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Paramétrer l'export comptable

Assurez la conformité comptable de votre journal d'achats et de ventes

Christopher Laszczuk avatar
Écrit par Christopher Laszczuk
Mis à jour cette semaine

Introduction

Le paramétrage comptable sur InterFast est la clé de voûte de votre gestion financière.

Bien configuré, il garantit la qualité de la catégorisation de vos factures (ventes et achats), facilite vos déclarations de TVA et assure votre conformité juridique lors du bilan annuel.

Un paramétrage rigoureux permet un gain de temps considérable pour votre Expert-Comptable et réduit les risques d'erreurs.

I. Paramétrage de l'entreprise

1. Définir l'exercice comptable

Pour commencer, il est nécessaire de définir la période de votre exercice comptable.

  • Allez dans l'onglet Mon Entreprise > Général > Détails

  • Cliquez sur le bouton "Modifier"

  • Définissez la date de fin de votre exercice comptable
    ​

✅ Vous pouvez retrouver cette date sur votre Memento fiscal.
​
Exemple :

En cas de doute, consultez votre Expert-Comptable.

2. Inviter son comptable

Pour simplifier vos échanges, vous pouvez créer un accès dédié et gratuit à votre Expert-Comptable. Il pourra ainsi réaliser directement ses exports sur InterFast.

1) Invitation :

  • Allez dans le menu L'Équipe > Utilisateurs.
    ​

  • Cliquez sur le bouton « Ajouter un utilisateur » en haut à droite.
    ​

  • Dans la pop-up qui s'ouvre :

    • pour le champ "Type de licence", sélectionnez le rôle « Comptable »
      ​

    • remplissez les coordonnées de votre Expert-Comptable (Prénom, Nom, Email)

    • validez en cliquant sur "Je confirme". Ainsi, votre Expert-Comptable recevra une invitation par email pour activer son compte sur InterFast.

    • Validez en cliquant sur "Je confirme". Votre comptable recevra une invitation par email pour activer son compte.
      ​

2) Droits et Permissions :

L'accès "Comptable" est sécurisé et conçu pour la consultation uniquement (lecture seule). Votre Expert-Comptable pourra :

  • Consulter et télécharger les factures de vente et d'achat.

  • Accéder aux relevés bancaires et aux stocks.

  • Générer des exports comptables en toute autonomie.
    ​

  • L'Expert-Comptable ne pourra ni créer, ni modifier, ni supprimer vos documents commerciaux, garantissant ainsi l'intégrité de vos données.
    ​

⚠️ Le rôle "Comptable" n'autorise pas encore l'accès aux paramétrages comptables dans l'espace Mon Entreprise.
​
​Ainsi, les rôles "Propriétaire" ou "Administrateur" sont nécessaires pour la poursuite de ce tutoriel.
​
​NB. cette limitation est vouée à disparaître, à terme, avec la personnalisation des rôles utilisateur.

3. Créer des Agences

✅ La fonctionnalité des Agences est une option gratuite qui n'est activée que sur demande. Contactez l'équipe Care à travers le tchat en ligne.

Si votre entreprise est structurée en plusieurs services (ex: Installation / SAV / Maintenance) ou établissements (SIRET distincts), InterFast vous offre la possibilité de créer des Agences.

  1. Configuration des Agences :

    • Allez dans l'onglet L'Équipe > Agences.

    • Créez vos entités (ex: "Atelier", "Helio Sun", "Volt'Phase").

    • Pour chaque entité, ajoutez un ou plusieurs utilisateurs :

  2. Impact sur l'export comptable :

    • Une fois configurées, les Agences pourront apparaître dans une colonne dédiée de votre journal de ventes, permettant à votre Expert-Comptable de scinder les résultats par service / établissement.

II. Comptes de TVA

Vous devez définir comment votre entreprise doit catégoriser la TVA collectée.

