👉 Pour plus d'informations, consultez cet article : résoudre les erreurs sur un BSFF. Vous pouvez également contacter notre équipe Care en communiquant le numéro d'intervention pour lequel vous souhaitez une assistance.
I. Qu'est-ce qu'un BSFF ?
Le Bordereau de Suivi de Fluides Frigorigènes (BSFF) est un document complémentaire au CERFA 15497. Son remplissage est obligatoire en France pour assurer la traçabilité des fluides frigorigènes ayant le statut de déchet, jusqu'à leur retraitement ou destruction.
En effet, les fluides frigorigènes (CFC/HCFC/HFC) sont des substances dangereuses pour l'environnement. Ils constituent des "gaz à effet de serre" et influent largement sur le réchauffement climatique de notre planète.
Le BSFF est ainsi utilisé pour garantir que les fluides usagés seront récupérés, transportés et traités de manière sûre et responsable par un opérateur agréé.
Il s'applique à tous les acteurs manipulant des déchets de fluides frigorigènes depuis le 1er janvier 2023, avec une dématérialisation obligatoire via la plateforme Trackdéchets.
II. Qui est concerné par le BSFF ?
La rédaction du Bordereau de Suivi de Fluides Frigorigènes (BSFF) concerne plusieurs acteurs impliqués dans la gestion des déchets de fluides frigorigènes :
Le Détenteur est « l'entité exerçant un pouvoir réel sur le fonctionnement technique des équipements, qu’elle en soit ou non propriétaire » (selon le règlement 517/2014/UE). Il s'agit donc du client auprès duquel intervient l'artisan frigoriste ou climaticien (l'opérateur).
NB. l'entité désignée comme « détenteur » dans le processus BSFF est la même que celle identifiée sur le CERFA 15497.
L'Opérateur intermédiaire intervient sur l'équipement (ex: un artisan frigoriste ou climaticien) et collecte les fluides frigorigènes usagés sur les équipements du détenteur. En tant qu'intermédiaire, l'Opérateur fait le lien entre la source du déchet (le Détenteur) et la destination finale du déchet (le Fournisseur ou le Centre de traitement). Son rôle est donc essentiel dans la chaîne de récupération des déchets.
Le Transporteur qui assure le déplacement des déchets de fluides usages d’un site à un autre. Il s'agit habituellement de l'artisan frigoriste ou climaticien (l'Opérateur intermédiaire), en particulier lorsque la bouteille de récupération est temporairement acheminée dans son camion et entreposée dans son entrepôt.
Le Fournisseurs ou Centre de traitement qui réceptionne, traite, régénère ou élimine les déchets. Ils disposent d'un agrément spécifique.
L'Émetteur initial qui est responsable de créer et remplir la première partie du BSFF, notamment en précisant la nature du déchet, le conditionnement et le lieu de collecte. Il s'agit habituellement de l'artisan frigoriste ou climaticien (l'Opérateur intermédiaire) car un BSFF est requis lorsque les fluides frigorigènes sont déplacés en dehors de leur site initial de production.
Pour résumer, l'artisan frigoriste ou climaticien assure plusieurs fonctions.
Il est tout à la fois :
l'Opérateur intermédiaire qui intervient sur l'équipement ;
l'Émetteur initial du BSFF ;
mais encore le Transporteur s'il effectue lui-même le déplacement de la bouteille de fluides usagés vers son dépôt.
NB. le statut de Détenteur reste toutefois lié à l'entité exerçant le pouvoir sur l'installation qui a initialement généré le déchet, sans transfert vers l'Opérateur intermédiaire.
Chaque intervenant successif complète ou signe ensuite sa partie du bordereau en connexion avec la plateforme Trackdéchets, garantissant ainsi la traçabilité complète des fluides frigorigènes (CFC/HCFC/HFC) jusqu'à leur retraitement final.
Circuit de traitement des fluides frigorigènes
III. Quand remplir un BSFF ?
Selon la réglementation française et la FAQ de Trackdéchets, un BSFF doit être rempli dès lors que les fluides frigorigènes deviennent des déchets dangereux.
