ℹ️ Une facture proforma est un document provisoire qui n'a pas de valeur comptable légale. Elle prend la forme d'une facture définitive, mais sert uniquement à demander un accord ou débloquer un financement (par exemple, pour une banque ou des aides) avant la finalisation des montants.
Sur InterFast, la création d'une facture proforma est très simple : il suffit de créer une facture classique (sans numéro définitif) et d'y ajouter la bonne mention.
Bien qu'il soit généralement recommandé de facturer à partir d'un devis accepté, il est tout à fait possible de créer une facture proforma à partir de rien
Voici comment procéder étape par étape.
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
ℹ️ Pour bien démarrer, nous vous invitons à visionner la vidéo d'Hedi qui vous montre pas à pas comment créer et éditer une facture en partant de zéro, directement depuis le menu latéral de votre compte InterFast.
II. Créer votre facture Proforma
Étape 1 : Créer une nouvelle facture
Rendez-vous dans le menu latéral gauche de votre espace InterFast, puis cliquez sur la section Factures.
> Cliquez sur le bouton bleu + Nouvelle facture.
Étape 2 : L'astuce du titre (La mention Proforma)
Pour que votre client (ou son organisme de financement) comprenne qu'il s'agit d'un document provisoire, vous devez l'indiquer dans le titre.
Dans le champ "Titre de la facture", tapez explicitement « FACTURE PROFORMA » (ex : FACTURE PROFORMA - Remplacement Chaudière).
> Ajouter votre Client et Enregistrez
Étape 3 : Éditer le contenu et lier aux opérations
L'éditeur de facture fonctionne exactement de la même manière que celui des devis.
1. Lier la facture à une opération terrain : Vous pouvez relier cette facture à une Maintenance, un Chantier, ou une Intervention (SAV).
Si vous reliez la facture à une intervention, l'adresse exacte et le numéro de l'intervention remonteront automatiquement sur le PDF final !
2. Ajouter vos éléments : Utilisez la barre d'ajout pour construire votre facture. Vous pouvez ajouter des éléments à la main (lignes simples, sections, sauts de page, textes libres pour préciser des conditions) ou bien aller chercher des articles et ouvrages directement depuis votre Bibliothèque.
3. Les options comptables : Si nécessaire pour ce dossier, vous pouvez appliquer une remise commerciale globale ou activer l'option d'auto-liquidation de la TVA en bas de l'éditeur.
Étape 4 : La valeur du Proforma : le statut "Brouillon"
C'est l'étape la plus importante. Une facture proforma ne doit jamais recevoir de numéro de facture officiel.
Laissez impérativement le statut de votre facture sur Brouillon.
Pour l'envoyer à votre client, cliquez sur le bouton Action ou vous pouvez le télécharger/Imprimer et l'envoyer à votre client.
Téléchargez le document PDF généré et envoyez-le par e-mail à votre client.
Étape 5 : Transformer la proforma en facture officielle
Une fois que votre client a validé les montants et que vous êtes prêt à émettre la véritable facture légale :
Retournez sur votre facture restée en "Brouillon".
Retirez le mot "PROFORMA" du titre.
Cliquez sur l'étiquette de statut et passez-la en Finalisée ou Envoyée.
Le logiciel lui attribuera alors son numéro chronologique définitif, et vous pourrez l'envoyer officiellement à votre client !
💡 Bonus - Le conseil de l'équipe Care : Si vous avez peur de faire une erreur de numérotation avec une proforma, rappelez-vous que vous pouvez aussi faire un simple Devis (qui n'impacte pas votre comptabilité) et l'intituler "Devis Proforma si besoin".