💡 Dans cet article, vous allez comprendre dans l'ensemble comment trouver simplement les éléments que vous cherchez. La fiche récapitulative de la facture s'ouvre lorsque vous cliquez sur la facture souhaitée.

I. Vidéo tutoriel d'Hedi

II. Cycle de vie d'une Facture

A. Statut d'une Facture

Le statut d'une facture indique son état de traitement (Brouillon, Finalisée, Envoyée, Payée ou Annulée). En cliquant sur le statut actuel de la facture (voir capture ci-dessous), les différents statuts possibles sont proposés. Pour changer le statut de la facture, il suffit de sélectionner celui désiré.

Les différents statuts possibles d'une facture sont :

Brouillon : la facture est en cours d'édition, elle n'a pas encore de numéro de facture
Finalisée : la facture est prête à être envoyée au client, elle a un numéro unique de facture
Envoyée : la facture a été envoyée au client
Payée : la facture a été intégralement payée (la somme des paiements consignés sur la facture est égal à son montant TTC)
Annulée : la facture a été annulée (lors de l'annulation d'une facture, la création d'un avoir est automatiquement proposée)

B. Auteur d'une Facture

L'Auteur d'une facture est l'utilisateur ayant établi la facture. Par défaut, il s'agit du créateur. Cet utilisateur peut être modifié par la suite en fonction des besoins.

En cliquant sur le nom de l'utilisateur qui a établi la facture , une fenêtre de modification apparaît afin de sélectionner le nouvel auteur :

💡 Pour faire figurer le nom de l'auteur de la facture sur le PDF, allez dans les paramètres de présentation du module Devis / Factures.

C. Section Opérations

💡 La section Opérations d'une facture regroupe les informations liées à la gestion opérationnelle de la facture (chantier ou maintenance).

1. Activité d'une facture

L'activité permet d'associer une facture à une activité métier. Cette information vous permet notamment d'obtenir des statistiques sur chaque activité.

2. Lier la facture à Chantier ou une Maintenance

Depuis la section Opérations, il vous est possible de lier votre facture à un chantier ou une maintenance existante. En liant la facture, les statistiques du chantier ou de la maintenance seront affectées en conséquence.

III. Actions possibles sur la Facture

A. Les différentes actions

En fonction du statut de la facture, différentes actions vous sont proposées :

En cliquant sur ce bouton, vous allez pouvoir :

Dupliquer la facture
L'envoyer par mail (si la date d'échéance est passée, il ne sera pas possible d'envoyer par mail la facture)
De créer un avoir si elle est au statut Payée
De supprimer la facture si elle est au statut Brouillon

B. Joindre et envoyer des documents annexes à la facture

Il est souvent nécessaire d'accompagner vos documents principaux (devis ou factures) de fichiers complémentaires, tels qu'un rapport d'intervention, une plaquette commerciale, des conditions générales de vente (CGV) ou un formulaire CERFA.

Voici la marche à suivre pour ajouter une pièce jointe et vous assurer qu'elle soit bien transmise à votre client lors de l'envoi de l'e-mail :

Étape 1 : Ajouter le document dans les Pièces jointes

Avant de procéder à l'envoi, le document doit être chargé sur la fiche concernée.

Rendez-vous sur la fiche récapitulative de votre document (Devis ou Facture).
Dans la section Pièces jointes (ou Documents), importez votre fichier au format PDF ou image.

💡 Si vous souhaitez envoyer un rapport d'intervention avec une facture, téléchargez d'abord le rapport depuis l'intervention, puis importez-le ici dans la facture.

Étape 2 : Sélectionner la pièce jointe lors de l'envoi

Cliquez sur le bouton d'action Envoyer par e-mail (ou "Envoyer pour signature").
Une fenêtre de rédaction d'e-mail s'ouvre.
⚠️ Étape cruciale : Regardez sous le corps de l'e-mail, dans la partie dédiée aux pièces jointes. Le document principal (le devis ou la facture) est joint par défaut. Vous devez impérativement cocher la case correspondant au document annexe que vous venez d'importer pour qu'il s'ajoute à l'envoi.