Lorsqu'un fluide frigorigène (CFC/HCFC/HFC) est récupéré par l'artisan frigoriste ou climaticien (l'Opérateur intermédiaire) pendant une intervention sur l'équipement d'un client (le Détenteur) ET qu'il sort du site de production où il a été collecté, ALORS le fluide usagé prend automatiquement le statut de déchet.
L'opérateur doit ainsi créer un BSFF pour tracer les mouvements de fluides sur Trackdéchets.
Exception à cette obligation :
L'exception concerne les fluides frigorigènes qui ont été récupérés et réemployés, sans traitement ou après un simple recyclage (filtration) sur :
- le même équipement
ou
- un autre équipement du même site que celui où il a été récupéré
ou
- sur un autre équipement appartenant au même détenteur mais localisé sur un autre site basé sur le territoire national.
NB. ces situations sont très marginales, raison pour laquelle un BSFF doit être créé pour assurer la conformité réglementaire de l'entreprise.
Autrement dit, sauf si les conditions de réemploi sont respectées, le fluide acquiert le statut de déchet dangereux lorsqu'il quitte le site initial de production. Il doit donc être tracé sur Trackdéchets au travers d'un BSFF.
Sources officielles :
IV. Comment remplir un BSFF ?
✅ InterFast vous offre la possibilité de remplir votre BSFF :
Il est obligatoire de réaliser un BSFF lors du transport des fluides frigorigènes en dehors du site initial de production du déchet.
À cet égard, nous recommandons aux artisans et technicien de créer un BSFF au moment du remplissage du CERFA, au lieu de l'intervention, avec l'application mobile.
En cas d'oubli ou d'erreur, vous pouvez régulariser votre situation en créant un BSFF depuis l'application web d'InterFast.
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👉 Dans la pratique, nombre d'artisans frigoristes / climaticiens ne créent de BSFF que lorsque leur bouteille de récupération est pleine, au moment de la transporter vers son Centre de traitement. Par ailleurs, les Transporteurs professionnels ou les Fournisseurs ne veulent habituellement qu’un seul BSFF par bouteille.
L'utilisation de l'application web est alors tout indiquée puisque le BSFF incorpore à cette occasion les mouvements de fluide de tous les CERFAS associés à la bouteille.
Bien que cette approche bénéficie d'une tolérance des auditeurs, elle ne respecte pas totalement la réglementation sur le suivi des fluides frigorigènes.
Les entreprises ont donc la responsabilité de choisir l'une de ces deux options, en arbitrant entre conformité et praticité.
1. Vidéo tutoriel d'Hedi
> débutez la vidéo à 2min 30s
2. Configuration initiale
A) Paramétrer son Entreprise
depuis l'onglet Informations de l’entreprise
Renseignez impérativement les informations suivantes :
> Nom de l'entreprise
> SIRET renseigné et SANS espace
> Coordonnées
depuis les Profils utilisateur qui détiennent une capacité à manipuler les fluides frigorigènes
Renseignez impérativement les informations suivantes :
> Numéro de détecteur manuel de fuite
> Date de contrôle du détecteur
B) Initialiser le stock de bouteilles de fluide
Commencez par créer vos emplacements (ex: camion et entrepôt).
Ensuite, créez vos bouteilles de récupération par catégorie de fluide frigorigène.
Exemple de bouteille de récupération
C) Configurer le CRM
depuis la fiche Client (le détenteur)
Renseignez impérativement les informations suivantes :
> si le Client est un professionnel : Nom et SIRET sans espace
> si le client est un Particulier : Prénom et Nom
depuis la fiche Fournisseur (le centre de traitement)
Renseignez impérativement les informations suivantes :
> SIRET sans espace
> Ajout d’un contact de la société avec prénom / nom / numéro de téléphone / email
Le SIRET du Fournisseur doit être enregistré sur Trackdéchets comme installation de collecte de déchets.
Consultez votre fournisseur pour confirmer son numéro de SIRET.
