🔔 La gestion des fluides frigorigènes est soumise à une réglementation stricte. InterFast vous permet d'assurer cette traçabilité de bout en bout. Cet article regroupe toutes les étapes pour gérer votre parc de bouteilles (Neuves, de Récupération ou de Transfert).

I. Vidéo tutoriel d'Hedi

II. Configuration de la Bibliothèque

Avant d'enregistrer physiquement une bouteille, le type de fluide doit exister dans votre bibliothèque.

Allez dans Bibliothèque.
Créez ou modifiez l'article correspondant au gaz (ex: R32, R405B, etc.).
Important : Dans la fiche de l'article, onglet "Stock", assurez-vous que le type de produit est bien défini sur "Bouteille de fluide" (et non "Produit classique").

III. Enregistrer une nouvelle bouteille

Pour enregistrer vos bouteilles de fluide dans InterFast, deux méthodes s'offrent à vous selon votre préférence de navigation.

💡 Avant de commencer, assurez-vous d'avoir à minima défini un emplacement de stock.

A. Méthode 1 : L'ajout direct (La plus rapide)

C'est la méthode recommandée pour enregistrer une bouteille spécifique.

1. Allez dans l'onglet Stock de votre article

2. Cliquez sur le bouton "Ajouter une bouteille" (ou "Enregistrer une bouteille").

3. Remplissez la fiche d'identité de la bouteille :

◦ Référence : Le numéro gravé ou votre référence interne.

◦ Quantité & Capacité : Le poids actuel et la capacité maximale.

◦ Emplacement : Où se trouve la bouteille (ex: Camion 1, Dépôt).

B. Méthode 2 : Via la gestion des Produits (Pour structurer)

Cette méthode permet de créer d'abord la "famille" de fluide avant d'y ajouter les bouteilles physiques.

1. Allez dans le module Stock > onglet Produits.

2. Cliquez sur "Ajouter un produit".

3. Sélectionnez le type "Bouteille de fluide", cliquez sur Suivant, puis nommez votre produit (ex: Gaz R32) et définissez l'unité.

4. Une fois ce produit créé, cliquez dessus pour l'ouvrir. Vous pourrez alors utiliser le bouton "Ajouter une bouteille" pour enregistrer vos différentes bouteilles physiques (les contenants) sous cette référence.

Vous pourrez par la suite visionner les entrées et sorties des stocks :

⚠️ Point important : L'association Bibliothèque

Quelle que soit la méthode choisie, vérifiez bien que votre produit/bouteille est associé à un article de votre bibliothèque. Si le produit n'est pas lié, cliquez sur le bouton "Associer le produit à un article". C'est cette liaison qui permet au logiciel de déstocker automatiquement le fluide lorsqu'il est utilisé dans un devis ou une intervention.

IV. Gérer et restituer une bouteille de récupération

A. Enregistrer une bouteille de récupération

Pour ajouter une bouteille de récupération dans InterFast, la démarche s'effectue en deux temps : il faut d'abord créer une bouteille de fluide classique, puis modifier ses paramètres pour lui attribuer la fonction "Récupération".

Voici les étapes à suivre :

1. Créer la bouteille initiale

Vous pouvez réaliser cette étape depuis l'application Web (en allant dans l'onglet "Stock > Produits" de l'article fluide concerné) ou depuis l'application mobile (via le bouton "+").

Petite astuce : Nous vous recommandons d'intégrer la mention "Récupération" directement dans sa référence ou son nom (par exemple : "RECUP-R32-01") pour la repérer plus facilement par la suite.

2. Définir le type "Récupération" (Uniquement sur ordinateur)

À ce jour, il n'est pas possible de sélectionner le type de bouteille lors de sa création initiale, particulièrement sur l'application mobile. Une fois la bouteille enregistrée, rendez-vous sur l'application Web :

Allez dans votre gestion de stock et retrouvez votre nouvelle bouteille.
Cliquez sur le bouton pour la "Modifier" (l'icône en forme de crayon).
Sélectionnez le type "Récupération" et enregistrez.

Ce paramétrage est indispensable : il indique au logiciel qu'il doit ajouter du fluide au stock de cette bouteille (et non en déduire) lorsque vous saisirez des quantités dans la case "Fluide récupéré pour traitement" de vos futurs CERFAs.

Une fois votre bouteille enregistrée dans votre stock, InterFast vous permet de tracer le fluide de sa récupération chez le client jusqu'à sa remise au centre de traitement.

