💡 Pourquoi cet article ? La gestion des interventions récurrentes (entretiens annuels, contrôles périodiques, dépannages sous contrat) est un pilier de rentabilité et de fidélisation pour votre entreprise. Pour éviter les oublis, optimiser les tournées de vos techniciens et planifier sereinement vos visites, InterFast met à votre disposition un module de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) puissant, articulé autour d’un tableau de bord intelligent.

Ce guide vous explique comment activer ce module, structurer vos fiches de maintenance, et maîtriser le tableau des maintenances pour en faire la tour de contrôle de votre activité terrain.

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II. Activer le module et créer une maintenance

Le module de gestion de vos maintenances est optionnel. S'il n'est pas actif sur votre compte, vous devez d'abord l'activer dans vos paramètres généraux.

1. Activer le module GMAO

Sur votre ordinateur (application Web), rendez-vous dans le menu Mon entreprise > Paramètres > Général.
Faites défiler l'écran jusqu'à la section des modules complémentaires.
Cochez la case « GMAO / maintenance ».
Cliquez sur Enregistrer.

Le menu « Maintenance » s’affiche désormais instantanément dans votre barre de navigation latérale gauche !

2. Créer votre première fiche de maintenance

Une fois le module actif, vous pouvez enregistrer une maintenance pour l'un de vos clients. Deux méthodes s'offrent à vous :

Méthode 1 (Depuis la fiche client - Recommandé) :
1. Allez dans le menu CRM > Clients et ouvrez la fiche de votre client.
2. Ouvrez l'onglet Maintenances (situé dans le menu horizontal de la fiche).
3. Cliquez sur le bouton bleu « + Ajouter » en haut à droite.
Méthode 2 (Depuis le tableau général) :
1. Allez dans le menu Maintenance dans votre barre latérale gauche.
2. Cliquez sur le bouton « + Ajouter une maintenance » situé en haut à droite.

III. Structure et paramétrage d'une fiche de maintenance

Une fiche de maintenance est le passeport technique qui régit le suivi d'un ou plusieurs équipements chez un client donné. Elle se distingue du Contrat de maintenance (le document commercial signé) et sert à piloter techniquement les dates, les visites et les interventions.

Voici comment configurer les différents blocs de votre fiche :

1. Informations générales

Client : Le client chez qui a lieu la maintenance, directement issu de votre CRM.
Adresse de réalisation : L'adresse physique où le technicien doit intervenir (peut être différente de l'adresse de facturation du client).
Équipement associé : Le matériel concerné par l'entretien (ex: marque, modèle, numéro de série d'une pompe à chaleur, d'un moteur de portail ou d'une climatisation). Cet équipement doit au préalable être enregistré dans la fiche du client (CRM > Équipements).

Contact (facultatif) : choisissez-le dans la liste, ou cliquez sur « Ajouter un contact » pour en créer un. Ce contact est reporté sur les interventions créées pour cette maintenance : vous n'avez pas à le ressaisir à chaque visite. Vous pouvez le renseigner dès la création de la maintenance, ou plus tard via le bouton « Modifier ».

Une fois ajouté sur la maintenance :

Le contact est visible aussi sur la visite de la maintenance :
Description Vous pouvez renseigner une description lors du paramétrage de la maintenance.

Elle est automatiquement reprise dans l’intervention lors de sa création et s’affiche lors de la visite de maintenance.

Vous pouvez choisir de l’afficher ou non dans le rapport d’intervention. Cette description est fournie à titre informatif.

2. Période de maintenance

Date de début : La date d'entrée en vigueur de la maintenance (ex: 1er janvier).
Date de fin :
- Si la date de fin est laissée vide : La maintenance est à reconduction tacite et se renouvellera automatiquement d'année en année.
- Si une date de fin est saisie (ex: 31/12/2026) : La maintenance prendra fin à cette date et aucune nouvelle période ne se générera pour l'année suivante.
  