D) Création d’un compte sur Trackdéchets
Vous devez créer un établissement avec le même SIRET que celui renseigné sur InterFast à l'étape a).
Modifiez ensuite le profil de votre Établissement sur Trackdéchets.
Vous devez cocher les cases “Producteurs de déchets, y compris terres et sédiments” + “Transporteur”
E) Interconnexion de Trackdéchets à InterFast
Accédez à l'espace Mon Compte > Applications et API
Cliquez sur le bouton "Créer un jeton"
Donnez un titre à votre jeton d'accès à l'API
Copiez votre jeton d'accès à l'API
Renseignez le jeton d'accès à l'API de Trackdéchets sur InterFast, pour assurer l'interconnexion, depuis le sous-module Mon Entreprise > Intégrations
Testez ensuite l'interconnexion
> celle-ci doit être en succès
> sinon, vérifiez que le texte copié correspond bien au jeton d'accès
Pour plus d'informations, consultez notre tutoriel sur l'intégration de Trackdéchets à InterFast.
3. Sur l'application mobile
✅ Le BSFF est rempli conjointement au CERFA n°15497, sur l'application mobile d'InterFast - dans le cadre d'un rapport d'intervention.
Consultez nos tutoriels (cliquez sur les liens) pour plus d'informations.
A) Rapport / Sous-rapport CERFA
Renseignez les informations suivantes dans votre CERFA :
a) depuis la section 6 - Manipulation du fluide, renseignez la Quantité totale de fluide récupéré :
> référence d'une bouteille de récupération du stock
> ajout d’une quantité de fluide
b) depuis la section 7, renseignez les informations sur l'Installation de manipulation du déchet.
💡 En assurant la récupération du fluide usagé et l'entreposage temporaire de la bouteille de récupération, votre entreprise devient alors l’installation de manipulation du déchet.
Renseignez impérativement les informations suivantes :
> Nom de votre entreprise
> SIRET sans espace (identique à celui renseigné sur Trackdéchets)
> Adresse
> Code postal
> Ville
B) Création du BSFF
a) Depuis votre CERFA, lors du remplissage du rapport d'intervention :
Cliquez sur le bouton "Ajouter un BSFF"
votre BSFF s'affiche à l'écran et se décompose de 3 onglets :
b) Depuis l'onglet Déchets de votre BSFF :
renseignez la Nature du fluide frigorigène
Renseignez les informations sur le(s) contenant(s) de récupération
> type de contenant
> numéro du contenant
> volume du contenant
> masse du contenu (ie : du fluide usagé récupéré au cours de l'intervention)
c) Depuis l'onglet Transporteur de votre BSFF :
Cochez la case d’exemption du récépissé pour le transporteur
> cette exemption n'est accordée que si le transport concerne moins de 100 kg de déchets dangereux.
NB. La plateforme Trackdéchets n'explique pas comment obtenir un numéro de récépissé à renseigner sur la fiche profil de son établissement. Nous vous recommandons, le cas échéant, à contacter leur support technique.
Choisissez le mode de transport
> habituellement "Route"Indiquer le numéro d'immatriculation de votre véhicule
d) Depuis l'onglet Fournisseur de votre BSFF :
choisissez le fournisseur créé sur le CRM
> ses informations seront automatiquement pré-remplies
e) Validez votre BSFF
> l'application mobile d'InterFast s'assure alors que toutes les données sont remplies
👉 Si vous rencontrez une erreur lors du remplissage de votre BSFF, consultez notre tutoriel dédié. Si le problème persiste, contactez l'équipe Care en précisant :
le numéro de l'intervention concernée
le détail du message d'erreur
4. Sur l'application web
A. Accès et Initialisation du bordereau
Tout commence par l'identification de la bouteille concernée dans votre stock.
a. Sélectionner la bouteille
Rendez-vous dans le menu Stock, puis cliquez sur la sous-section Bouteilles de fluide.