B. Gestion de la bouteille au quotidien

Afin de récupérer du fluide usagé, vous devez disposer d'une bouteille spécifiquement paramétrée en tant que "Bouteille de récupération".

Mise à jour automatique : La quantité de fluide dans votre bouteille s'actualise automatiquement lors du remplissage d'un CERFA 15497.
Bonne pratique : Lorsque vous remplissez la section 6 du CERFA ("Manipulation du fluide"), veillez à bien inscrire le poids dans la case "D. Fluide récupéré pour traitement" et à sélectionner votre bouteille de récupération dans le menu déroulant. Le logiciel comprendra ainsi qu'il doit ajouter cette quantité à votre bouteille.

Sur l'application web :

Sur l'application mobile :

Affichage du CERFA :

Quantité reportée sur la bouteille de fluide :

C. Remplissage du BSFF

Lorsque votre bouteille de récupération est pleine ou que vous souhaitez la ramener chez votre fournisseur, vous devez générer un BSFF pour assurer la traçabilité de ce déchet dangereux.

Création depuis le Web : Rendez-vous dans le module Stock > Bouteilles de fluide. Cliquez sur votre bouteille, puis sur le bouton "Actions" (les trois petits points) et sélectionnez "Générer un BSFF".
Configuration : Remplissez les onglets successifs (Détails du déchet, Transporteur, Destination). InterFast récupérera automatiquement les informations du fournisseur depuis votre CRM.]

Étape 1/4 : Déchet

Étape 2/4 : Transporteur

Si vous êtes le transporteur :

Sinon :

Étape 3/4 : Destination

Étape 4/4 : Résumé

[Capture idéale : La fenêtre pop-up de création du BSFF sur InterFast (par exemple l'onglet "Résumé" ou "Destination").
À mettre en évidence : Les différents onglets en haut de la fenêtre pour rassurer l'utilisateur sur le cheminement du formulaire.]
Archivage automatique : Dès que le BSFF est validé, le logiciel considère que la bouteille a quitté votre stock. Elle passe automatiquement au statut "Archivée" et le BSFF est généré en format PDF.

🔔 Gestion du récépissé

Lorsque vous acheminez vos bouteilles de récupération vers votre fournisseur ou centre de traitement, vous agissez en tant que transporteur de déchets dangereux. Lors de la création du BSFF, vous devez donc déclarer ce transport.

Si vous transportez moins de 100 kg (Exemption) : La réglementation vous accorde une dispense officielle de récépissé si la quantité totale de fluide usagé transportée dans votre véhicule est strictement inférieure à 100 kg. Dans ce cas, cochez simplement la case "Dispense de récépissé" dans l'onglet Transporteur. Sélectionnez ensuite le mode de transport ("Routier") et renseignez le numéro d'immatriculation de votre véhicule.
Si vous transportez plus de 100 kg (Récépissé obligatoire) : Si le poids total excède 100 kg, l'exemption n'est plus valable. Vous devez obligatoirement renseigner un numéro de récépissé de déclaration de transport de déchets.

(À noter : la plateforme Trackdéchets n'indiquant pas comment l'obtenir ni comment l'ajouter au profil de l'établissement, nous vous recommandons de contacter directement leur support technique en cas de besoin).

D. Dépôt de la bouteille au fournisseur

La dernière étape s'effectue en lien avec la plateforme gouvernementale Trackdéchets, à laquelle InterFast est connecté.

Signature du transporteur : Avant de prendre la route, connectez-vous à Trackdéchets pour signer l'enlèvement (statut "Signé par le transporteur").

[Capture idéale : L'interface de la plateforme Trackdéchets.
À mettre en évidence : Le bouton bleu "Signer" ou le statut "Signé par le transporteur", pour faire le pont entre InterFast et l'outil gouvernemental.]
Remise physique : Une fois arrivé au comptoir de votre fournisseur (le destinataire), présentez-lui le document BSFF généré par InterFast.
Scan du QR Code : Le fournisseur scannera le QR Code Trackdéchets présent sur la 3ème page du document pour accuser réception de la bouteille,. Le BSFF passera alors au statut "En attente de traitement", puis "Traité" une fois le fluide détruit ou régénéré.

[Capture idéale : Une capture de la 3ème page du document PDF du BSFF généré par InterFast.
À mettre en évidence : Un gros plan sur le QR Code Trackdéchets, afin que le technicien sache exactement quoi montrer au fournisseur au comptoir.]