  Dans votre fiche, chaque année de maintenance apparaît sous la forme d'une ligne de période bien distincte (période 2026, période 2027, etc.).

3. Nombre de visites

Ce paramètre définit le volume de passages contractuels à réaliser sur l'année.

Nombre de visites : Saisissez le nombre de visites prévues dans la période (ex: 1 pour un entretien, 2 pour deux entretien sur une période de maintenance).
Fréquence : L'entretien annuel (1 visite par an) est la fréquence la plus couramment utilisée. InterFast s'adapte à tous vos besoins en vous permettant de configurer des fréquences semestrielles, trimestrielles ou mensuelles.
Disposition visuelle : L'interface affiche le nombre de visites sous forme de boutons « + » alignés (ex: 1 visite = 1 bouton « + », 2 visites = 2 boutons « + »). Chaque bouton « + » matérialise une visite physique qui devra être planifiée dans votre calendrier.

4. Type d’intervention par défaut

Renseignez ici le Type d'intervention (ex: Entretien chaudière, Maintenance PAC, Contrôle climatisation).

Ce type sera pré-sélectionné automatiquement dès qu'une intervention sera créée depuis cette maintenance, faisant gagner un temps précieux à votre secrétariat.

5. Passages supplémentaires

Ce paramètre détermine le Nombre de passages supplémentaires autorisés sur la période.

La logique : Il s'agit du nombre de déplacements que le technicien peut effectuer sans que cela ne soit facturé au client, par exemple en cas d'absence du client ou d'impossibilité d'accéder aux équipements.
Au-delà de la limite : Une fois le quota de passages supplémentaires épuisé, toute nouvelle tentative de visite avortée sera considérée comme due et facturée au client.
Exemple concret : Vous configurez 2 passages supplémentaires pour un entretien.
- 1er passage : Le technicien se déplace, le client est absent. La visite est marquée non réalisée, non facturée (consomme 1 passage supplémentaire).
- 2e passage : Client à nouveau absent (consomme le 2e passage supplémentaire, quota épuisé).
- 3e passage : Le client est encore absent. Cette fois, la visite est comptabilisée comme effectuée et sera facturée conformément au contrat.

IV. Dompter le Tableau des Maintenances (Vos filtres de suivi)

Une fois vos maintenances paramétrées, le menu « Maintenance » s’ouvre sur un tableau général. C’est la véritable tour de contrôle de votre secrétariat pour piloter le planning des interventions récurrentes.

ℹ️ La fenêtre glissante de 9 mois

Pour éviter d'encombrer inutilement votre espace de travail et de saturer l'affichage, InterFast utilise une logique de fenêtre glissante de 9 mois. Le tableau n'affiche et ne génère que les échéances de visites dont la date prévisionnelle tombe dans les 9 prochains mois. Les échéances plus lointaines restent masquées en arrière-plan et apparaissent au fur et à mesure que le temps avance.

1. Le filtre essentiel : « À planifier »

C'est le bouton le plus important du tableau. En un clic, le filtre « À planifier » isole l'intégralité des visites de maintenance prévues dans la période en cours mais qui n'ont pas encore de date de rendez-vous fixée dans l'agenda.

Méthode de travail recommandée : Chaque début de mois, votre secrétaire active ce filtre, ouvre la fiche de chaque client listé, et l'appelle pour planifier son intervention. Dès que le rendez-vous est fixé dans le calendrier, la ligne disparaît automatiquement du filtre « À planifier ».

2. Les filtres par Propriétés Personnalisées

Pour adapter le tableau de bord à la réalité de vos chantiers, vous pouvez appliquer des filtres basés sur vos Propriétés Personnalisées de Maintenance (configurables dans vos Paramètres).

