⚙️ Pourquoi utiliser les articles ?
La Bibliothèque vous permet de centraliser vos articles et de les réutiliser dans vos devis et factures. Vous pouvez également gérer leurs tarifs, leurs informations et leur association avec le stock depuis InterFast.
💡 Bon à savoir
La création d’articles est disponible avec tous les abonnements InterFast.
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
II. Créer un article
Depuis la Bibliothèque, créez un nouvel article puis renseignez les informations souhaitées dans sa fiche.
Vous pouvez notamment indiquer :
Désignation de l'article
Unité
Code interne
Description
Prix d'achat HT
Coefficient
Prix de vente HT
TVA
Prix de vente TTC
Code fournisseur
Code fabricant
Catégorie de vente / Compte comptable
Lien direct
les différents prix d'achat par fournisseur
les images de l’article
Chemin : Outils > Bibliothèque > Ajouter
Cela permet ensuite de retrouver vos articles dans les différents endroits où la Bibliothèque est utilisée.
A. Création automatique depuis une nouvelle ligne
Vous pouvez également configurer InterFast pour créer automatiquement un article lorsqu’une nouvelle ligne est saisie dans un devis ou une facture.
Chemin : Mon entreprise > Paramètres > Général > Présentation > Automatisations > Création d'articles
⚠️ Attention
Lorsqu’un article a déjà été créé, les informations ajoutées ensuite sur cette même ligne, comme une description, ne sont pas enregistrées dans l’article pour les autres devis/factures.
Pour qu’une nouvelle information soit prise en compte, il faut créer une nouvelle ligne puis faire passer le devis de Brouillon à Finalisé ou Envoyé. L’article est alors enregistré dans la Bibliothèque.
III. Modifier un article
Depuis la Bibliothèque, ouvrez l’article concerné (1) ou utilisez le menu ⋯ (2), puis sélectionnez Modifier l’article.
Vous pouvez alors modifier les informations de sa fiche.
A. Depuis un devis ou une facture
Lorsqu’une ligne est associée à un article de la Bibliothèque, l’option Voir l'article permet d’ouvrir sa fiche directement depuis l’éditeur.
Vous pouvez alors modifier ses informations et enregistrer les changements dans la Bibliothèque.
💡 Bon à savoir
Vous pouvez également retrouver les articles et les modifier directement grâce au nouvel éditeur de devis.
IV. Supprimer un article
Depuis la Bibliothèque, ouvrez le menu d’actions de l’article puis sélectionnez Supprimer l’article.
> Il n’existe pas de fonction d’archivage d'article sur Interfast.
Lorsqu’un article déjà utilisé dans un devis est supprimé, sa ligne reste présente dans le document. L’article n’est toutefois plus disponible dans la Bibliothèque.
Il faut le supprimer manuellement du devis pour le retirer.
V. Gérer le lien entre les articles et le stock
La création d’un article dans la Bibliothèque ne crée pas automatiquement un produit dans le stock.
Une fois l’article associé à un produit du stock, les modifications effectuées depuis la Bibliothèque conservent cette association.
Pour qu’une ligne soit associée à un article, sélectionnez celui-ci depuis la Bibliothèque. Une simple désignation saisie manuellement ne crée pas ce lien.
💡 Bon à savoir
Pour aller plus loin, consultez notre guide complet sur la gestion des stocks dans InterFast.
VI. Mettre à jour les prix de plusieurs articles
Vous pouvez mettre à jour en masse les prix de vos articles à l’aide d’un fichier Export CSV de votre Biblioteqye.
Les informations concernées sont :
Prix d'achat
Prix de vente
Taux de TVA
💡 Bon à savoir
Retrouvez la procédure complète dans notre article dédié à l’actualisation des prix des articles.
VII. Actualiser les prix dans un devis ou une facture
La modification d’un prix dans la Bibliothèque ne modifie pas automatiquement le prix déjà présent dans un devis ou une facture existant.
