ℹ️ Vous souhaitez qu’InterFast vous propose automatiquement les meilleurs créneaux pour planifier vos visites de maintenance ?
Configurez les équipements associés à la maintenance, les techniciens habilités et leurs horaires de travail. InterFast pourra alors rechercher les disponibilités et vous proposer les créneaux les plus adaptés.
I. Détail des étapes
A. Faire activer la fonctionnalité bêta
La suggestion automatique de créneaux est une fonctionnalité en bêta. Elle n’est pas activée par défaut sur tous les comptes.
Contactez notre support pour demander son activation.
Une fois activée, le mode « Créneau proposé » apparaît lors de la planification d’une visite de maintenance.
B. Associer des équipements à la maintenance
InterFast utilise les équipements associés à la maintenance pour déterminer les compétences nécessaires et calculer la durée de la visite.
Ouvrez la fiche du client dans CRM > Équipements.
Créez ou sélectionnez l’équipement concerné.
Attribuez-lui un type d’équipement : chaudière gaz, pompe à chaleur air-eau, climatisation, etc.
Ouvrez la fiche de maintenance.
Ajoutez l’équipement dans le champ « Équipement associé ».
Répétez l'opération pour chaque équipement concerné par la maintenance.
⚠️ Sans équipement associé et typé, InterFast ne dispose pas des informations nécessaires pour déterminer les compétences et la durée de la visite.
C. Configurer les types d’équipements
Définissez les techniciens habilités et la durée de visite pour chaque type d’équipement.
Rendez-vous dans Mon entreprise > Paramètres > Interventions > Équipements.
Dans la liste « Types d'équipements », cliquez sur le crayon du type concerné.
Renseignez les techniciens habilités à intervenir. (Vous pouvez en sélectionner plusieurs).
Indiquez la durée de visite par défaut, en minutes.
Cliquez sur « Sauvegarder ».
Le tableau affiche ensuite les techniciens habilités et la durée définie pour chaque type.
Comprendre le calcul de la durée
InterFast prend en compte la durée définie pour chaque équipement associé à la maintenance.
Les durées sont additionnées pour calculer la durée de la visite.
Exemple :
Équipement 1 : 150 minutes.
Équipement 2 : 70 minutes.
Durée totale : 220 minutes, soit 3 h 40.
Si aucune durée n'est renseignée ou si elle est égale à 0, InterFast utilise une durée par défaut de 60 minutes par équipement.
Indiquez la durée réelle de l'intervention sur place, sans inclure le trajet. InterFast calcule lui-même une marge de déplacement avant et après la visite.
Comprendre les compétences non configurées
Si aucun technicien n'est habilité sur les types d'équipements concernés, InterFast considère que tous les techniciens peuvent intervenir.
Les créneaux proposés affichent alors la mention « Compétences non configurées ».
En revanche, si des techniciens sont définis sur certains types d'équipements, l'équipe proposée doit couvrir les compétences nécessaires pour l'ensemble des équipements associés.
D. Renseigner les horaires de travail des techniciens
InterFast vérifie les jours et les plages horaires de travail des techniciens pour déterminer les créneaux disponibles.
Pour les configurer :
Ouvrez la fiche utilisateur du technicien.
Rendez-vous dans la section « Feuilles de temps ».
Cliquez sur « Modifier ».
Renseignez ses jours travaillés et ses plages horaires.
Exemple :
Matin : 8 h – 12 h.
Après-midi : 13 h 30 – 17 h 30.
Respect des plages horaires
La visite doit tenir entièrement dans une seule plage horaire, marge de déplacement comprise.
Une visite ne peut donc pas commencer le matin et se terminer sur la plage de l'après-midi.
ℹ️ Si aucun horaire n'est renseigné, InterFast applique les horaires par défaut suivants :
Du lundi au vendredi.
De 7 h à 11 h et de 12 h à 16 h.
Comprendre la marge de déplacement
InterFast réserve du temps avant et après la visite pour tenir compte du trajet des techniciens.
