💡 Bon à savoir : Bien gérer son équipe dans InterFast, c’est assurer une meilleure répartition des rôles, un suivi clair des actions et une sécurité renforcée des accès. Dans cet article, on vous montre comment ajouter, modifier ou archiver un utilisateur en quelques clics.
🔎 Astuce avant de commencer
Assurez-vous de disposer des droits d’administration (licence Admin ou équivalent) pour gérer les utilisateurs.
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
II. Étapes détaillées
A. Les utilisateurs
Vos utilisateurs sont répartis en trois catégories :
les utilisateurs actifs : ceux ayant accès à l'application
les utilisateurs archivés : n'ont pas accès à l'application et ne sont pas facturés
les invités : les clients ou contacts de clients ayant accès au portail client
B. Comment ajouter un collaborateur ?
Pour ajouter un utilisateur, il vous suffit de cliquer sur le bouton " + Ajouter un utilisateur" située en haut à droite de votre écran.
Un formulaire s'affichera, et vous demandera de renseigner les informations requises, telles que :
Le type de licence (voir la liste des rôles)
Son prénom et son nom de famille
La méthode de confirmation du compte (e-mail ou SMS) : le nouveau collaborateur recevra en fonction de la méthode choisie un email ou un SMS l'invitant à finaliser la création de son compte en saisissant son mot de passe
💡 Que vous choisissiez une confirmation par email ou SMS, l'email ou le numéro de téléphone du nouveau collaborateur doit être unique et donc pas encore utilisée par un autre utilisateur.
C. Comment archiver un collaborateur ?
Pour archiver un collaborateur, il vous suffit d'accéder à sa fiche, puis de cliquer sur les trois petits points à droite et de choisir "Archiver". Cela permettra de conserver une trace de ce qui a été fait avec lui dans le passé, de plus, celui-ci n’aura plus accès à InterFast une fois archivé.
S'il s’agit d’un collaborateur payant une licence, le montant de celle-ci sera récupéré sous forme de crédit dans la partie “mon abonnement” pour ce qui n’a pas été consommé (au prorata).
📦 Par exemple, si vous avez souscrit un collaborateur à un abonnement annuel et qu'il quitte au bout de 3 mois, nous rembourserons les 9 mois restants sous forme de crédit dans la partie “mon abonnement”. Inversement, si vous recrutez un collaborateur au bout de 3 mois pour un abonnement annuel, vous paierez uniquement les 9 mois restants à partir de la date anniversaire du paiement.
Une fois que vous cliquez sur le bouton "Archiver", une fenêtre de confirmation (pop-in) s’ouvrira pour valider votre action.
D. Changer le statut d'un utilisateur
Vous pouvez modifier le statut d’un utilisateur directement depuis sa fiche, en cliquant sur son rôle :
Si le rôle que vous souhaitez attribuer n’apparaît pas dans la liste (notamment lorsqu’il s’agit de passer d’un rôle payant à un rôle gratuit), il faudra contacter le support via le tchat en ligne. En effet, ce type de changement peut impacter votre abonnement ou votre facturation.
⚠️ Cela nécessite l’intervention du support.
Voici deux cas fréquents :
1. Passage vers un profil "Sous-traitant"
Ce rôle est destiné à une personne externe à votre entreprise. Elle doit renseigner un SIREN / SIRET pour justifier de son statut d’entreprise indépendante.
⚠️ Le sous-traitant ne pourra pas remplir de feuille de temps (fonction réservée aux salariés). Ses débours dans les chantiers seront calculés sur la base des factures émises, et non sur le temps d’intervention.
2. Passage vers un profil "Stagiaire / Alternant"
Ce rôle permet à l’utilisateur d’accéder aux interventions et donc à son planning.
❌ Il ne pourra pas remplir de rapports d’intervention
✅ En revanche, il pourra remplir ses feuilles d’heures.
Besoin de donner un accès spécifique à votre comptable ? Consultez notre article : 👉 Donner les accès d'InterFast à votre comptable.
III. Questions Fréquentes
1. Mon collaborateur n'arrive pas à se connecter (mot de passe invalide ou identifiant incorrect). Que faire ?
1. Mon collaborateur n'arrive pas à se connecter (mot de passe invalide ou identifiant incorrect). Que faire ?
Si c'est une première connexion, vérifiez que le lien d'activation a bien été envoyé. Sinon, demandez-lui d'utiliser la fonction "Mot de passe oublié" sur la page de connexion. Il recevra un lien par email ou SMS pour en définir un nouveau.