V. Suivre les mouvements de stock (Décrémentation)

Il existe deux façons de faire varier le stock d'une bouteille :

A. La méthode automatique (Via CERFA 15497)

C'est la méthode à privilégier pour vos interventions. Lorsque vous remplissez un CERFA (sur mobile ou web) :

Allez à la section Manipulation du fluide.
Crucial : Ne tapez pas le nom de la bouteille manuellement. Sélectionnez-la dans la liste déroulante qui s'affiche.
Indiquez la quantité chargée ou récupérée.
À la validation du rapport, le stock de la bouteille est automatiquement mis à jour et le mouvement est historisé.

Sur l'application web :

Sur l'application terrain :

Historique d'une bouteille de fluide

Chaque chargement ou récupération de fluide frigorigène est tracé. Ainsi, il est possible de consulter ultérieurement le flux d'entrée / sortie liées à une bouteille donnée.

B. La méthode manuelle (Ajustements)

Depuis la fiche de la bouteille dans l'onglet Stock, vous pouvez utiliser les boutons d'action :

Recharger / Réceptionner : Pour ajouter du fluide (achat fournisseur ou retour).
Sortir : Pour déclarer une perte, une casse ou une utilisation hors CERFA.
Déplacer : Pour changer la bouteille d'emplacement (ex: du Dépôt vers Camion).

VI. Archiver une bouteille

A. Vidéo tutoriel d'Hedi

❌ Attention : Il est impossible de supprimer définitivement une bouteille ayant eu des mouvements, afin de respecter la législation sur la traçabilité et l'historique des fluides.

Si une bouteille est vide, rendue au fournisseur ou perdue, vous devez l'archiver.

A. Méthode 1 : Depuis l'onglet "Bouteilles de fluide"

Ouvrez la fiche de la bouteille concernée.
Cliquez sur les trois petits points en bas à droite.
Cliquez sur le bouton la case "Archiver".

B. Méthode 2 : Depuis l'onglet "Produits"

1) Depuis votre bouteille de fluide, cliquez sur le bouton d'édition :

2) Dans la pop-up, cocher la case "Archiver la bouteille ?"

3) Cliquez sur le bouton Enregistrer

La bouteille disparaîtra de vos listes actives mais restera accessible via les filtres "Archivés" pour vos bilans annuels.

VII. Export du bilan des fluides et préparation d'un audit

Pour répondre à vos obligations réglementaires ou préparer un audit d'organisme agréé (ex: DataFluides, Qualiclimafroid), InterFast vous permet d'exporter l'intégralité de vos mouvements de fluides et de vos CERFA.

A. Exporter le bilan des fluides et la liste CERFA

Rendez-vous dans le menu Mon entreprise > CERFA.
Pour obtenir la synthèse globale : sélectionnez la période souhaitée (ex: Exercice comptable précédent), puis cliquez sur le bouton bleu « Bilan des fluides » (en haut à droite).
Pour télécharger le détail sous format Excel/CSV : utilisez les filtres de période si besoin, puis cliquez sur « Exporter » (en bas à droite sous le tableau).

B. Préparer un audit de contrôle

Cet export constitue votre registre officiel de suivi des fluides. Pour réussir votre audit :

Assurez-vous que tous les CERFA 15497 de la période sont bien saisis et signés.
Vérifiez que vos bouteilles vides ou restituées ont été archivées (elles restent intégralement comptabilisées dans vos exports annuels).
Présentez le bilan téléchargeable ainsi que les BSFF générés lors des retours de bouteilles de récupération à l'auditeur.

VIII. Questions et Problèmes Fréquents

A. De manière générale

1. J'ai rempli un CERFA mais le stock de ma bouteille n'a pas bougé, pourquoi ?

C'est l'erreur la plus fréquente. Dans le CERFA, vous avez probablement écrit le numéro de la bouteille au lieu de la sélectionner dans le menu déroulant proposé par le logiciel. Sans cette sélection, le lien informatique ne se fait pas. Il faut modifier le CERFA et bien cliquer sur la bouteille proposée dans la liste.

2. Je me suis trompé dans la "Quantité Initiale" à la création. Si je modifie ce chiffre, la "Quantité Restante" ne change pas. Que faire ?

Le logiciel ne recalcule pas rétroactivement la quantité restante si vous modifiez la quantité initiale après coup.

La solution : Ne touchez plus à la quantité initiale. Effectuez un mouvement manuel de "Sortie" (pour diminuer) ou de "Recharge" (pour augmenter) afin d'ajuster le stock à la réalité.