Retrouvez votre bouteille de récupération en la recherchant par son nom ou son numéro d'identification.
b. Vérifier l'historique et les CERFA
En cliquant sur la bouteille, vous accédez à son historique. Vous y verrez les interventions passées (ex: Intervention 903) et les numéros de CERFA associés (ex: CERFA n°100).
⚠️ Point de vigilance : si un BSFF a déjà été émis pour ces CERFA, le nouveau bordereau viendra le remplacer. Pensez à annuler l'ancien BSFF directement sur la plateforme TrackDéchets pour éviter les doublons.
c. Lancer la création
Cliquez sur le bouton "Actions" (les trois petits points), puis sélectionnez Générer un BSFF.
B. Renseignement du BSFF
Le formulaire est divisé en onglets logiques pour vous guider étape par étape.
a. Onglet "Détails du déchet"
Remplissez les caractéristiques techniques :
Code déchet et nature du fluide
Nature du fluide frigorigène
Code ADR (lié à la dangerosité du gaz)
Poids total et numéro de la bouteille
Capacité totale du contenant.
b. Onglet "Transporteur"
Cochez la case "Je suis le transporteur" si vous amenez vos bouteilles de récupération au Fournisseur / Centre de traitement. Sinon, renseignez les informations du Transporteur professionnel.
Date de prise en charge : indiquez la date du jour.
Mode de transport : sélectionnez "Routier".
Immatriculation : renseignez l'immatriculation du véhicule de transport.
Récépissé : vous en êtes dispensé lorsque la quantité de déchets transportés est inférieure à 100 kg.
NB. La plateforme Trackdéchets n'explique pas comment obtenir un numéro de récépissé à renseigner sur la fiche profil de son établissement. Nous vous recommandons, le cas échéant, à contacter leur support technique.
c. Onglet "Destination"
Type d'opération : sélectionnez le code (D/R) approprié.
Voici des exemples.
R12 : Ce code doit être utilisé pour la revalorisation du déchet.
R13 : Ce code peut être utilisé si vous déplacez la bouteille de fluide vers un autre site d'entreposage, dans l'attente du traitement.
D13 : Ce code doit être utilisé pour la destruction du déchet.
NB. Le type d'opération sélectionnée pourra être modifié après signature depuis le site Trackdéchets.
Destinataire : sélectionnez votre fournisseur dans la liste.
InterFast remplit automatiquement toutes les infos du destinataire (Nom, SIRET, Adresse, Contact) grâce à votre base CRM.
d. Onglet "Résumé"
Une vue d'ensemble s'affiche reprenant les trois parties : Déchets, Transporteur et Destination.
La partie Émetteur du BSFF sera pré-remplie avec les informations de votre entreprise.
Vérifiez une dernière fois les données avant de valider la création du BSFF.
C. Archivage de la bouteille
La création du BSFF déclenche automatiquement une série d'actions depuis l'application web d'InterFast. L'objectif est en effet préparer le transfert de votre bouteille de fluide de récupération.
a. Archivage automatique de la bouteille
Une fois le bordereau validé, le logiciel considère que la bouteille de fluides a quitté votre stock pour être confiée à votre Fournisseur / Centre de traitement. Son statut passe automatiquement en "Archivée".
Vous pouvez toujours retrouver la bouteille de fluide en filtrant votre stock sur le statut "Archivées" ;
b. Liaison du BSFF avec le CERFA
Accédez à la fiche d'intervention associée à votre bouteille de fluide.
Dans la section Documents, vous verrez qu'un nouveau fichier a été ajouté automatiquement sous le rapport d'intervention principal : le fameux BSFF.
Vous pouvez consulter et télécharger le BSFF - qui contient le QR Code de suivi TrackDéchets :
InterFast créé ainsi un lien indissociable entre le Rapport d'intervention, le CERFA et le BSFF - qui mentionne d'ailleurs le numéro d'intervention en 3ème page.
V. Comment suivre un BSFF ?
1. Cycle de vie d'un BSFF
Le cycle de vie d'un BSFF est géré par la plateforme Trackdéchets
Il existe quatre rubriques principales qui correspondent aux différentes étapes d'avancement du bordereau.
