bloque pas techniquement la création d'interventions : vous gardez la main pour planifier une intervention par-dessus en cas d'urgence ou de besoin exceptionnel.

Workflow de demande et de validation des absences