Étape 3 : Envoyer

Une fois la case cochée et votre message vérifié, vous n'avez plus qu'à cliquer sur Envoyer. Votre client recevra un seul e-mail contenant l'ensemble des documents sélectionnés

IV. Paiements consignés

À partir du statut Envoyée, il est possible de consigner des paiements sur une facture dans la limite du montant TTC. Un paiement peut donc être partiel ou total.

Les paiements sont ainsi listés dans la section Paiements d'une facture. Pour en consigner un nouveau, il vous suffit de cliquer sur l'icône .

✅ La facture passe automatiquement au statut Payée lorsque la somme des paiements consignés est égale au montant TTC de la facture.

V. L'essentiel à retenir

La fiche récapitulative d'un devis/d'une facture est le véritable tableau de bord de votre transaction. En maîtrisant la gestion des actions, de l'historique et des pièces jointes, vous vous assurez de transmettre des dossiers complets, traçables et professionnels à vos clients. Prenez toujours le temps de vérifier vos pièces jointes avant chaque envoi ! 🚀

VI. Questions Fréquentes

1. **J'ai finalisé ma facture mais je me suis trompé (client, montant, TVA). Puis-je la modifier ou la supprimer ?**

Non. Conformément à la loi anti-fraude à la TVA, une facture dotée d'un numéro ne peut être ni modifiée ni supprimée pour garantir la continuité de la numérotation chronologique.

La solution : Vous devez cliquer sur le statut de la facture, sélectionner "Annulée", puis générer un "Avoir total". Ensuite, depuis la facture annulée, utilisez le bouton "Actions" > "Dupliquer" pour créer une nouvelle facture corrigée - qui possédera un nouveau numéro.

2. J'ai oublié de lier ma facture à un Chantier ou une Maintenance. Est-ce trop tard ?

Pas du tout. Même si la facture est finalisée, vous pouvez toujours la rattacher à un dossier pour que le chiffre d'affaires y soit comptabilisé. Sur la fiche de la facture, repérez la section "Opérations" depuis la fiche de la Facture (colonne de gauche). Cliquez sur l'icône de maillon pour sélectionner ensuite le Chantier ou la Maintenance concerné(e).

3. Le montant de ma facture finale diffère de quelques centimes par rapport au devis (problème d'arrondi). Comment corriger ?

Il arrive que le calcul du Montant HT sur les acomptes crée un écart minime (ex: 1 centime) sur la facture de solde. Ce phénomène est lié à la gestion des arrondis de TVA. Comme vous ne pouvez pas forcer le montant total d'une facture générée automatiquement, nous vous conseillons d'ajouter une ligne d'article intitulée "Régularisation" avec un montant de 0,01€ (ou -0,01€) avec une quantité 1 (ou -1) et une TVA à 0% pour tomber juste.

4. Je souhaite supprimer une facture annulée ou un brouillon pour nettoyer ma liste. Est-ce possible ?

◦ Pour un Brouillon : Oui, tant que la facture n'a pas de numéro, vous pouvez la supprimer via le bouton "Actions" > "Supprimer".

◦ Pour une Facture Annulée : Non. Une facture annulée possède un numéro officiel. Elle doit être conservée pour justifier la séquence de numérotation en cas de contrôle fiscal. Vous ne pouvez donc pas la supprimer de votre interface.

5. Mon client me demande une facture avec la mention "Acquittée". Comment mettre à jour ma facture ?

Une fois la totalité des paiements consignés, le statut de la facture passe automatiquement à "Payée", mention tout à fait admise comptablement. Si votre client exige absolument le terme "Acquittée" sur le PDF, vous devrez télécharger le document et ajouter cette mention via un éditeur PDF externe avant de lui envoyer.

6. Mon client n'a reçu que le document principal, mes autres fichiers n'ont pas été envoyés. Pourquoi ?

Lors de la configuration de l'envoi, le système ne sélectionne pas automatiquement tous les fichiers stockés dans l'onglet "Documents". Il est obligatoire de cocher manuellement chaque pièce jointe supplémentaire souhaitée avant de cliquer sur le bouton d'envoi.

7. Comment envoyer un rapport d'intervention en même temps que ma facture ?

Il faut télécharger votre rapport d'intervention au format PDF, puis l'importer dans les "Pièces jointes" de la facture associée. Lors de l'envoi de la facture par email, n'oubliez pas de cocher la case de ce rapport pour qu'il soit envoyé conjointement.

Comprendre la fiche d’une Facture