Secteur géographique : Filtrez vos maintenances par zones (ex: Zone Nord, Zone Sud, Code Postal) pour planifier des campagnes de visites groupées et limiter les temps de trajet de vos techniciens.
Spécificités techniques : Filtrez par type de fluide (ex: R32, R410A pour les climaticiens) ou par marque d'équipement (ex: Atlantic, Daikin) pour affecter uniquement le technicien possédant l'habilitation ou la certification requise.

🔄 Note pratique : Lorsque vous basculez d'une recherche de contrat de maintenance annuelle à un contrat mensuel, pensez à cliquer sur le bouton « Réinitialiser » pour nettoyer vos critères de tri et repartir sur une vue globale et claire de vos fiches de maintenance.

3. Visualiser le volume de maintenances

En haut de votre écran, vous pouvez consulter un compteur indiquant le nombre total de maintenances correspondant à votre affichage de filtre actuel.

Sans filtre : Il affiche la totalité de votre parc de maintenance actif. *

Avec filtres : Si vous triez par « Client » ou par « Période », le compteur se met à jour pour vous indiquer précisément le nombre de contrats concernés par votre recherche.

Cet indicateur est dynamique et s'ajuste en temps réel selon les critères que vous définissez :

V. Planifier les visites dans le calendrier de la maintenance

Pour planifier une visite, ouvrez la fiche de maintenance concernée et rendez-vous sur l'onglet Calendrier (ou Timeline).

⚠️ Attention : Vous ne pouvez positionner un rendez-vous qu'à l'intérieur de la plage de dates de la période de maintenance active.

Exemple : Si votre période de maintenance s'étend du 01/01/2026 au 31/12/2026, InterFast bloquera la planification d'une intervention en décembre 2025 ou en janvier 2027. Veillez à respecter cette cohérence temporelle pour que vos visites s'enregistrent correctement.

A. Le code couleur du suivi

Les indicateurs visuels (les puces ou boutons « + ») sur le calendrier de la maintenance changent de couleur pour indiquer l'avancement de chaque visite :

🔴 Rouge : La visite n'est pas planifiée (aucun rendez-vous fixé dans l'agenda).
🔵 Bleu : La visite est planifiée, l'intervention est créée dans l'agenda mais n'a pas encore été réalisée par le technicien sur le terrain.
🟢 Vert : La visite est réalisée. L'intervention est finalisée sur le terrain et le rapport d'intervention a été complété et signé par le technicien.

⚠️ Mise en garde importante : Ne forcez rarement manuellement l'état d'une visite en « Réalisée » depuis le calendrier web sans qu'une véritable intervention y soit rattachée. Si vous passez manuellement la puce en vert sans passer par la clôture d'une fiche d'intervention, vous perdrez toute la traçabilité technique (pas d'historique d'heures, pas de signature client, pas de rapport PDF généré).

B. Laisser InterFast proposer les créneaux (bêta)

🧪 Fonction en bêta. La suggestion de créneaux n'est pas encore ouverte à tous. Pour l'activer sur votre compte, faites-en la demande à notre support. En échange, nous comptons sur vos retours pour l'améliorer.

Plutôt que d'éplucher les agendas de vos techniciens, vous pouvez laisser InterFast trouver qui peut intervenir et quand. L'application propose la plus petite équipe compétente, au plus près de la date prévisionnelle de la visite, en limitant les trajets et les temps morts dans la journée des techniciens.

1) Préparer vos types d'équipement

Rendez-vous dans Mon entreprise > Paramètres > Interventions > Équipements.

Dans la liste « Types d'équipements », cliquez sur l'icône crayon du type concerné, puis renseignez :

les techniciens habilités à intervenir (vous pouvez en sélectionner plusieurs) ;
la durée de visite par défaut.

Cliquez sur Sauvegarder : le tableau affiche alors, pour chaque type, les techniciens habilités et la durée de visite.

💡 Sans ces informations, InterFast considère que tout le monde peut intervenir et compte 60 minutes par équipement. Les créneaux proposés affichent alors la mention « Compétences non configurées ».