La marge est estimée à partir de la distance à vol d'oiseau entre l'adresse de départ du technicien et le site de l'intervention, sur la base d'une vitesse de 50 km/h.
Pour une distance inférieure à 5 km, aucune marge de déplacement n'est ajoutée par défaut.
Au-delà, InterFast ajoute une marge avant et après la visite.
Si l'adresse de départ ou celle du site ne peut pas être géolocalisée, une marge fixe de 30 minutes est appliquée avant et après la visite.
Le seuil de distance de 5 km est configurable dans les paramètres de réservation des visites.
⚠️ Une visite de 4 heures ne peut pas tenir dans une plage de travail de 4 heures si une marge de déplacement doit être ajoutée. InterFast ne proposera donc pas ce créneau.
Si la durée renseignée est incorrecte, corrigez-la dans le type d'équipement. Si elle correspond à la réalité, adaptez les horaires de travail ou utilisez la planification manuelle.
Ne réduisez pas artificiellement la durée pour faire apparaître des créneaux : la visite risquerait d'être planifiée trop courte.
E. Tenir à jour le calendrier et les absences
InterFast prend en compte les indisponibilités enregistrées dans son calendrier pour calculer les créneaux.
Les éléments suivants peuvent bloquer les disponibilités :
Les interventions déjà planifiées.
Les rendez-vous.
Les visites de maintenance.
Les tâches.
Les absences.
Les absences sont prises en compte même lorsque le suivi des feuilles de temps est désactivé. Une absence sur une demi-journée bloque uniquement cette demi-journée. Une absence sur une journée complète bloque toute la journée.
Les interventions archivées ne bloquent pas les disponibilités.
💡 Pensez donc à renseigner les congés et les absences dans le module Calendrier, et à maintenir votre planning à jour dans InterFast.
F. Planifier une visite avec le mode « Créneau proposé »
Une fois les réglages effectués, vous pouvez utiliser la suggestion automatique.
Ouvrez la fiche de maintenance.
Rendez-vous dans l'onglet « Calendrier ».
Cliquez sur la visite à planifier.
Sélectionnez le mode « Créneau proposé ».
InterFast recherche les disponibilités autour de la date prévisionnelle de la visite.
Vous pouvez modifier la date de référence dans le champ « Autour du ».
InterFast recherche les créneaux disponibles dans une période qui dépend de la date choisie, de la date du jour et de la période de maintenance active.
G. Lire et sélectionner les créneaux proposés
InterFast affiche :
Les 3 meilleurs créneaux, avec un maximum d'un créneau par jour.
Une liste chronologique des autres créneaux disponibles.
La timeline des techniciens concernés par les propositions.
Le premier créneau recommandé est présélectionné.
Les propositions privilégient notamment la plus petite équipe capable de couvrir les compétences nécessaires, le technicien référent de la maintenance, les trajets réduits et les temps morts limités dans la journée.
Vous pouvez ensuite :
Conserver le créneau présélectionné.
Sélectionner une autre proposition dans la liste.
Ajuster manuellement le créneau depuis la timeline.
Si vous modifiez la timeline, InterFast recalcule les propositions et passe en sélection manuelle.
⚠️ Si vous déplacez une intervention existante depuis la timeline, son horaire est réellement modifié dans le calendrier, même si vous abandonnez ensuite la planification de la visite. Ce déplacement permet de modifier son horaire, mais pas de l'affecter à un autre technicien. Les visites de maintenance groupées ne peuvent pas être déplacées de cette manière.
Avant de confirmer, vérifiez le récapitulatif du titre, du créneau, de la durée et de l'équipe sélectionnée.
Puis cliquez sur « Terminer ».
ℹ️ Rappel : une visite ne peut être planifiée que pendant la période active de la maintenance.
H. Utiliser la planification manuelle
Si aucun créneau automatique ne convient, vous pouvez toujours choisir « Planification manuelle ».
L'absence de proposition automatique ne signifie pas qu'un technicien ne peut pas réaliser l'intervention. Les techniciens restent accessibles dans les choix de planification manuelle.
