Le système de validation des commandes est un mécanisme de contrôle financier conçu pour maîtriser les dépenses de votre entreprise avant qu'elles ne soient engagées auprès des fournisseurs.

C'est un véritable garde-fou pour votre trésorerie.

💡 Cette fonctionnalité est exclusivement réservée aux utilisateurs du Plan Business.

I. Configurer le système

Pour activer ce mécanisme, vous devez disposer des droits de Propriétaire ou d'Administrateur.

Allez dans le menu Mon entreprise > Paramètres > Commandes.
Activer la validation : Cochez l'option pour enclencher le système.
Montant minimum : Définissez votre plafond de tolérance (ex: 500 €).
En dessous de ce seuil : Les commandes sont envoyées directement.
Au-dessus de ce seuil : Le processus de validation se déclenche automatiquement.
Validateurs : Sélectionnez les rôles habilités à approuver les dépenses (Propriétaire, Administrateur).

II. Envoyer la commande pour validation

A. La commande dépasse le seuil minimum

Lorsqu'un collaborateur prépare une commande et que son montant dépasse le montant minimum paramétré, alors l'utilisateur doit l'envoyer en validation :

Le décideur reçoit une notification et la commande apparaît dans son tableau de bord, pour vérification.

La commande passe alors au statut "A valider"

2 options sont possibles :

> valider ou refuser la commande

Valider la commande : La commande peut désormais être envoyée au fournisseur par email.
Refuser : Le validateur doit obligatoirement saisir un motif de refus

La commande passe alors au statut "Refusée"

B. La commande est inférieure au seuil minimum

Si la commande est en-dessous du seuil inscrit, alors celle-ci peut être envoyée directement, sans besoin de validation au préalable :

III. Conclusion : évitez les doublons

La mise en place de la validation des commandes est bien plus qu’une simple contrainte administrative : c’est le tableau de bord de votre rentabilité.

En automatisant ce contrôle, vous déléguez la préparation des achats à vos équipes tout en gardant la main sur les flux financiers de votre entreprise.

Moins d'erreurs, moins de doublons et une meilleure visibilité sur vos dépenses chantiers : c'est ainsi que vous optimisez vos marges !

IV. Questions / Problèmes fréquents

Un validateur peut-il passer une commande sans s'auto-valider?

Oui, les profils configurés comme "Validateurs" (souvent le Propriétaire) ne sont pas soumis au plafond. Leurs commandes peuvent être envoyées instantanément aux fournisseurs.

Que se passe-t-il si une commande est refusée ?

Le demandeur reçoit une notification avec le motif du refus. Il peut alors modifier la commande (changer les quantités ou les articles) et la soumettre à nouveau pour validation.