🔔Le module Calendrier est un outil central d’InterFast : il vous permet de planifier, visualiser et gérer efficacement toutes vos activités quotidiennes — interventions, rendez-vous, absences, et plus encore. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour bien comprendre son fonctionnement et tirer pleinement parti de ses fonctionnalités.
I. Les différentes vues du calendrier
A. L'onglet Calendrier
L’onglet "Calendrier" vous permet de consulter tous les événements à venir sous forme de calendrier. Dans cette vue, vous pouvez choisir d’afficher le calendrier par mois, par semaine ou par jour, selon vos besoins.
Il est également possible de naviguer entre les mois grâce aux flèches situées de part et d’autre du mois en cours.
Enfin, le bouton "Aujourd’hui" vous permet de revenir rapidement à la date du jour, notamment si vous avez navigué vers un autre mois.
B. L'onglet Liste
L’onglet "Liste" vous permet de visualiser l’ensemble des événements à venir sous forme de tableau, selon vos préférences d’affichage.
Dans cette vue, les éléments du calendrier sont présentés sous forme de liste, avec plusieurs colonnes fournissant les informations suivantes :
Le client
Le nom du client
La référence
Le nombre d'interventions
Le mot de rendez-vous
Le type d’intervention
Le titre de l’intervention
Le statut
La durée
La date
La colonne "Durée" ou "Date" s’adapte en fonction de l’état de l’intervention : à planifier ou déjà planifiée.
Vous pouvez également voir les intervenants associés ainsi que le niveau d’importance de l’intervention, qu’elle soit normale ou urgente.
C. L'onglet Carte
Dans l’onglet "Carte", vous retrouvez la liste de toutes les interventions et maintenances à planifier.
Chaque intervention est associée à un intervenant, et vous pouvez filtrer l’affichage en fonction de l’intervenant sélectionné. Il est également possible de naviguer entre les jours à l’aide des flèches situées de part et d’autre de la date.
Vous pouvez afficher les interventions planifiées pour une journée précise en la sélectionnant dans le calendrier. Cela vous permet de suivre l’avancement de chacune d’elles. En cliquant sur une intervention, vous êtes dirigé vers son emplacement sur la carte, basé sur l’adresse renseignée. Vous avez également la possibilité d’ouvrir la fiche complète de l’intervention en cliquant sur « Voir la fiche ».
Pour les maintenances, il suffit de cliquer sur l’encart correspondant puis sur « Voir les détails » pour consulter les informations associées. Si plusieurs maintenances sont à planifier, un filtre par client vous permet d’afficher uniquement celles liées à un client spécifique.
Détail d'une maintenance :
Choisir d'afficher des maintenances par client :
Deux modes d’affichage sont disponibles : une vue globale de la journée (incluant interventions et maintenances) ou un affichage ciblé. Vous pouvez choisir d’afficher uniquement les interventions ou uniquement les maintenances.
Vue par journée :
Vues globales :
D. L'onglet Timeline
L’onglet "Timeline" vous permet de consulter tous les événements passés et à venir sous forme de frise chronologique.
Dans cette vue Timeline, l'affichage est organisé en deux colonnes.
La colonne centrale présente le calendrier, que vous pouvez afficher en vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. La date du jour est mise en avant, et vous pouvez naviguer entre les dates à l’aide des flèches précédentes et suivantes. Il est aussi possible de cliquer sur le lien "Aujourd’hui" pour revenir à la date actuelle lorsque vous naviguez à travers les jours.
À droite, dans la seconde colonne, vous trouverez la liste de tous les événements à planifier. Vous pouvez filtrer cette liste par type d’intervention ou par statut, avec des statuts personnalisés que vous avez définis dans vos paramètres.
De plus, dans l’affichage central du calendrier, vous pouvez voir la répartition des rôles, incluant les intervenants, propriétaires, administrateurs, techniciens, stagiaires, alternants, etc. En bas de l’affichage, une catégorie "Non affectée" regroupe toutes les interventions qui n’ont pas encore été attribuées à un collaborateur.
Il vous sera également très facile de placer les événements "À planifier" sur la Timeline ou de déplacer simplement ceux déjà existants en les maintenant et en les glissant sur la bonne date, horaire et sur le bon intervenant.
Si l'évènement n'est affecté à aucun intervenant, il faudra le placer tout en bas sur "Non affectées".
Paramètres du calendrier pour l'ajout de statuts personnalisés :
Vidéo tutoriel de comment placer et modifier un évènement dans la Timeline :
E. L'onglet À planifier
L’onglet "À planifier" vous permet de consulter l’ensemble des événements à planifier.
II. Les filtres du calendrier
Dans le calendrier, plusieurs filtres sont à votre disposition pour affiner l’affichage selon vos besoins. Vous pouvez effectuer une recherche par titre ou numéro d’intervention, mais aussi filtrer par client, type d’intervention ou intervenant.
Il est également possible de filtrer par statut (ex. : à facturer, à planifier, terminé…), par type d’événement (rendez-vous, intervention nécessitant un devis, etc.), ou encore d’afficher uniquement les interventions archivées.
Et si besoin, un simple clic permet de réinitialiser tous les filtres pour revenir à une vue complète.
ℹ️ Pour cette section, nous allons conserver la vue en liste afin d’appliquer nos filtres.
A. Par recherche
Vous pouvez ici effectuer une recherche d’intervention en saisissant son titre ou son numéro.
B. Par client
Cette section vous permet de filtrer vos interventions en fonction du client choisi.
C. Par type
Les interventions s’afficheront en fonction du type d’intervention sélectionné.
