🔔 Dans cet article, découvrez comment collaborer avec vos partenaires externes en leur créant un accès gratuit et limité pour la réalisation de vos interventions.
Vous faites appel à des prestataires externes pour réaliser certaines interventions ? InterFast vous permet de leur créer un accès dédié via le profil Sous-Traitant. Ce profil est gratuit et permet à votre partenaire de recevoir ses missions et de remplir ses rapports d'intervention directement sur son application mobile, sans accéder à vos données sensibles
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
II. Ajouter un utilisateur "Sous-Traitant"
L'ajout d'un sous-traitant se fait de la même manière que pour un collaborateur interne, mais avec un type de licence spécifique.
1. Rendez-vous dans le menu L'Équipe > Utilisateurs.
2. Cliquez sur le bouton « + Ajouter un utilisateur » en haut à droite.
3. Une fenêtre « Nouvelle licence » s’ouvre. Remplissez les champs suivants :
◦ Type de licence : Sélectionnez impérativement « Sous-Traitant ».
◦ Nom / Prénom : Les coordonnées de votre prestataire.
◦ Email ou Téléphone : Cet élément servira d'identifiant de connexion unique.
⚠️ La coordonnée renseignée deviendra l'identifiant de connexion.
Autant que possible, choisissez le canal par lequel vous échangez le plus souvent avec votre sous-traitant (email ou SMS).
4. Validez en cliquant sur « Je confirme ».
Votre sous-traitant recevra une invitation (par email ou SMS) pour définir son mot de passe et activer son compte.
Vous pourrez suivre sa connexion à InterFast depuis la fiche collaborateur :
✅ En cas de problème de connexion, vous ou votre sous-traitant pouvez contacter l'équipe Care pour définir un mot de passe temporaire d'accès ?
III. Les permissions et limites du profil
Le profil Sous-Traitant est conçu pour protéger vos données commerciales tout en permettant le travail opérationnel. Il bénéficie d'une licence gratuite sur InterFast.
Elle permet au professionnel de consulter et remplir les interventions qui lui sont assignées, conformément aux rôles utilisateurs prédéfinis dans l'application.
✅ Ce qu'il peut faire (Uniquement sur l'Application Mobile) :
• Accès Mobile : Le sous-traitant n'a accès qu'à l'application mobile (pas d'accès Web).
• Interventions : Il peut consulter et remplir les rapports des interventions qui lui sont assignées.
• Documents : Il peut voir les pièces jointes de l'intervention et l'historique des interventions passées uniquement à l'adresse de l'intervention en cours. (Lecture seule)
• Chantiers : Si vous l'autorisez dans vos paramètres d'entreprise, il peut consulter les documents du chantier associé à l'intervention. (Lecture seule)
📋 Pour que votre Sous-Traitant ait accès aux documents de chantier, vous devez donner cette permission dans vos paramètres d'Entreprise sur l'application web d'InterFast.
Il peut également :
Télécharger les rapports d'intervention réalisés par ses soins nécessaires.
Télécharger les rapports d'intervention / documents auxquels il a reçu accès.
❌ Ce qu'il ne peut pas faire :
• Pas de CRM : Il n'a aucun accès à votre base de clients globale.
• Pas de feuilles d'heures : Contrairement à vos salariés, il ne peut pas remplir de feuilles d'heures (car il facture une prestation et non des heures salariées).
• Pas de création : Il ne peut pas créer de nouveaux clients ou de nouvelles interventions de lui-même.
IV. Assigner et suivre un Sous-Traitant
La gestion au quotidien est identique à celle de vos techniciens internes :
1. Planification : Créez une intervention dans votre calendrier et sélectionnez votre sous-traitant dans le champ intervenants.
2. Notification : Il recevra une notification sur son mobile l'informant de la nouvelle mission.
3. Réalisation : Il remplit son rapport, ajoute des photos et fait signer le client sur son téléphone.
4. Clôture : Une fois l'intervention terminée par le sous-traitant, le rapport remonte instantanément dans votre interface web pour que vous puissiez le facturer.