1. Activation de la TVA

Tout d'abord, il convient de définir la forme juridique de votre entreprise.
​

  • Allez dans Mon Entreprise > Général > Détails
    ​

  • Cliquez sur le bouton "Modifier"
    ​

NB. Pour les entreprises individuelles ayant formulé une option au régime simplifié de l'impôt sur les sociétés, ou pour les micro / auto-entreprises ayant dépassé les seuils de franchise de TVA, choisissez la valeur "EI" comme Type d'entreprise.
​

  • Rafraîchissez ensuite la page de votre navigateur
    ​

  • Rejoignez ensuite l'éditeur d'un devis ou d'une facture pour retrouver la colonne "TVA"
    ​

2. Paramétrage de la TVA

Vous devez à présent paramétrer vos comptes de TVA.

  • Allez dans Mon Entreprise > Paramètres > Paiements & taxes.

  • Ouvrez la section Taux de TVA
    ​

  • Vous pouvez ajouter ou supprimer les taux de TVA applicables à votre activité :
    ​

    NB. ces ajouts / suppressions détermineront également les taux de TVA disponibles depuis l'éditeur de devis ou de facture.

  • Vous pouvez également configurer les terminaisons du compte comptable TVA - 4457 (ex: 4457 + suffixe), afin de suivre les taxes collectées par l'entreprise sur son chiffre d'affaires.

    > ainsi votre export comptable ventilera la TVA par ses différents taux.
    ​

💡 Rapprochez-vous de votre Expert-Comptable pour paramétrer les comptes comptables selon les spécificités de son logiciel de production.

III. Journal de Ventes

1. Paramétrage du Journal de ventes

Le journal de ventes structure la manière dont vos factures clients seront enregistrées en comptabilité.
​

  • Allez dans l'onglet Mon Entreprise > Paramètres > Ventes.
    ​

A) Les catégories comptables :

  • Cliquez sur le bouton "+ Créer une catégorie" pour catégoriser vos ventes (ex: "Produits finis", "Prestation de services").
    ​

  • Lors de la création, vous avez deux choix de paramétrage :
    ​

    • au Global : soit un compte et une terminaison unique pour tous les taux de TVA (ex: 778 + suffixe).
      ​

    • par taux de TVA : soit une ventilation précise (ex: une terminaison spécifique pour les taux à 0%, 5,5%, 10% ou 20%).
      ​

✅ Si un compte comptable spécifique manque à la liste, contactez l'équipe Care depuis le tchat en ligne. Nous procéderons rapidement à l'ajout. 👍

  • Vous retrouverez ensuite, dans le tableau, la catégorie comptable que vous avez créée :
    ​

B) Les catégories par défaut :

InterFast vous permet de définir une catégorie "parapluie" (ex: "Marchandise").

Elle s'appliquera automatiquement, lors de l'export comptable, à toute ligne de facture qui n'a pas de catégorie spécifique.

Vous éviterez ainsi les oublis de catégorisation dans votre comptabilité.

  • Choisissez, dans le menu déroulant, votre catégorie de vente par défaut

⚠️ À défaut de catégorie par défaut, InterFast enregistrera les lignes de factures dans la catégorie 706 - sans ventilation par taux de TVA.

C) Les comptes clients :

InterFast vous permet d'intégrer un suivi analytique de vos clients dans vos exports comptables.

  • Choisissez cette option pour ventiler les débits de votre Journal de ventes
    ​

  • Vous pouvez définir le compte comptable d'un client depuis sa fiche personnelle

    • cliquez sur l'onglet "Facturation"

    • définissez le compte comptable

D) Le code journal :

Renseignez le code (ex: "VT" ou "VENTE") pour faciliter l'identification des lignes de votre Journal de vente.
​
Ainsi, votre Expert-Comptable gagnera du temps lors du réimport du fichier dans son logiciel de production.
​

D) Comptabilité par Agence :

InterFast vous permet de structurer votre activité avec les Agences, si vous gérez plusieurs services / établissements.

  • Activez la comptabilité analytique par agence
    ​

  • Définissez un plan (ex: "AG") pour suivre la performance par site.
    Deux colonnes seront ainsi ajoutées à l'export du Journal de ventes.

2. Paramétrage de la Bibliothèque

InterFast vous permet d'attribuer une catégorie comptable directement dans la fiche des articles de votre Bibliothèque.