2) Planifier une visite avec un créneau proposé

1. À l'ouverture de la planification d'une visite, quatre modes vous sont proposés : « Créneau proposé », « Planification manuelle », « Laisser le client choisir » (lien de réservation) et « Intervention existante ». Choisissez « Créneau proposé ».

2. InterFast calcule les créneaux autour d'une date visée : par défaut, la date prévisionnelle de la visite. Vous pouvez la modifier dans le champ « Autour du ».

3. InterFast affiche :

les 3 meilleurs créneaux (un par jour au maximum), le premier étant présélectionné ;
la liste chronologique de tous les créneaux ;
la timeline du jour des techniciens concernés.

4. Validez le créneau présélectionné, ou choisissez une autre ligne.

3) Garder la main

Vous pouvez ajuster le créneau dans la timeline, ou même déplacer une intervention existante pour libérer de la place : les créneaux se recalculent aussitôt. Un créneau proposé respecte toujours les horaires de travail, les absences et les évènements déjà planifiés de chaque technicien, avec une marge de trajet avant et après la visite.

VI. Facturation automatique des maintenances

Le bloc « Contrats » situé au bas de la fiche de maintenance vous permet de définir les modalités financières de votre récurrence.

Liaison simplifiée : Vous pouvez lier des lignes de facturation par défaut (ex: Forfait entretien annuel) pour que le système génère automatiquement vos factures d'échéances selon la fréquence choisie (annuelle, mensuelle, trimestrielle, etc.).
🔗 Pour en savoir plus : Cet article traite principalement de la partie opérationnelle et technique (GMAO). Pour comprendre en détail comment paramétrer vos échéanciers, gérer la facturation « à la visite » ou « étalée », consultez notre article complet : Comprendre les Contrats de maintenance

💡 Facturer au nom du payeur (locataire / payeur) : Si l'occupant chez qui a lieu la maintenance n'est pas celui qui règle (ex: locataire d'un appartement géré par une agence immobilière, un propriétaire bailleur ou un syndic), renseignez le Payeur dans l'onglet Facturation de sa fiche client. Toutes les factures de maintenance auto-générées par InterFast partiront alors directement au nom du payeur configuré, sans nécessiter de correction manuelle de votre part.

En résumé

Le module de maintenance (GMAO) d'InterFast transforme le suivi de vos interventions récurrentes en une véritable tour de contrôle.

Activez le module dans Mon entreprise > Paramètres > Général (case « GMAO / maintenance ») — disponible avec les abonnements Pro et Business.
Créez une fiche de maintenance par client/équipement : c'est le passeport technique qui pilote les périodes, les visites et les interventions (à distinguer du contrat commercial signé). Vous y réglez la période (date de fin vide = reconduction tacite), le nombre de visites et leur fréquence, le type d'intervention par défaut et les passages supplémentaires (le « droit à l'erreur » en cas de client absent).
Pilotez depuis le tableau des maintenances : la fenêtre glissante de 9 mois garde l'affichage lisible, le filtre « À planifier » isole en un clic les visites sans rendez-vous, et les filtres par propriétés personnalisées (secteur, fluide, marque) permettent de grouper les tournées.
Planifiez les visites dans le calendrier de la fiche, uniquement à l'intérieur de la période active. Le code couleur suit l'avancement : 🔴 non planifiée, 🔵 planifiée, 🟢 réalisée (rapport signé). Ne forcez jamais le vert manuellement, vous perdriez la traçabilité technique.
Automatisez la facturation via le bloc « Contrats » en bas de fiche, et renseignez le Payeur sur la fiche client pour que les factures partent directement au bon destinataire.
Laissez InterFast proposer les créneaux (bêta) : mode « Créneau proposé », après avoir renseigné techniciens habilités et durée de visite par type d'équipement.