V. Une collaboration fluide et sécurisée
En intégrant vos sous-traitants directement dans InterFast, vous supprimez les échanges de mails interminables et les rapports papier qui se perdent. Vous offrez à vos partenaires un outil professionnel pour réaliser leurs missions, tout en gardant une étanchéité totale sur votre gestion commerciale et vos bases de données clients.
Cette centralisation vous permet de garantir à vos clients une qualité de service constante, que l'intervention soit réalisée par vos équipes internes ou par vos partenaires externes.
Prêt à déléguer ? Créez dès maintenant le profil de votre premier sous-traitant et commencez à lui assigner des missions. Vous verrez, le gain de temps sur la récupération des rapports d'intervention est immédiat !
✅ Ce qu'il faut retenir :
Gratuité : Le profil Sous-Traitant ne vous coûte rien.
Confidentialité : Aucun accès au Web, au CRM ou aux feuilles d'heures.
Réactivité : Les rapports terrain remontent en temps réel pour votre facturation.
📚 Pour en savoir plus sur la gestion des utilisateurs, consultez notre article dédié :
VI. Questions fréquentes (FAQ)
1. Mon sous-traitant ne voit pas l'icône "Chronomètre" pour ses heures, est-ce normal ?
1. Mon sous-traitant ne voit pas l'icône "Chronomètre" pour ses heures, est-ce normal ?
Oui. La fonctionnalité "Feuilles de temps" est réservée aux salariés. En tant que sous-traitant, sa rémunération est basée sur sa facture et non sur une déclaration d'heures salariées. Il peut cependant indiquer ses heures de début et de fin dans le rapport d'intervention pour information.
2. Je veux passer un salarié en sous-traitant, mais je ne trouve pas l'option dans la liste.
2. Je veux passer un salarié en sous-traitant, mais je ne trouve pas l'option dans la liste.
Le passage d'un profil Payant (ex: Technicien) vers un profil Gratuit (Sous-traitant) ne peut pas être fait manuellement car cela impacte votre facturation. Vous devez contacter le support via le tchat en ligne pour effectuer cette modification.
3. Mon sous-traitant peut-il voir les prix de mes articles ?
3. Mon sous-traitant peut-il voir les prix de mes articles ?
Lorsqu'il ajoute des articles dans une intervention, le sous-traitant peut voir les prix de vente affichés dans la bibliothèque pour sélectionner les bons éléments. Il est possible de masquer les prix sur le PDF final, mais pas totalement lors de la saisie sur mobile actuellement.
4. Puis-je partager tout un dossier Chantier avec lui ?
4. Puis-je partager tout un dossier Chantier avec lui ?
Oui, mais cela nécessite une action de votre part. Vous devez planifier une intervention liée à ce chantier et l'assigner à votre sous-traitant. De plus, vérifiez dans Mon entreprise > Paramètres > Chantiers que vous avez autorisé le rôle "Sous-traitant" à accéder aux documents.
5. Faut-il obligatoirement un SIRET pour créer ce profil ?
5. Faut-il obligatoirement un SIRET pour créer ce profil ?
C'est recommandé. Le statut de sous-traitant implique une relation B2B (entreprise à entreprise). Lors de la création ou de la gestion de sa fiche, il est préférable de renseigner son numéro de SIRET pour bien le distinguer d'un salarié.
6. Mon sous-traitant possède déjà un compte InterFast (pour sa propre entreprise). Puis-je l'inviter ?
6. Mon sous-traitant possède déjà un compte InterFast (pour sa propre entreprise). Puis-je l'inviter ?
Oui, tout à fait. InterFast gère le multi-entreprise.
• Pour l'inviter : Lors de la création de son profil (L'Équipe > Utilisateurs), renseignez exactement la même adresse email que celle qu'il utilise pour son compte personnel.
• Pour lui : Il n'aura pas besoin de se déconnecter/reconnecter. Sur son application mobile ou web, il lui suffira de cliquer les petits flèches à droite de son nom d'entreprise pour voir apparaître la liste des entreprises et basculer de son espace au vôtre en un clic.