Vous pouvez ainsi organiser la visite vous-même, même lorsqu'InterFast ne trouve aucun créneau correspondant à ses critères.
En Résumé :
La suggestion automatique vous aide à planifier vos visites de maintenance en tenant compte des équipements, des compétences des techniciens, de leurs horaires, des absences et des déplacements.
Pour obtenir des propositions pertinentes, vérifiez régulièrement la configuration des types d'équipements et la mise à jour des plannings.
Pour aller plus loin, consultez également les articles :
ℹ️ Si vous rencontrez toujours un blocage après ces vérifications, contactez notre support Care pour obtenir de l'aide.
II. Questions fréquentes
1. Pourquoi le mode « Créneau proposé » n'apparaît-il pas ?
1. Pourquoi le mode « Créneau proposé » n'apparaît-il pas ?
La fonctionnalité est en bêta et n'est pas activée par défaut sur tous les comptes.
Contactez le support InterFast pour demander son activation.
2. Pourquoi aucun créneau n'est-il proposé ?
2. Pourquoi aucun créneau n'est-il proposé ?
Aucun créneau ne répond à l'ensemble des contraintes de la visite. Cela peut notamment venir :
D'un équipement absent ou sans type.
De compétences qui ne permettent pas de constituer une équipe adaptée.
D'une durée de visite trop importante par rapport aux plages horaires.
D'une marge de déplacement qui empêche la visite de tenir dans une plage.
D'une absence ou d'un événement déjà planifié.
D'une date située en dehors de la période de maintenance active.
Solution :Vérifiez dans cet ordre :
Que la maintenance comporte bien les équipements concernés.
Que chaque équipement possède un type.
Que les types d'équipements disposent des compétences et des durées nécessaires.
Que les techniciens concernés ont des horaires de travail renseignés.
Que la durée de visite, marge de déplacement comprise, tient dans une seule plage horaire.
Que les techniciens ne sont pas absents ou déjà occupés.
Vous pouvez également modifier la date dans le champ « Autour du », ou utiliser la « Planification manuelle ».
3. Que signifie la mention « Compétences non configurées » ?
3. Que signifie la mention « Compétences non configurées » ?
Pourquoi ?
Aucun technicien n'est habilité sur les types d'équipements concernés. InterFast considère alors que tous les techniciens peuvent intervenir.
Solution :
Rendez-vous dans Mon entreprise > Paramètres > Interventions > Équipements, puis renseignez les techniciens habilités pour chaque type d'équipement.
4. Pourquoi InterFast propose-t-il des techniciens qui ne sont pas concernés par l'équipement ?
4. Pourquoi InterFast propose-t-il des techniciens qui ne sont pas concernés par l'équipement ?
Lorsque aucune habilitation n'est configurée sur les équipements de la maintenance, InterFast considère que tous les techniciens peuvent intervenir.
Renseignez les techniciens habilités dans la configuration de chaque type d'équipement.
5. Quels horaires InterFast utilise-t-il si aucun horaire de travail n'est renseigné ?
5. Quels horaires InterFast utilise-t-il si aucun horaire de travail n'est renseigné ?
InterFast applique des horaires par défaut lorsqu'aucune plage horaire n'est configurée.
Les horaires appliqués sont du lundi au vendredi, de 7 h à 11 h et de 12 h à 16 h.
Pour utiliser d'autres horaires, renseignez les jours et les plages de travail dans la fiche utilisateur, section « Feuilles de temps ».
6. Que faire si aucun créneau automatique ne convient ?
6. Que faire si aucun créneau automatique ne convient ?
Les propositions automatiques respectent les compétences, les horaires, les disponibilités et les contraintes de déplacement. Il est donc possible qu'aucun créneau ne corresponde à ces critères.
Choisissez « Planification manuelle » pour sélectionner vous-même les techniciens et organiser la visite. Un technicien peut rester sélectionnable même si aucun créneau automatique ne lui est proposé.