Depuis l’éditeur, vous pouvez actualiser les prix enregistrés dans la Bibliothèque.
Deux modes sont proposés :
Coût de revient
Met à jour le prix d’achat et recalcule le prix de vente en conservant le coefficient de marge.
Remplacement complet
Remplace le prix d’achat et le prix de vente par les valeurs enregistrées dans la Bibliothèque.
Modifier > Actualiser les prix
💡À savoir : Si vous essayez ensuite d’actualiser son prix depuis le devis, InterFast affiche le message Articles introuvables dans la bibliothèque.
A. Utiliser le coefficient
Le Coefficient est défini directement sur chaque article.
Il peut également être modifié depuis la colonne correspondante dans l’éditeur d’un devis ou d’une facture.
IX. Importer des articles avec l’extension Chrome
L’extension Chrome permet d’importer des articles depuis les sites de fournisseurs compatibles.
Ses paramètres sont accessibles en faisant un clic droit sur le logo de l’extension, puis en sélectionnant Options.
Vous pouvez notamment définir :
Marge par défaut (%)
Si le prix des articles à importer est TTC ?
💡 Bon à savoir
Retrouvez toutes les informations sur l’installation et l’utilisation de l’extension dans l’article dédié.
X. Partager votre bibliothèque
Vous pouvez partager votre bibliothèque avec d’autres entreprise.
💡 Bon à savoir
Pour découvrir comment fonctionne le partage de bibliothèque, consultez l’article dédié.
XI. Résumé
La Bibliothèque vous permet de centraliser vos articles et de gérer leurs informations, leurs tarifs et leur association au stock. Vous pouvez également les créer automatiquement depuis vos devis et factures, les modifier ou les supprimer, actualiser leurs prix en masse et les importer grâce à l’extension Chrome.
XII. Questions fréquentes
1. Pourquoi toutes les lignes que je tape manuellement dans mes devis s'enregistrent-elles automatiquement dans ma bibliothèque ?
1. Pourquoi toutes les lignes que je tape manuellement dans mes devis s'enregistrent-elles automatiquement dans ma bibliothèque ?
C'est le résultat d'une option d'automatisation activée sur votre compte.
Si l'option « Création d'articles » est cochée dans vos paramètres, InterFast enregistre automatiquement chaque nouvelle désignation écrite dans un devis comme un nouvel article dans le catalogue « Autres ». Si vous écrivez des variantes ou faites des fautes de frappe, cela peut rapidement créer des milliers d'articles doublons.
La solution : Mon entreprise ➔ Paramètres ➔ Devis / Factures ➔ Présentation ➔ Automatisations et décochez la case « Création d'articles ».
2. Si je modifie le prix ou la description d'un article dans ma bibliothèque, cela va-t-il modifier mes devis existants ?
2. Si je modifie le prix ou la description d'un article dans ma bibliothèque, cela va-t-il modifier mes devis existants ?
Non, ce n'est pas rétroactif.
Par mesure de sécurité et pour protéger la validité de vos chiffrages en cours, InterFast "fige" les données de vos devis et factures déjà générés. Modifier un article dans votre bibliothèque n'impactera que vos futurs documents.
Si vous souhaitez appliquer vos nouveaux tarifs sur un ancien devis (toujours en brouillon), ouvrez l'éditeur de devis, cliquez sur le bouton de la baguette magique
« Actualiser les prix des articles de la bibliothèque ». Vous aurez alors le choix entre mettre à jour uniquement vos coûts de revient ou effectuer un remplacement complet de vos lignes.
3. Comment puis-je appliquer une hausse de tarif fournisseur globale (ex : +2 % ou +5 %) sur mes articles ?
3. Comment puis-je appliquer une hausse de tarif fournisseur globale (ex : +2 % ou +5 %) sur mes articles ?
Il n'existe pas de bouton dans la bibliothèque pour appliquer directement un pourcentage de hausse en un clic sur une famille.