Note : Si le problème persiste, vérifiez qu'il n'essaie pas de se connecter avec une adresse email déjà utilisée sur un autre compte (ou un compte archivé). Communiquez également toutes les informations utiles à l'équipe Care pour recevoir une assistance.
2. Je souhaite supprimer un utilisateur pour ne plus payer sa licence. Est-ce possible ?
2. Je souhaite supprimer un utilisateur pour ne plus payer sa licence. Est-ce possible ?
Sur InterFast, on ne supprime pas un utilisateur mais on l'archive. Cela préserve ainsi l'historique de ses actions (interventions, devis) tout en coupant ses accès de connexion.
Action : Allez sur la fiche du collaborateur, cliquez sur le bouton rouge "Archiver" en haut à droite. Le montant de l'abonnement non consommé sera automatiquement transformé en crédit sur votre compte pour vos prochaines factures. Vous pouvez suivre l'évolution de vos crédits sur la page Mon Abonnement.
3. Je veux créer un nouvel utilisateur avec l'email ou le téléphone d'un ancien collaborateur archivé, mais ça bloque. Pourquoi ?
3. Je veux créer un nouvel utilisateur avec l'email ou le téléphone d'un ancien collaborateur archivé, mais ça bloque. Pourquoi ?
InterFast impose une unicité des identifiants (email et téléphone). Si ces coordonnées sont toujours présentes sur une fiche archivée, le système bloquera la création.
La solution : Modifiez d'abord la fiche de l'utilisateur archivé (mettez un email/téléphone fictif) pour "libérer" les coordonnées, puis créez votre nouvel utilisateur. Pour les emails Gmail, vous pouvez aussi utiliser un alias (ex: [email protected]) pour contourner ce blocage
4. Pourquoi mon commercial ne voit-il pas tous les clients ?
4. Pourquoi mon commercial ne voit-il pas tous les clients ?
Le rôle "Commercial" est restreint par défaut : il ne voit que les clients qui lui sont expressément attribués et les documents qu'il a créés.
La solution : Allez sur la fiche du Client dans le CRM, section "Informations", et assignez le client à votre Commercial dans le champ dédié. Si vous souhaitez qu'il voie tous les clients du CRM, changez son rôle pour "Assistant" ou "Manager" - depuis sa fiche utilisateur. Nous vous invitons à consulter le tableau des rôles.
5. Combien coûte l'ajout d'un technicien ou d'un stagiaire ?
5. Combien coûte l'ajout d'un technicien ou d'un stagiaire ?
Nous vous invitons à consulter le tableau des rôles pour distinguer :
les Rôles Payants : les rôles Technicien, Technicien +, Assistant, Commercial, Manager, Administrateur coûtent le prix d'une licence supplémentaire (le tarif est identique quel que soit le rôle payant) au prorata du tempsrestant sur votre plan d'Abonnement en cours.
Gratuit : les rôles "Stagiaire / Alternant", "Comptable" ou "Sous-traitant" sont gratuits et illimités, mais leurs permissions et accès sont restreints.
6. J'ai plusieurs entreprises. Comment dois-je inviter mes salariés ?
6. J'ai plusieurs entreprises. Comment dois-je inviter mes salariés ?
Ajoutez vos collaborateurs dans les autres entreprises avec le même identifiant de connexion que sur la 1ère entreprise. Ils pourront alors basculer d'une entreprise à l'autre via leur profil, sans avoir à se déconnecter/reconnecter, grâce à la gestion multi-entreprises.
IV. Conclusion
La gestion des utilisateurs vous permet de structurer efficacement votre organisation dans InterFast, en attribuant à chacun les bons rôles et droits d'accès, selon sa fonction dans l’entreprise. Que ce soit pour ajouter un nouveau collaborateur, modifier un rôle, ou encore désactiver un profil, tout est prévu pour que vous gardiez la maîtrise de votre équipe.
Et si vous avez besoin d'aide pour un changement de statut plus spécifique (ex. passage de salarié à sous-traitant), notre support est là pour vous accompagner via le tchat en ligne.