  • Ouvrez une fiche article pour définir sa catégorie de vente

⚠️ InterFast ne permet pas encore d'appliquer une catégorie à un ensemble d'articles, ni d'importer cette information lors de l'initialisation de la Bibliothèque. C'est une évolution technique à venir.

  • Si vous laissez le champ vide pour la catégorie de vente d'un article, alors ce dernier héritera de la catégorie de vente par défaut (ex: 707 - Marchandises).
    ​
    ✅ Vous pouvez dès lors ne renseigner l'information que sur les articles dont la catégorie de vente ferait exception (ex: les articles de type "Main d'oeuvre").

3. Ventilation dans les Devis et Factures

InterFast vous permet de retrouver la ventilation comptable directement depuis vos devis et vos factures.

1. Contrôle ligne par ligne :

  • Ouvrez le contenu d'un devis / d'une facture avec l'éditeur V2,

  • Cliquez sur une ligne et repérez la section "Définir la catégorie de vente".

  • Vous pouvez modifier la catégorie, héritée de la Bibliothèque, pour chaque article.
    ​
    ​NB. La modification ne s'appliquera qu'à ce document uniquement.

  • Si le champ reste vide, c'est la catégorie de vente par défaut qui s'appliquera lors de l'export du Journal de vente.

2. Synthèse globale :

  • En haut à droite de votre devis ou facture, cliquez sur le lien bleu résumant les montants avec une ventilation sur la Main d'oeuvre et les Fournitures.

  • Un panneau latéral s'ouvre pour afficher la "Synthèse du document", avec un graphique clair de la catégorisation comptable au global.
    ​

    exemple : ratio "Marchandise" vs "Prestation de services"

4. Export comptable des ventes

InterFast vous offre la possibilité d'exporter votre journal de ventes, ainsi que toutes les factures associées. Ces données pourront être ensuite analysées et intégrer votre bilan d'entreprise.

1. Générer l'export :

  • Allez dans l'onglet Ventes > Factures

  • Filtrez sur la plage de dates souhaitée

    • Astuce : utilisez le filtre rapide "Exercice comptable actuel" ou "Mois dernier"

  • Cliquez sur le bouton "Actions" et choisissez :

    • Journal des ventes : pour le fichier CSV des écritures comptables (débits/crédits).

    • Export des documents : pour télécharger l'archive ZIP de tous les PDF correspondants (pièces justificatives).

2. Exploitation du Journal des ventes :

  • Ouvrez le fichier Journal-Ventes.csv

  • Conformément aux paramétrages, le Journal de ventes contient :
    ​

    • les informations sur les factures finalisées (ex: N° de référence - en rouge)
      ​NB. les factures au statut "Brouillon" n'intègrent pas l'export comptable
      ​

    • le Code journal (en jaune) ;

    • les comptes de TVA (ici au global - en violet) au crédit

    • les comptes clients (en vert) au débit

    • l'analytique par agence (en bleu).

  • Ainsi, le Journal de ventes est prêt à l'emploi pour l'analyse de votre Expert-Comptable
    ​

⚡ InterFast ne permet pas encore de personnaliser le libellé des colonnes de l'export comptable, afin qu'il respecte une nomenclature spécifique. Des améliorations techniques sont activement considérées par nos équipes.

3. Exploitation de l'Export des factures :

  • Ouvrez l'archive Export-factures.zip

    NB. les utilisateurs Windows devront utiliser 7-Zip pour ouvrir l'archive.

  • Accédez aux factures clients (format PDF) associées à votre export comptable

IV. Journal d'Achats

La gestion des achats suit la même logique rigoureuse que les ventes, pour assurer une traçabilité parfaite de vos dépenses.

1. Paramétrages du Journal d'achats

  • Allez dans l'onglet Mon Entreprise > Paramètres > Dépenses

1) Création de catégories

  • Cliquez sur le bouton "+ Créer une catégorie" pour définir vos types de charges (ex: "Matériaux", "Carburant").

