Dans les entreprises du bâtiment, la maintenance regroupe toutes les actions préventives et correctives mises en place pour garantir le bon fonctionnement, la sécurité et la longévité des installations, équipements et structures.

Cela comprend les réparations, les contrôles réguliers, ainsi que toutes les interventions nécessaires pour que les éléments du bâtiment restent en parfait état au fil du temps.

En somme, la maintenance a pour objectif d’anticiper les problèmes et d’intervenir rapidement en cas de dysfonctionnement.

1) Depuis le menu principal d’InterFast, rendez-vous dans l’onglet Maintenance.
Vous y trouverez un calendrier mensuel interactif avec navigation droite/gauche, ainsi que plusieurs filtres utiles :

Sur le tableau d'affichage, vous avez la possibilité de filtrer rapidement les maintenances à planifier en cliquant sur le bouton "À planifier". Cela vous permet d'afficher uniquement les contrats pour lesquels aucune intervention n’a encore été programmée.

En complément des filtres classiques ; comme la recherche par mot-clé, les plages de dates, le client, l’intervenant ou encore l’équipement ; vous pouvez également utiliser des propriétés personnalisées pour affiner l’affichage. Par exemple, dans cette vue, une propriété comme "fréquence recommandée" a été ajoutée pour mieux organiser les maintenances selon vos besoins spécifiques.

Cliquez sur "Nouvelle maintenance" pour créer un contrat ou une simple ligne de suivi et d’y renseigner les éléments requis.

Lors de la création d’un contrat de maintenance, vous commencez par sélectionner le client concerné, puis vous choisissez les équipements à entretenir, comme une climatisation, une chaudière ou tout autre matériel. Vous indiquez ensuite une date de début et, si nécessaire, une date de fin. Enfin, vous définissez la fréquence des visites à prévoir : annuelle, semestrielle ou selon un autre rythme adapté aux besoins de votre client.

Lorsque vous créez un contrat de maintenance, commencez par indiquer le nombre de visites prévues par an (1, 2, etc.). InterFast s’occupe alors de générer automatiquement les blocs de visites à programmer selon cette fréquence. Si vous ne définissez pas de date de fin pour votre contrat, les blocs de visites se renouvelleront automatiquement chaque année, vous permettant ainsi de suivre facilement les interventions à venir.

La force de l'automatisme InterFast réside dans sa capacité à s'adapter à votre contrat, que vous facturiez au forfait ou au passage.
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Une fois l'option "Activer la facturation automatique" cochée, vous devez définir le déclencheur dans le champ "Quand générer la facture ?" :

Lorsque vous activez la facturation automatique dans le tableau des maintenances, deux situations peuvent se présenter.

Dans un premier temps, si la facturation vient tout juste d’être activée, un encadré à bordure verte avec un fond orange s’affiche. Cela signifie qu’une facture sera prochainement générée pour la période concernée.
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Par sécurité, InterFast génère toujours les factures automatiques au statut Brouillon. Elles ne sont jamais envoyées directement au client. Cela vous permet de les vérifier, d'ajuster un tarif ou d'ajouter une fourniture de dernière minute avant de les finaliser.

Ensuite, une fois la facture émise, le bloc devient entièrement vert, avec une bordure et un fond de la même couleur. Cela vous permet d’identifier en un coup d’œil les périodes déjà facturées.

Lorsque vous ouvrez une maintenance sur laquelle la facturation automatique vient d’être activée, un encadré orange apparaît pour vous signaler qu’une facture sera bientôt générée pour la période en cours. Cela vous permet de visualiser immédiatement l’état de la facturation.

Le système a besoin d'un cycle technique d'environ 24 heures pour traiter l'activation et générer la première facture. Si vous créez un contrat aujourd'hui pour une échéance demain matin, la facture peut mettre quelques heures à apparaître.

L'automate ne traite que les échéances futures. Si vous configurez aujourd'hui un contrat qui aurait dû commencer le mois dernier, le logiciel ne générera pas les factures passées. Vous devrez les créer manuellement pour régulariser la situation.

Dès que vous cliquez sur le bouton “+”, une fenêtre pop-up s’ouvre avec un calendrier déjà positionné sur la période à planifier. Vous pouvez alors choisir la date souhaitée puis cliquer sur le bouton “Suivant”. 

Les interventions non planifiées sont clairement identifiables grâce à leur couleur rouge, tandis qu’une fois planifiées, elles passent en bleu dans le calendrier.

Après avoir planifié une première visite, il est possible que la zone affiche encore un bouton “+” et reste colorée en rouge. Cela signifie que deux visites sont prévues pour cette période, mais qu'une seule a été planifiée pour l’instant. Vous pouvez alors cliquer à nouveau sur le bouton “+” pour programmer la seconde visite manquante.