👉 D'autres articles en lien avec les maintenances :

- Comprendre les Contrats de maintenance

- Gérer les Équipements (niveau 2)

- Signer un contrat de maintenance

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VII. Questions et Problèmes Fréquents (FAQ)

1. Le technicien a déplacé l'intervention à une date en dehors de la période. Que se passe-t-il ?

Si une intervention est planifiée à une date située hors de la période de validité de la maintenance, la visite disparaîtra de l'affichage du calendrier interne de la maintenance. L'intervention reste enregistrée dans l'agenda général, mais pour qu'elle se réassocie correctement à votre visite de maintenance, vous devez modifier sa date pour la ramener dans les limites de la période définie.

2. Quelle est la différence entre "Nombre de visites" et "Nombre de passages supplémentaires" ?

Le Nombre de visites représente le travail contractuel à réaliser (les interventions facturées et validées). Les Passages supplémentaires représentent un droit à l'erreur (le nombre de fois où le technicien peut se déplacer et trouver porte close sans facturer de pénalité ou de frais de déplacement au client).

3. Pourquoi certaines interventions ne passent-elles pas au vert (restent bleues) ?

Pour qu'une visite passe en vert, le technicien doit impérativement finaliser l'intervention depuis son application mobile (en complétant le rapport et en le signant). Tant que l'intervention est simplement planifiée ou laissée en état de brouillon, elle restera bleue.

4. Puis-je supprimer un rapport d'intervention déjà finalisé par mon technicien ?

Non, par mesure de sécurité et pour garantir la conformité réglementaire de vos interventions (notamment pour les contrôles d'étanchéité ou les CERFA), un rapport finalisé est verrouillé. Il n'est plus possible de le supprimer ou d'en modifier le contenu. Si une erreur s'est glissée, vous devez créer une intervention corrective.

5. Comment voir tout l'historique d'un équipement précis ?

Ouvrez la fiche de l'équipement concerné (depuis la fiche client CRM). Cliquez sur le bouton Actions > Historique. Vous y retrouverez instantanément la liste chronologique de toutes les interventions et maintenances liées à ce matériel, avec un accès direct à chaque rapport PDF signé.

6. Ma facture auto-générée part au nom du locataire, alors que c'est le propriétaire / l'agence qui paie. Comment corriger ?

Ne modifiez pas la facture à chaque fois : ouvrez la fiche du client où a lieu la maintenance, dépliez l'onglet Facturation, renseignez le Payeur (le propriétaire, l'agence ou le syndic) puis enregistrez.

Les prochaines factures générées automatiquement seront émises directement à son nom.

⚠️ À ne pas confondre avec l'onglet Relations, qui sert au choix manuel du payeur sur une intervention ponctuelle.

7. Je ne vois pas le mode « Créneau proposé » lors de la planification. Pourquoi ?

Cette fonction est en bêta : elle n'est pas activée par défaut. Pour en bénéficier, faites-en la demande à notre support, qui l'activera sur votre compte.

8. InterFast me propose des techniciens qui ne sont pas concernés par cet équipement. Comment l'éviter ?

Renseignez, dans la fiche de chaque type d'équipement, les techniciens habilités et la durée de visite par défaut. Tant que ce n'est pas fait, InterFast considère que tout le monde peut intervenir et compte 60 minutes par équipement.

9. Le contact de ma maintenance est-il repris sur les interventions ?

Oui. Quand vous renseignez un contact sur la maintenance, il apparaît sur les fiches d'intervention de cette maintenance (nom, téléphone et e-mail). Vous pouvez aussi le choisir ou le modifier directement depuis la fiche de l'intervention, avec le bouton « Modifier ».

10. Si je change le contact de la maintenance, les interventions déjà créées sont-elles modifiées ?

Non. Une intervention qui a déjà un contact le conserve. Les prochaines visites que vous planifiez reprennent le nouveau contact. Pour changer le contact d'une intervention existante, cliquez sur « Modifier » dans sa fiche.

Comprendre le tableau des Maintenances