  • Choisissez le compte comptable de votre choix

  • Déterminez un mode de ventilation de la TVA

    • Global : un compte unique (ex: 62200 pour les honoraires).
      ​

    • Par taux de TVA : pour une ventilation détaillée.
      ​

✅ Si un compte comptable spécifique manque à la liste, contactez l'équipe Care depuis le tchat en ligne. Nous procéderons rapidement à l'ajout. 👍

  • Vous retrouverez ensuite, dans le tableau, la catégorie comptable que vous avez créée :


B) Les catégories par défaut :

  • Sélectionnez la catégorie la plus fréquente (ex: "Matériaux" ou "Marchandises") pour catégoriser automatiquement les dépenses sans affectation spécifique.
    ​

C) Les comptes fournisseur :

InterFast vous offre deux formats pour les débits de votre Journal d'achats :

  • Compte générique : utiliser un compte unique 401000 pour tous les fournisseurs.

  • Compte auxiliaire par fournisseur : pour un suivi individuel.
    ​
    Dans ce cas, vous devrez renseigner un compte spécifique directement sur la fiche de chaque Fournisseur.

D) Le code journal :

Renseignez le code (ex: "ACHAT" ou "AC") pour faciliter l'identification des lignes de votre Journal d'achats.
​
Ainsi, votre Expert-Comptable gagnera du temps lors du réimport du fichier dans son logiciel de production.
​

⚡ InterFast ne propose pas encore de paramétrer le Journal d'achats pour le suivi analytique des dépenses par agence.
​
Vous pouvez toutefois filtrer par agence depuis le tableau des dépenses :
​


​✅ L'export du Journal d'achats tiendra compte du filtre appliqué.

2. Ventilation dans les Factures fournisseurs

InterFast vous aide à qualifier vos dépenses pour organiser votre comptabilité.

1. Pré-catégorisation automatique :

  • Lors de l'ajout d'une dépense, l'OCR d'InterFast détermine la catégorie comptable adéquate, selon les paramètres du Journal des achats.

2. Vérification et Modification :

  • Allez dans l'onglet Dépenses > Factures
    ​

  • Cliquez sur le numéro d'une dépense pour ouvrir son détail.
    Ensuite cliquez sur le bouton "Modifier" en bas à droite.

  • Ouvrez le menu déroulant "Catégorie de dépenses", pour modifier le compte comptable associé (ex: "Matériaux - 401").
    ​
    ​NB. Si vous laissez ce champ vide, c'est la catégorie par défaut de votre Journal d'achat qui sera appliquée à cette dépense lors de son export comptable.

3. Export du Journal d'Achats

InterFast vous offre la possibilité d'exporter votre journal d'achats, ainsi que toutes les factures associées. Ces données pourront être ensuite analysées et intégrer votre bilan d'entreprise.

1. Générer l'export :

  • Allez dans l'onglet Dépenses > Factures
    ​

  • Filtrez sur la plage de dates souhaitée

    • Astuce : utilisez le filtre rapide "Exercice comptable actuel" ou "Mois dernier"

✅ Il peut être utile de filtrer par date de la facture plutôt que par date de paiement afin de regrouper toutes les dépenses liées à un exercice spécifique.

  • Cliquez sur le bouton "Exporter" en haut à droite et choisissez :

    • Export comptable : pour le fichier CSV contenant les écritures comptables (débits/crédits) du journal d'achats

    • Export des justificatifs : pour télécharger l'archive ZIP contenant les PDF de toutes les dépenses correspondantes.

2. Exploitation du Journal d'achat :

  • Ouvrez le fichier Journal-Achats.csv

  • Conformément aux paramétrages, le Journal d'achats contient :
    ​

    • les informations sur les dépenses (ex: N° de référence - en rouge)

    • le Code journal (en jaune) ;

    • les comptes de TVA (ici au global - en violet) au débit

    • les comptes clients (en vert) au crédit

Ainsi, le Journal d'achat est prêt à l'emploi pour l'analyse de votre Expert-Comptable.
​

⚡ InterFast ne permet pas encore de personnaliser le libellé des colonnes de l'export comptable, afin qu'il respecte une nomenclature spécifique. Des améliorations techniques sont activement considérées par nos équipes.

3. Exploitation de l'Export des factures :

  • Ouvrez l'archive Export-justificatifs.zip

    NB. les utilisateurs Windows devront utiliser 7-Zip pour ouvrir l'archive.

