🔔 La planification d’un événement qu’il s’agisse d’une intervention, d’un rendez-vous ou d’une absence, est une étape clé dans InterFast pour assurer le bon déroulement des activités. Une organisation efficace de ces moments permet non seulement de mieux gérer votre emploi du temps, mais aussi de favoriser une bonne coordination entre les équipes.
Dans cet article, nous vous partageons les meilleures pratiques pour une planification réussie, ainsi que quelques conseils utiles pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités disponibles dans InterFast.
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
Nous allons voir comment planifier efficacement un événement directement depuis le calendrier.
La planification via le calendrier est un outil essentiel pour organiser vos activités au quotidien. Que ce soit pour une intervention, un rendez-vous, ou une absence, le calendrier vous offre une vue d’ensemble claire de vos engagements et vous aide à optimiser votre gestion du temps.
Voici les étapes à suivre pour une planification réussie.
II. Planifier une intervention
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton « Planifier » , vous accédez au formulaire de planification d’un événement.
Une fenêtre s’ouvre alors directement dans la page. Depuis cette pop-in, vous pouvez planifier trois types d’événements :
une intervention,
un rendez-vous,
ou une absence.
👉 Dans cette partie, nous allons nous concentrer sur la planification d’une intervention.
Le formulaire se compose de plusieurs champs, dont certains sont obligatoires pour pouvoir créer l’intervention.
Champs obligatoires :
Titre de l’événement
Type d’intervention (choisissez parmi : dépannage, intervention, visite avant-vente, contrat de chantier, endorsement de chantier, etc.)
Client : vous pouvez sélectionner un client existant dans votre base CRM ou en ajouter un nouveau.
Adresse : si le client est déjà enregistré, l’adresse s’affiche automatiquement.
Champs facultatifs :
Description de l’intervention
Référence côté client
Afficher la description dans le rapport (option à cocher/décocher)
Ajouter des pièces jointes : photos, fichiers PDF, etc.
Ajouter un contact secondaire
Lier à un chantier ou une maintenance (ou laisser non lié)
Planifier maintenant ou décocher pour planifier ultérieurement
Intervenant principal et intervenants secondaires (si besoin)
Durée estimée de l’intervention
Une fois tous les champs nécessaires remplis (du moins toutes les informations obligatoires), cliquez sur le bouton « Créer » pour enregistrer et planifier l’intervention.
A. Planifier une intervention sur plusieurs jours
Lors de la création d'une intervention, vous avez la possibilité de la planifier sur plusieurs jours. Pour cela, cliquez sur le champ date de l’intervention, puis sélectionnez les dates souhaitées.
👉 Vous pouvez choisir autant de dates que nécessaire : chaque date sélectionnée s'affichera en bleu, indiquant qu’elle est bien prise en compte.
Une fois toutes les dates sélectionnées, cliquez sur « Créer ».
Le système générera alors autant d'interventions que de dates sélectionnées, chacune correspondant à un jour distinct.
III. Planifier un rendez-vous
Après avoir cliqué sur le bouton "Planifier", accédez à l’onglet "Rendez-vous".
Vous y trouverez le formulaire dédié à la création d’un rendez-vous. Avant de cliquer sur "Créer" veillez à bien renseigner toutes les informations obligatoires, à savoir :
le titre du rendez-vous
la ou les dates concernées (possibilité de planifier sur plusieurs jours en une seule fois, en sélectionnant plusieurs dates)
l’intervenant principal
l’adresse du rendez-vous.
Des champs optionnels sont également disponibles :
une description du rendez-vous
la possibilité d’ajouter un intervenant secondaire
la liaison éventuelle avec un client ou un chantier
l’ajout de fichiers (documents, photos, etc.)
Une fois tous les éléments renseignés, cliquez sur « Créer » pour enregistrer votre rendez-vous.
IV. Planifier une absence
Pour planifier une absence, commencez par cliquer sur le bouton « Planifier », puis accédez à l’onglet « Absence ».
Dans le formulaire, renseignez les informations suivantes :
la date de l’absence (possibilité de planifier sur plusieurs jours en une seule fois, en sélectionnant plusieurs dates)
l’utilisateur concerné
le motif de l’absence
éventuellement, des commentaires (champ facultatif)
Une fois ces éléments saisis, cliquez sur le bouton « Créer » pour enregistrer l’absence.
La planification d’un événement dans InterFast est conçue pour vous faire gagner du temps et vous aider à mieux organiser votre activité. Grâce à une interface claire et intuitive, vous pouvez centraliser toutes vos actions depuis le calendrier et garder une vision d’ensemble sur votre planning.
🔎 N’hésitez pas à consulter les articles complémentaires à la planification des événements comme comment déclarer une absence ou encore comment planifier une intervention à partir d’un devis. 🚀