Le système de validation des factures d'achat est un mécanisme de contrôle financier conçu pour maîtriser les dépenses de votre entreprise avant leur traitement et leur règlement. C'est un véritable garde-fou pour votre trésorerie et la qualité de votre tenue comptable.
💡 Disponible avec votre abonnement ? La validation des factures fournisseurs fait partie de l'abonnement Business.
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I. Configurer le système
Pour activer ce mécanisme de contrôle et définir les rôles de validation, vous devez disposer des droits de Propriétaire ou d'Administrateur.
Allez dans le menu Mon entreprise > Paramètres > Dépenses > Factures.
Activer la validation des factures : Cochez l'option pour enclencher le seuil d'approbation des factures fournisseurs.
Montant minimum (Seuil) : Définissez votre plafond de tolérance (ex : 500€ TTC).
En dessous de ce seuil : Les factures saisies intègrent directement le flux classique au statut « À payer ».
Au-dessus de ce seuil : Le processus d'approbation se déclenche automatiquement.
Validateurs : Sélectionnez les rôles habilités à approuver ou rejeter les dépenses (ex : Propriétaire, Administrateur).
Cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration.
II. Envoyer la facture pour validation
A. La facture dépasse le seuil minimum
Lorsqu'un collaborateur enregistre une facture d'achat (saisie manuelle ou via l'OCR) dont le montant est supérieur ou égal au seuil paramétré, le document ne peut pas être réglé immédiatement.
1. Dès l'enregistrement, la facture passe automatiquement au statut À approuver
2. Les décideurs désignés reçoivent une notification automatique et la facture apparaît dans leur tableau de bord sous ce statut.
3. Le validateur consulte le document puis dispose de 2 options :
Valider la facture : le validateur clique sur Approuver.
La facture passe au statut « À payer » et réintègre le circuit financier classique pour le règlement.
Refuser la facture : le validateur clique sur Rejeter. Il doit obligatoirement saisir la Suite à donner et un motif de refus (ex : « Justificatif manquant ou illisible »).
S'il clique sur Renvoyer en modification, la dépense remonte en A corriger et le créateur de la dépense peut alors la corriger et la renvoyer pour approbation
S'il clique sur Refuser définitivement, alors la dépense passe au statut Refusée
B. La facture est inférieure au seuil minimum
Si le montant de la facture d'achat reste sous le seuil inscrit, l'étape d'approbation préalable est contournée.
La facture passe immédiatement au statut « À payer », sans solliciter les validateurs.
En résumé
La mise en place de la validation des factures d'achat est bien plus qu’une simple contrainte administrative : c’est le tableau de bord de votre rentabilité.
En automatisant ce contrôle sur vos dépenses, vous permettez à vos équipes de saisir les pièces d'achat au fil de l'eau tout en gardant une maîtrise absolue sur les sorties de trésorerie. Vous évitez ainsi les erreurs de facturation, les doublons de saisie et garantissez à votre Expert-Comptable un journal d'achats 100 % vérifié.
III. Questions fréquentes (FAQ)
1. Que se passe-t-il pour l'export comptable si une facture est au statut « À approuver » ou « Rejetée » ?
1. Que se passe-t-il pour l'export comptable si une facture est au statut « À approuver » ou « Rejetée » ?
Ces factures sont bien comprises dans l'export comptable.
2. Que faire si une facture d'achat a été « Rejetée » par le validateur ?
2. Que faire si une facture d'achat a été « Rejetée » par le validateur ?
L'utilisateur qui a saisi la pièce peut ouvrir la fiche de la facture rejetée, consulter le motif rédigé par le validateur, apporter les corrections requises sur les montants ou le justificatif, puis soumettre à nouveau le document en validation (si celle-ci a été renvoyée en modification.
Si elle a été complètement rejetée, il faut en recréer une.
3. Un validateur doit-il faire approuver ses propres factures d'achat ?
3. Un validateur doit-il faire approuver ses propres factures d'achat ?
Si un utilisateur disposant du rôle de validateur (Propriétaire ou Administrateur) saisit une facture dépassant le seuil et qu'il ne l'indique pas comme étant payée, il passe par le même scénario de validation.