La solution (Méthode rapide en masse) :
Allez dans Outils ➔ Bibliothèque, descendez tout en bas et cliquez sur « Exporter » pour télécharger votre catalogue au format CSV.
Ouvrez ce fichier sur Excel ou Google Sheets, filtrez vos lignes et appliquez une formule sur vos colonnes de prix (ex:
=PRIX*1,02pour ajouter 2 %). (Attention : ne touchez pas aux colonnes de références uniques comme ART... car elles permettent à InterFast de reconnaître vos articles).De retour sur InterFast, cliquez sur « Importer » ➔ « Une mise à jour de prix » et déposez votre fichier. Vos tarifs seront instantanément mis à jour sans créer aucun doublon.
4. Quelle est la différence entre le prix à gauche et le prix à droite sur la fiche de mon article ?
4. Quelle est la différence entre le prix à gauche et le prix à droite sur la fiche de mon article ?
Le prix à droite correspond à votre prix de vente HT (celui qui figurera par défaut sur vos devis et factures clients).
Le prix à gauche correspond à votre prix d'achat HT fournisseur. Ce champ est facultatif. Il est très utile pour calculer automatiquement votre marge prévisionnelle lors de vos chiffrages et pour remplir vos bons de commande fournisseur.
> Vous pouvez masquer cet élément directement dans les options en haut à droite de votre éditeur de devis.
5. Je souhaite faire le ménage et supprimer l'intégralité de mes articles pour repartir de zéro. Est-ce possible ?
5. Je souhaite faire le ménage et supprimer l'intégralité de mes articles pour repartir de zéro. Est-ce possible ?
Vous ne pouvez pas sélectionner et supprimer plusieurs catalogues ou articles d'un coup directement depuis l'interface utilisateur.
Par contre, s'il s'agit d'un fichier importé à supprimer, vous avez la possibilité d'aller dans « Mon entreprise » > « Paramètres » > « Import », et de supprimer le fichier d'import d'articles.
6. Lors de mes imports via l'extension Chrome (Sonepar, Rexel, Cedeo, etc.), pourquoi mes prix d'achat importés ne sont pas les bons ?
6. Lors de mes imports via l'extension Chrome (Sonepar, Rexel, Cedeo, etc.), pourquoi mes prix d'achat importés ne sont pas les bons ?
Ce décalage provient généralement d'une option mal configurée dans votre extension Chrome.
Faites un clic droit sur l'icône bleue d'InterFast en haut à droite de votre navigateur Google Chrome et cliquez sur « Options ». Vérifiez ces deux réglages :
Remise / Coefficient : S'il y a un pourcentage de remise ou un coefficient de calcul renseigné par erreur, remettez-le à 0 pour récupérer le prix brut exact du fournisseur.
La case « Le prix des articles à importer est TTC » : Si votre fournisseur affiche des prix Hors Taxes (HT) et que cette case est cochée, le logiciel pense à tort que le prix lu est TTC et retire automatiquement la TVA, ce qui baisse artificiellement votre prix d'achat. Décochez-la si besoin.
ℹ️ Bonnes pratiques d'organisation de votre bibliothèque
Pensez en Catalogues et Sous-catalogues : Utilisez le bouton « + Nouveau catalogue » pour classer vos articles (ex : Plomberie, Chauffage, Électricité). À l'intérieur, créez des sous-catalogues (ex : dans Plomberie ➔ Raccords cuivre, PVC) pour que vos techniciens retrouvent instantanément le bon matériel lors de leurs saisies sur mobile.
Les Ouvrages pour gagner du temps : Si vous réalisez souvent la même prestation (ex : Remplacement de chauffe-eau), créez un Ouvrage dans votre bibliothèque. Il regroupera en un seul bloc vos fournitures (cuve, joints, raccords) et votre main-d'œuvre. Vous pourrez l'insérer en un seul clic sur vos devis et même choisir de masquer sa composition ou ses prix unitaires pour ne présenter qu'un forfait global à votre client.