3. Je ne peux pas supprimer une bouteille créée par erreur (doublon / test), comment faire ?

La suppression est bloquée pour garantir l'inaltérabilité des données réglementaires. Vous devez utiliser la fonction Archiver. La bouteille n'apparaîtra plus dans vos propositions lors des interventions.

4. J'ai créé une bouteille depuis mon mobile mais je ne peux pas en faire une bouteille de récupération.

Lors de la création rapide sur mobile, certaines options (comme le type spécifique "Récupération") peuvent manquer. La solution : Créez la bouteille sur mobile, puis connectez-vous sur l'application Web (ordinateur) pour modifier la fiche de la bouteille et changer son type en "Récupération".

5. Comment gérer le retour d'une bouteille de récupération pleine au fournisseur ?

Vous devez générer un BSFF (Bordereau de Suivi de Fluides Frigorigènes). Vous pouvez le faire depuis la fiche de la bouteille (bouton Actions > Générer BSFF). Une fois le BSFF validé, la bouteille sera automatiquement archivée.

B. Liés à l'archivage d'une bouteille

1. Comment s'assurer qu'une bouteille est prête pour le bilan annuel des fluides ?

Le bilan des fluides est une synthèse visuelle basée sur la rigueur du CERFA numérique.
Vous pouvez ensuite réaliser l'export détaillé (au format .csv) de votre bilan depuis l'onglet « CERFA » pour isoler les quantités exactes par nature d'intervention et par fluide sur la période souhaitée.
Si votre bouteille est associée à un CERFA sur la période concernée, elle apparaîtra dans les résultats d'export.

2. Pourquoi archiver une bouteille ?

L'archivage sert principalement à nettoyer votre affichage de stock en masquant les bouteilles qui ne sont plus en circulation.
Contrairement à une suppression, l'archivage permet de conserver l'intégrité des données : tous les mouvements de fluides enregistrés via les formulaires CERFA restent liés au contenant et consultables dans l'historique.
Cette étape est indispensable pour garantir que vos bilans annuels de fluides et vos exportations de données restent complets et conformes aux exigences des organismes certificateurs.

3. Dans quel cas archiver une bouteille ?

Pour les bouteilles de remplissage, il est recommandé d'archiver la bouteille lorsqu'elle est vide après restitution du contenant à votre fournisseur ou distributeur.
Pour les bouteilles de récupération, il est recommandé d'archiver une bouteille lorsqu'elle est pleine après avoir confié le déchet à un centre de traitement.

4. Où retrouver une bouteille archivée ?

Les bouteilles archivées sont accessibles :

dans leur onglet dédié sur InterFast ;
depuis la fiche d'un produit (cliquez sur le bouton "Archivée")

5. Est-il possible de désarchiver la bouteille ?

Si une bouteille a été archivée par erreur ou rejoint à nouveau votre stock, vous pouvez la retrouver dans l'onglet dédié sur InterFast.
Cliquez ensuite sur la bouteille et l'icône des "trois points" pour désarchiver la bouteille.

6. Que faire de la charge restante quand je rends physiquement la bouteille au fournisseur ?

La charge restante (ex: 100-300g) est liée au décompte des mouvements de sortie sur la charge initiale de la bouteille lors de son entrée en stock dans InterFast.

Physiquement parlant, il est impossible de consommer une bouteille à 100%.
Il existe toujours un "fond de bouteille".

Après avoir remis votre bouteille au fournisseur, vous pouvez l'archiver pour que la bouteille disparaisse de vos stocks actuels.

7. Comment corriger une erreur de tare / de quantité initiale ?

Si vous avez comptabilisé le poids de la bouteille, sans retirer la tare, au moment de renseigner la quantité initiale de la bouteille, vous pouvez effectuer une régularisation par sortie de fluide.

Exemple :

NB. Notez qu'une régularisation de sortie de fluide n'est pas comptabilisée dans le Bilan des fluides qui ne fait état que des mouvements (charge / récupération) qui ont été consignés officiellement dans les CERFAs.

8. Après avoir archivé une bouteille, sera-t-il possible d'éditer un CERFA associé ?

Oui, lorsqu'une bouteille est archivée, InterFast la masque des bouteilles disponibles. Par conséquent, vous ne pourrez pas ré-éditer les CERFAs associés à cette bouteille.

Vous devrez dès lors désarchiver la bouteille lorsque le cas se présente, en la retrouvant dans l'onglet dédié sur InterFast.

Guide complet : Gérer les bouteilles de fluide