D. Par intervenant
Cette section vous permet de filtrer les interventions en fonction de l’intervenant assigné.
E. Archivées
En cliquant sur “Archivées”, vous verrez apparaître l’ensemble des interventions qui ont été archivées.
F. Par statut
Le bouton "Statut" vous permet de filtrer vos interventions en fonction de leur état (En retard, À venir, Aujourd'hui ou Terminée).
G. Rendez-vous
Cette section vous permet de sélectionner uniquement vos rendez-vous.
H. Prévoir un devis
Cette section vous permet d’identifier les interventions nécessitant un devis qui n’a pas encore été établi.
I. À facturer
Ce filtre vous permet de repérer les interventions qui n'ont pas encore été facturées, qu'il s'agisse d'interventions liées à un chantier ou de rendez-vous non facturables, comme les visites préalables à l'établissement d’un devis.
J. Réinitialiser
Le bouton “Réinitialiser” permet de remettre à zéro tous les filtres sélectionnés.
Le module Calendrier offre une vue d'ensemble claire et intuitive de vos événements à venir, vous permettant de mieux organiser et suivre vos interventions. Que ce soit à travers les vues Liste, Calendrier, Timeline ou Cartes, chaque option de filtrage et d'affichage vous aide à personnaliser votre gestion des tâches en fonction de vos besoins spécifiques. En maîtrisant ces fonctionnalités, vous optimisez la planification et le suivi de vos activités, contribuant ainsi à une gestion plus efficace et fluide de votre emploi du temps. 🚀
À découvrir également : Pour approfondir vos connaissances sur le module Calendrier, consultez nos articles complémentaires qui détaillent des fonctionnalités spécifiques :
Cela vous permettra de tirer le meilleur parti de cet outil et d'optimiser encore davantage votre organisation !
III. Questions et Problèmes Fréquents
1. Je vois le nom du client sur le planning, mais je préférerais voir le titre de l'intervention (ex: "Chantier cuisine"). Est-ce possible ?
1. Je vois le nom du client sur le planning, mais je préférerais voir le titre de l'intervention (ex: "Chantier cuisine"). Est-ce possible ?
Oui, c'est une option de personnalisation.
• Allez dans Mon entreprise > Paramètres > Calendrier.
• Activez l'option "Afficher le titre de l'évènement" puis cliquez sur Sauvegarder.
• Important : Vous devez rafraîchir votre page web pour que l'affichage bascule du nom du Client vers le titre de l'intervention.
2. Puis-je planifier une seule intervention qui dure plusieurs jours (ex: du lundi au mercredi) ?
2. Puis-je planifier une seule intervention qui dure plusieurs jours (ex: du lundi au mercredi) ?
Dans InterFast, la logique est : 1 jour = 1 intervention. Cela permet de suivre précisément les heures et les rapports quotidiens. Vous ne pouvez pas étirer un bloc sur plusieurs jours.
En revanche, lors de la création de l'intervention, cliquez sur le champ date et sélectionnez plusieurs jours (lundi, mardi, mercredi). Le logiciel créera automatiquement une série d'interventions liées (une par jour) que vous pourrez gérer individuellement.
3. Comment voir l'emploi du temps de toute mon équipe en un coup d'œil ?
3. Comment voir l'emploi du temps de toute mon équipe en un coup d'œil ?
L'affichage "Calendrier" classique superpose parfois les événements. Pour une gestion d'équipe, privilégiez la vue Timeline.
• Cliquez sur l'onglet Timeline en haut du calendrier.
• Vous verrez une frise chronologique avec une ligne par intervenant, idéale pour visualiser les disponibilités et la répartition de la charge de travail.
4. Puis-je changer la couleur des événements pour différencier mes techniciens ?
4. Puis-je changer la couleur des événements pour différencier mes techniciens ?
Non, les couleurs sur le calendrier sont fonctionnelles et automatiques : elles indiquent le statut d'avancement (ex: Bleu = Planifiée, Vert = Terminée, Rouge = En retard/Urgent).
Astuce : Pour ajouter des nuances visuelles (ex: "En attente de pièces"), vous pouvez créer des Statuts personnalisés dans les paramètres du Calendrier. Cela ajoutera une pastille de couleur spécifique sur l'événement.
5. Comment faire apparaître mes rendez-vous Google ou Outlook dans InterFast ?
5. Comment faire apparaître mes rendez-vous Google ou Outlook dans InterFast ?
Vous devez utiliser la synchronisation iCal.
• Allez dans Mon Profil.
• Dans la section "Synchronisation de calendriers", collez le lien iCal (lien secret/privé) fourni par votre agenda Google ou Outlook.
• Vos événements externes apparaîtront en lecture seule dans InterFast pour éviter les conflits de planning.
6. Je ne trouve pas le bouton pour poser des "Absences".
6. Je ne trouve pas le bouton pour poser des "Absences".
Si l'onglet "Absence" n'apparaît pas quand vous cliquez sur "Planifier", c'est que le module est désactivé.
• Allez dans Mon entreprise > Paramètres > Calendrier.
• Cochez la case Activer la gestion des absences et sauvegardez. L'option sera alors disponible pour déclarer congés et maladies.
7. Je ne vois pas toutes mes interventions de la journée, certaines sont masquées par un bouton "+2".
7. Je ne vois pas toutes mes interventions de la journée, certaines sont masquées par un bouton "+2".
C'est un réglage de densité d'affichage.
• Allez dans Paramètres > Calendrier.
• Augmentez le chiffre dans l'option "Modifier le nombre d'évènements" (nombre d'interventions visibles par date) pour tout afficher sans avoir besoin de cliquer