💡 Bon à savoir
Le module de gestion des tâches sur InterFast vous aide à organiser votre activité en toute simplicité. Suivez l’avancement de vos missions en collègues, affectez des responsabilités et gardez une vision claire sur ce qu’il reste à faire. Le module de gestion des tâches intégré à InterFast est l’outil idéal pour gagner en clarté et en efficacité au quotidien ! 🚀
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
II. Étapes détaillées
Nous vous présentons pas à pas cette fonctionnalité pensée pour vous aider à ne rien oublier, à mieux collaborer avec votre équipe et à gagner en clarté dans votre organisation.
A. Pourquoi utiliser les tâches sur InterFast ?
Le module de gestion des tâches est conçu pour :
Ne rien oublier dans le suivi de vos actions
Mieux communiquer avec vos collaborateurs
Donner un niveau d’importance à certaines tâches
Assigner des tâches à vos collègues
Suivre leur avancement en temps réel
Un outil simple mais puissant, directement intégré dans votre interface.
B. Créer et structurer ses listes de tâches
1. Accéder à la fonctionnalité
Depuis le menu principal, cliquez sur "Tâches".
Vous arriverez sur une interface vous invitant à créer votre première liste de tâches.
2. Créer une liste
Par exemple, vous pouvez créer une liste nommée "Mes tâches" ou encore "Devis à faire", selon votre organisation.
3. Actions sur une liste de tâches
Il est possible de renommer une liste, de la supprimer, ou encore de déplacer ses tâches par glisser-déposer selon vos besoins.
Glisser-déposer les tâches d'une liste vers une autre :
Il est possible de créer autant de listes que nécessaire, selon vos projets ou priorités.
C. Ajouter et gérer une tâche
1. Ajouter une tâche à une liste
Une fois une liste créée, vous pouvez y ajouter une tâche.
Exemple : "Devis chaudière M. Dupont".
Vous pouvez ensuite compléter la tâche avec des détails et l’enregistrer.
2. Suivre son avancement
Une fois la tâche réalisée, il suffit de la cocher pour l’archiver. Elle apparaîtra alors dans la section des tâches terminées.
Besoin de la réactiver ? Décochez-la simplement.
D. Attribuer une tâche et collaborer
1. Donner un niveau d’importance
Vous pouvez marquer une tâche comme importante, pour la retrouver facilement dans la vue "Suivies".
Dans l'onglet "Suivies" :
2. Assigner à un collaborateur
Vous pouvez également attribuer la tâche à un collègue (ex. : Nicolas NGUYEN). Une liste personnalisée se crée automatiquement, regroupant les tâches que vous lui avez confiées.
Inversement, un collaborateur peut aussi vous assigner des tâches.
La tâche apparait dans la liste du collaborateur Nicolas NGUYEN.
Cette fonction permet un suivi fluide et partagé du travail au sein de l’équipe.
E. Utiliser les tâches depuis l’application mobile
La gestion des tâches est également disponible sur l’application terrain !
📱 En bas de l’écran, un bouton "Tâches" permet d’accéder :
À vos propres tâches
Aux tâches assignées par vos collaborateurs
Aux listes de tâches existantes
Tout est synchronisé avec la version bureau. Vous pouvez donc suivre, créer, modifier ou compléter vos tâches sur le terrain aussi facilement qu’au bureau.
F. Ajouter une nouvelle tâche (mobile ou web)
En un clic sur “+ Ajouter une tâche” ou sur le bouton "+" sur mobile, vous pouvez :
Choisir la liste concernée (ex. : "Devis à faire")
Ajouter une description (ex. : "Devis Madame Martin - toiture")
Une fois enregistrée, la tâche reste disponible jusqu’à validation. Plus de post-it perdus ou d’oubli en fin de journée 😉
Nouvelle tâche :
Sur la liste des tâches du collaborateur :
Sur la web App :
III. Un outil de pilotage en constante évolution
Le module Tâches d’InterFast est conçu pour être votre pense-bête opérationnel au quotidien. Il vous permet de structurer vos priorités et de ne plus rien oublier, que vous soyez au bureau ou sur le terrain.
Certaines fonctionnalités de traçabilité avancée (date de création, notifications de fin de tâche) ou de visibilité managériale globale ne sont pas encore disponibles dans cette version.
Pourquoi ? Car nous privilégions pour le moment la simplicité et la rapidité d'exécution. Toutefois, sachez que vos retours sont essentiels : ces points sont déjà entre les mains de notre équipe produit pour de futures améliorations.
Petit astuce : Pour une efficacité maximale, utilisez la zone de description pour lier manuellement vos tâches à vos clients. C'est aujourd'hui le meilleur moyen de garder un lien clair entre vos actions et vos dossiers en cours !
💡 Le conseil de l'équipe Care : Le module Tâches d'InterFast en est actuellement à sa première version (V1). Il est très pratique pour des rappels simples ou des To-Do lists individuelles (comme des pense-bêtes).
Cependant, si votre entreprise nécessite une organisation de travail en équipe très poussée (besoin de notifications de réalisation, traçabilité des auteurs, vue globale des plannings de tâches), nous vous recommandons d'utiliser la Suite Google en complément d'InterFast (comme Google Task et Google Chat).
Vous gagnerez ainsi en visibilité sur l'exécution de vos demandes complexes !
IV. Questions Fréquents (FAQ)
1. Puis-je voir l'intégralité des tâches d'un de mes collaborateurs ?
1. Puis-je voir l'intégralité des tâches d'un de mes collaborateurs ?
Le problème : En tant que manager ou membre du bureau, vous souhaitez avoir une visibilité globale sur la "To-Do list" d'un collaborateur pour mieux organiser le travail en équipe.
La fonctionnalité : Actuellement, la vue Tâches est restreinte. Elle ne montre que les tâches que vous avez vous-même créées ou celles que vous avez spécifiquement assignées à ce collaborateur. Il n'est pas possible de voir toutes les tâches personnelles figurant sur son profil.
2. Où puis-je voir qui a créé une tâche et à quelle date ?
2. Où puis-je voir qui a créé une tâche et à quelle date ?
Le problème : Vous retrouvez une tâche dans une liste partagée, mais vous ne savez pas de quand elle date ni qui en est l'auteur, ce qui complique la traçabilité.
La fonctionnalité : Dans sa version actuelle, la fiche d'une tâche n'enregistre ni n'affiche le nom du créateur ou la date de création.
3. Suis-je notifié lorsqu'un collaborateur termine une tâche que je lui ai assignée ?
3. Suis-je notifié lorsqu'un collaborateur termine une tâche que je lui ai assignée ?
Le problème : L'équipe administrative assigne une tâche à un technicien sur le terrain, mais n'a pas de visibilité immédiate sur l'exécution de cette demande.
La fonctionnalité : Le fait de cocher une tâche comme "terminée" l'archive correctement, mais ne déclenche aucune notification au collaborateur qui l'a assignée. Il faut consulter manuellement la liste des tâches terminées pour vérifier son avancement.
4. Est-il possible de lier une tâche directement à un client ou à un devis ?
4. Est-il possible de lier une tâche directement à un client ou à un devis ?
La fonctionnalité : Pas directement via un champ cliquable dans la tâche. Pour le moment, il faut utiliser la zone de description pour écrire manuellement le nom du client ou la référence du document (ex : "Devis Madame Martin - toiture").