  • Accédez aux factures fournisseurs (format image ou PDF) associées à votre export comptable

V. Questions / Problèmes fréquents

Pourquoi mon Expert-Comptable n'a-t-il pas accès aux paramètres Entreprise ?


Le rôle "Comptable" n'offre pas encore d'accès aux paramètres Entreprise, pour des raisons de sécurité (cf. notre tableau des rôles).
​
Cette limitation est toutefois contraignante pour le paramétrage comptable.
Nos équipes techniques réfléchissent donc à une évolution des permissions.
​
En attendant, le paramétrage doit être effectué depuis un profil "Propriétaire" ou "Administrateur".

Comment sont comptabilisés les acomptes sur InterFast ?


Les acomptes sont exportés :

Quelles sont les interconnexions d'InterFast aux logiciels comptables ?

InterFast n'est pas encore interconnecté à des logiciels comptables.
​
Néanmoins, dans le cadre du projet de facturation électronique, des réflexions sont en cours pour verser les exports comptables sur les principaux logiciels de production en France.

Le logiciel InterFast sera-t-il conforme à la facturation électronique ?

InterFast sera intégré au réseau Peppol au 1er janvier 2026.
​
Le logiciel se conformera également à la loi sur la facturation électronique, dont l'entrée en vigueur est attendue au 1er septembre 2026 pour les PME.
​
InterFast se comportera en tant qu'Opérateur de Dématérialisation, en connexion avec une Plateforme Partenaire de Dématérialisation - elle-même connectée aux services d'État.

Le logiciel InterFast respecte-t-il la loi anti-fraude à la TVA ?

InterFast est totalement conforme aux exigences légales et réglementaires en France, notamment à la loi anti-fraude à la TVA qui est entrée en vigueur depuis le 1er Janvier 2018.

Vous trouverez ci-joint notre Certificat de conformité.

La modification de mes paramètres comptables est-elle rétroactive ?

Oui, les modifications apportées sur vos paramètres comptables s'appliqueront sur vos prochains exports du Journal de ventes et d'achats - y compris sur les factures clients / fournisseurs qui seraient antérieures à la date de modification.

L'export du Journal de ventes inclue-t-il aussi les factures clients importées ?

Oui, les factures importées de votre ancien logiciel peuvent intégrer votre Journal de ventes - selon la plage de dates définies pour l'export. Notre OCR détecte en effet la date d'émission de la facture client et reporte cette date sur les données associées au document.
​
Il est toutefois recommandé :

  • de privilégier un export comptable depuis l'ancien logiciel, à l'origine des factures crées ;

  • de vérifier les informations reconnues par l'OCR d'InterFast - pour éviter tout risque d'erreur.

Comment modifier les libellés des colonnes de l'export comptable ?

InterFats ne permet pas encore de formater le libellé des colonnes de l'export comptable.
​
Cette évolution technique est en cours de réflexion et fera certainement l'objet de mises à jour futures.

Conclusion

Configurer correctement l'export comptable sur InterFast est un investissement stratégique pour la pérennité de votre entreprise.

Ce paramétrage rigoureux répond à trois objectifs majeurs :

  1. Garantir la conformité fiscale : en définissant précisément vos taux de TVA et vos comptes comptables (ventes/achats), vous assurez que chaque facture émise ou reçue est correctement ventilée. Cela sécurise vos déclarations de TVA et prépare un bilan annuel sans erreur.
    ​

  2. Automatiser pour gagner du temps : une fois les catégories par défaut et les codes journaux en place, InterFast travaille pour vous. L'intelligence artificielle pré-catégorise vos dépenses et vos factures de vente alimentent automatiquement les bons comptes comptables. Vous évitez ainsi la double saisie et les tâches à faible valeur ajoutée.
    ​

  3. Fluidifier la relation avec l'Expert-Comptable : En fournissant des journaux (CSV) propres, lettrés et accompagnés de tous les justificatifs (PDF), vous transformez la relation avec votre comptable. Le temps passé à courir après les factures manquantes pourra utilement être ré-investir sur du conseil et l'analyse de votre rentabilité.

En définitive, ce paramétrage transforme votre facturation quotidienne en une écriture comptable fiable, faisant d'InterFast l'assistant administratif de votre entreprise.

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