💡 La fiche Fournisseur regroupe toutes les informations essentielles sur vos partenaires d’achat. Elle vous permet de suivre vos contacts, gérer vos approvisionnements et avoir une vision claire des articles fournis. Bien la renseigner facilite vos commandes, optimise la gestion des stocks et vous aide à anticiper vos besoins sur vos chantiers.
Même si le fournisseur n’est pas au cœur de l’activité, une bonne organisation à ce niveau vous fait gagner du temps et évite les erreurs.
I. Contexte
Rendez-vous dans la partie CRM et dans l'onglet "Fournisseurs".
Choisissez ensuite le Fournisseur de votre choix.
II. Colonne latérale de la fiche Fournisseur
Dans cette section, vous retrouverez toutes les informations essentielles concernant le Fournisseur.
Elle comprend notamment :
Les informations d’identification : type d'entreprise, SIRET, Numéro de TVA intra-communautaire, etc.
Les données de suivi : date de création et de mise à jour de la fiche, ainsi que les personnes responsables de ces actions.
Un bouton "Actions", situé à côté du nom du Fournisseur, offre plusieurs options :
Configurer la fiche Fournisseur
Archiver ou supprimer une fiche Fournisseur
Les 3 sections
1. Informations : Détails sur le fournisseur, type d'entreprise, siret, numéro de TVA intra-communautaire et code APE.
2. Informations supplémentaires : Possibilité d’ajouter des informations supplémentaires (ex. : date de début de contrat) sous forme de propriétés personnalisées.
3. Contacts : Possibilité d’ajouter un / des contact avec un numéro de téléphone , adresse email, etc.
III. La partie "Fiche"
Cette section se compose de trois blocs essentiels qui centralisent les informations et interactions avec le Fournisseur.
A. Activités
Ce bloc répertorie tous les échanges avec le Fournisseur : envois d’emails, appels, SMS… Il permet également de consigner une activité, en notant les détails d’un appel, d’un SMS reçu ou d’un email échangé en cliquant sur le bouton "consigner".
Consigner une activité en cliquant sur le bouton "Consigner" :
B. Mémo
Cette partie fonctionne comme un carnet de notes, elle permet d’inscrire des informations importantes à ne pas oublier. Il suffit de cliquer sur le petit crayon en haut à droite, rédiger la note, puis l’enregistrer.
C. Adresses
L’adresse principale du Fournisseur est affichée en haut de cette section et peut être modifiée via l’éditeur (icône crayon).
Il est possible d’ajouter plusieurs adresses secondaires en cliquant sur le bouton "Ajouter une adresse" et de basculer facilement l’une d’elles en adresse principale.
Grâce à ces trois blocs, vous avez une vue d’ensemble claire et organisée des informations du Fournisseur.
IV. La partie "Documents"
Il s’agit d’un espace de stockage permettant d’organiser et d’archiver les documents liés à un Fournisseur. Vous pouvez y conserver toutes les informations importantes pour y revenir ultérieurement ou garder une trace administrative.
Pour l'ajout de votre premier document, cliquez sur le bouton "Ajouter".
Pour ajouter d'autres documents, vous pouvez cliquer sur le bouton « + » à droite de l'encart « Documents », là où vous retrouvez la liste des documents ajoutés.
V. La partie "Interventions"
Dans la partie intervention, vous retrouverez tous les rendez-vous liées au Fournisseur.
Vous pouvez cliquer sur un rendez-vous pour la visualiser. En effet il ne s’agit pas d’interventions physiques chez le fournisseur, mais plutôt de suivi et planification des rendez-vous avec les fournisseurs (ex. pour commandes, livraison, réunions techniques, suivi de matériel).
Vous avez accès à trois modes d'affichage :
Vue liste
Vue calendrier
Vue timeline
Vous pouvez ainsi retrouver vos rendez-vous de la même manière que sur le planning principal, en choisissant l'affichage qui vous convient le mieux.
VI. La partie "Dépenses"
Ici, vous pouvez consulter toutes les dépenses liées au fournisseur sélectionné. Il est également possible de créer de nouvelles dépenses directement depuis cet espace. Vous pouvez aussi visualiser la liste des commandes associées à ce fournisseur.
VII. Questions fréquentes
1- À quoi sert de renseigner un fournisseur si je saisis déjà mes prix d'achat dans mes fiches produits ?
1- À quoi sert de renseigner un fournisseur si je saisis déjà mes prix d'achat dans mes fiches produits ?
Lier un produit à un fournisseur spécifique vous permet de générer des Bons de commande en un clic. Plutôt que de chercher manuellement quel matériel commander chez qui, InterFast regroupe vos besoins par fournisseur, ce qui vous fait gagner un temps précieux lors de vos réapprovisionnements.
2- Puis-je enregistrer plusieurs contacts (ex : le commercial et le service comptable) pour un même fournisseur ?
2- Puis-je enregistrer plusieurs contacts (ex : le commercial et le service comptable) pour un même fournisseur ?
Oui, la fiche fournisseur vous permet de centraliser toutes les coordonnées utiles. Vous pouvez ajouter des notes ou des contacts secondaires afin que toute votre équipe (bureau ou terrain) sache qui contacter en cas de besoin pour un chantier spécifique.
3- Comment voir d'un coup d'œil toutes les factures que je dois à un fournisseur précis ?
3- Comment voir d'un coup d'œil toutes les factures que je dois à un fournisseur précis ?
Depuis la fiche du fournisseur, vous avez accès à un historique complet. Cela vous permet de suivre vos dépenses, de vérifier les factures en attente de paiement et de mieux gérer votre trésorerie en connaissant précisément vos engagements financiers envers chacun de vos partenaires.