Une fois la visite réalisée, elle passe automatiquement en vert, ce qui signifie qu’elle est effectuée. Vous avez la possibilité d’y joindre un rapport d’intervention pour garder toutes les informations importantes centralisées.

💡 Lorsque vous planifiez une maintenance, celle-ci apparaît sur votre calendrier.

Une fois que vous avez planifié une visite de maintenance, vous pouvez la :

InterFast vous permet de visualiser facilement la rentabilité de chacun de vos contrats de maintenance. Vous accédez à un tableau de bord clair qui regroupe les heures passées, les dépenses engagées, ainsi que tous les documents liés au contrat (factures, devis, etc.).

Pour accéder aux informations financières d’un contrat de maintenance, rendez-vous sur le tableau des maintenances, puis cliquez sur la ligne correspondant à la maintenance souhaitée. Une fois la pop-in ouverte, cliquez sur le bouton "Ouvrir" situé en bas à gauche.

Depuis la fiche chantier, vous accédez à une vue d’ensemble complète de la maintenance : toutes les informations clés y sont centralisées, y compris les données financières. Vous y retrouvez notamment le total des heures effectuées par intervenant, les devis et factures liés au chantier, ainsi que l’ensemble des dépenses enregistrées et des documents ajoutés.

Vous pouvez également y retrouver l’historique complet des visites préventives et curatives. Ces indicateurs sont particulièrement utiles pour analyser les performances financières d’un contrat et comparer les efforts fournis avec les revenus générés ; un vrai plus pour les contrats complexes, comme ceux conclus avec des hôtels ou des sites comportant plusieurs équipements.

Vous pouvez par ailleurs suivre les visites curatives, c’est-à-dire des interventions ponctuelles réalisées en dehors du cadre du contrat de maintenance initial. Ces visites peuvent être rattachées manuellement à un dossier de maintenance afin de centraliser toutes les actions effectuées sur un même équipement ou chez un même client.

Cela permet de comptabiliser précisément le temps total passé, même lorsque certaines prestations ne font pas partie des visites préventives prévues au contrat (comme une visite annuelle ou semestrielle). C’est particulièrement utile dans le cas de contrats incluant des déplacements ou des interventions gratuites, ou encore lorsque du chiffre d'affaires a été généré en lien avec la maintenance sans être directement rattaché aux visites programmées.

Ces interventions sont donc planifiées directement depuis le calendrier principal. Pour les rattacher à une maintenance existante, il vous suffit ensuite de cocher la case correspondante dans les paramètres de l’intervention, puis de sélectionner la maintenance concernée dans la liste proposée.

Il est également possible de supprimer une maintenance si nécessaire. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de la maintenance concernée, cliquez sur le bouton Actions situé en haut à droite, puis sélectionnez Supprimer la maintenance.

⚠️ Attention : cette action est définitive et ne peut pas être annulée.

Assurez-vous de votre choix avant de valider.

Le tableau des maintenances intègre la notion de "Visite Prévisionnelle". Il est important de distinguer la période de maintenance (le bloc temporel) de la date précise de la visite.

1. Le calcul de la date : Par défaut, le logiciel calcule automatiquement la date de la prochaine visite prévisionnelle en se basant sur la date de début de la prochaine période.

• Exemple : Pour une maintenance mensuelle débutant le 1er janvier, la visite prévisionnelle suivante sera datée par défaut au 1er février.

2. Modifier la date prévisionnelle : Bien que cette date soit générée automatiquement, vous gardez la main pour l'ajuster selon vos besoins réels :

a. Cliquez sur la ligne de la maintenance concernée pour ouvrir le volet latéral (Off Canvas).

b. Repérez le champ de la prochaine visite prévisionnelle.

c. Cliquez sur le petit crayon et modifiez la date manuellement.

💡 Astuce : Après avoir modifié la date, vous pouvez revenir à la date initiale à tout moment en cliquant sur le bouton prévu à cet effet.

3. Le filtrage par date :  Il est crucial de noter que le sélecteur de dates situé en haut du tableau des maintenances filtre les résultats en fonction des dates de visites (réalisées ou prévisionnelles) et non en fonction des dates de début ou de fin du contrat global.

4. L'affichage "À planifier" : Les dates prévisionnelles deviennent visibles et particulièrement utiles lorsque vous activez le filtre "À planifier". Cela vous permet de visualiser instantanément les échéances à venir pour organiser votre planning.

Le tableau des maintenances d’InterFast a été pensé pour vous offrir une vision claire, structurée et dynamique de tous vos contrats de maintenance. Grâce à ses codes couleurs, ses blocs interactifs et ses indicateurs de rentabilité, vous pilotez efficacement vos visites, vos équipes et votre facturation.

Que vous gériez quelques équipements ou des dizaines de contrats complexes, cet outil vous aide à gagner du temps et à garder le contrôle sur vos engagements. N’hésitez pas à l’explorer régulièrement pour optimiser votre organisation et anticiper les besoins de vos clients.