💡 Cet article explique comment reprendre la main sur vos chantiers (Devis & Facture) démarrés ailleurs. L'objectif est de recréer l'historique commercial et financier dans Interfast pour pouvoir émettre une facture de situation ou de solde sans tout ressaisir manuellement.
Prérequis
Avoir préparé une liste de vos “En cours” clients (Devis accepté & Facture en attente de règlement)
Avoir exporté en PDF le devis initial signé (le marché global).
Avoir exporté en PDF les factures d'acomptes ou de situations déjà émises.
I. Vidéos tutoriel d'Hedi
II. Importer le devis d'origine de l'ancien logiciel
Vous devez d'abord intégrer le devis initial pour qu'Interfast connaisse le montant total des travaux prévus.
Comme sur la vidéo explicative ci-dessus, vous pouvez importer votre ancien devis sur lequel un acompte a été versé, en allant dans la rubrique devis et en cliquant sur "Actions" > "Importer".
Une pop-up s'ouvre et vous invite à up-loader votre fichier PDF.
L'action est en cours de traitement en arrière-plan.
Une nouvelle pop-up s'ouvre pour la dernière étape et nous invite à choisir le client concerné parmi les clients de la base CRM ou si le client n'existe pas, nous pouvons l'ajouter en cliquant sur "Ajouter un client".
Et notre devis a été importé avec succès. L'IA n'étant pas parfaite, nous vous conseillons de prendre l'habitude de vérifier le devis importé (toutes les informations surtout les montants HT et TTC) avant de continuer vers la facturation.
III. Importer la facture d'acompte de l'ancien logiciel
Maintenant, importons ce qui a déjà été facturé pour le déduire du total.
Vous pouvez également importer votre facture d'acompte en allant dans la rubrique facture et en cliquant sur "Actions" > "Importer".
De la même manière que sur l'import du devis, une pop-up s'ouvre et vous invite à up-loader votre fichier PDF et notre facture d'acompte a été importée avec succès. N'oublions pas de vérifier toutes les informations concernant cette facture.
IV. Lier la facture d'acompte au devis importé
C'est l'étape cruciale : dire au logiciel que cette facture "paie" une partie du devis importé en étape 1.
Une fois sur la facture d'acompte, à gauche du récapitulatif, vous pouvez la lier au devis importé en cliquant sur le lien "Lier à un devis".
Un pop-up s'ouvre pour vous inviter à choisir le devis correspondant à cette facture d'acompte. Dans notre exemple, nous n'avons qu'un seul devis importé donc nous le sélectionnons. Si plusieurs devis ont été importés, vous devez sélectionner celui qui est concerné.
Une autre pop-up s'ouvre pour vous informer sur le montant de votre facture (acompte) qui est inférieure au reste à facturer. Et vous devez donc sélectionner le type de facture "acompte" puis cliquer sur "Je confirme".
La liaison s'est faite avec succès.
V. Créer le Chantier et ajouter les dépenses
Pour suivre la rentabilité de ce projet en cours, transformons le devis en chantier.
Depuis le devis importé, cliquez sur Actions > Transformer en chantier.
Une fois sur la fiche Chantier, allez dans l'onglet Dépenses.
Cliquez sur Ajouter une dépense pour importer vos factures fournisseurs déjà payées sur ce dossier.
Pour plus de détails : Ajouter une dépense sur le chantier
VI. Créer la facture de situation ou de solde
Maintenant que la facture d'acompte est liée à votre devis, vous pouvez faire, depuis le devis, la facture de situation ou de solde.
⚠️ Pour facturer votre devis, il doit être au statut "Accepté".
Cliquez sur "Facturer" puis sur "Facture de solde" ou "Facture de situation" en fonction de ce que vous souhaitez faire.
Vous passerez alors sur le module "Factures" avec votre facture de solde au statut "brouillon". Vous devez donc la finaliser.
La facture a donc été créée, vous pouvez donc l'envoyer au client.
Nous arrivons au terme de cet article, qui, je l’espère, vous aidera à faire le lien entre vos factures et devis de votre ancien logiciel et InterFast. 😊