Voici les différents états d'avancement :
A. Brouillon
Cette rubrique regroupe l’ensemble des bordereaux qui ont été préparés mais qui ne sont pas encore en circulation.
Brouillon
À ce stade, le BSFF est considéré comme un brouillon et peut être modifié.
Il est vu par les acteurs identifiés par leur numéro de SIRET lors de sa saisie.
Pour qu’il entre en circulation, l'artisan frigoriste / climaticien (l'Opérateur intermédiaire et l'Émetteur initial) doit cliquer sur le bouton « Publier le bordereau ».
B. Pour action
Cette rubrique centralise toutes les actions à entreprendre sur les BSFFs qui sont en circulation. Une fois le bordereau publié, il entre dans cette phase.
Les statuts possibles dans cette rubrique sont ceux qui requièrent une intervention :
En attente de signature par l’émetteur
En attente de collecte par le transporteur
En attente de réception
C. Suivi
Cette rubrique permet de suivre l’avancée des bordereaux qui émanent ou transitent par votre établissement et dont le déchet n’est pas encore arrivé en fin de cycle de traitement.
Les statuts possibles sous cette rubrique comprennent :
Signé par l’émetteur
Signé par le transporteur
Accepté, en attente de traitement
le distributeur ou le destinataire va ensuite signer à son tour le BSFF
Reçu par le destinataire
En attente de réception pour traitement
Traité, en attente de suivi
D. Archives
Cette rubrique permet de visualiser les BSFFs qui ont émané ou transité par votre établissement et dont les déchets ont été traités.
Les statuts possibles dans les archives incluent :
Traité
par le Fournisseur / Centre de traitement
Refusé
par le Fournisseur / Centre de traitement
Suivi via PNTTD
En attente de regroupement
Regroupé
2. Suivi sur Trackdéchets
A. Vérification et Modification du BSFF
Connectez-vous sur la plateforme Trackdéchets avec vos identifiants.
Une fois le BSFF généré, il entre dans le circuit officiel de TrackDéchets.
En tant qu'artisan frigoriste / climaticien, vous portez souvent la triple casquette d'Opérateur intermédiaire (celui qui manipule les déchets), d'Émetteur (celui qui produit le BSFF) et de Transporteur (celui qui achemine le déchet au Distributeur).
Dans votre liste des bordereaux, retrouvez le BSFF généré sur l'application mobile ou web d'InterFast.
Le BSFF sera au statut est "Signé par l'émetteur".
NB. Le cycle de vie du bordereau ne démarre que lorsqu'il est publié. Il peut toujours être modifié ou supprimé tant que l'émetteur du BSFF est le seul signataire.
Cliquez sur les trois petits points pour Visualiser ou Modifier le BSFF.
Un pop-up s'ouvre, vous permettant de repasser sur chaque étape :
Type de bordereau :
Émetteur du déchet :
Détail du déchet :
Transporteur du déchet :
Destination du déchet :
B. Signature du Transporteur
Pour valider la prise en charge de la bouteille dans votre véhicule, cliquez sur le bouton bleu "Signer" à droite de la ligne du bordereau.
Une fenêtre récapitulative s'ouvre. Vérifiez les informations et cliquez sur Signer l'enlèvement.
Le statut du BSFF se met à jour alors immédiatement à jour dans le tableau pour afficher "Signé par le transporteur".
C. Remise au fournisseur (QR Code)
Une fois arrivé chez votre Fournisseur (le Destinataire), vous devez finaliser le transfert de la bouteille.
Présentez le BSFF généré pour afficher le QR Code de traçabilité.
Le Fournisseur scannera ce code pour accuser réception de la bouteille de fluide.
Le BSFF passera alors au statut "En attente de traitement" :
Le BSFF passera au statut "Traité" lorsque le fluide frigorigène aura été régénéré / détruit par le Fournisseur ou le Centre de traitement. Votre bordereau sera alors archivé sur la plateforme Trackdéchets.
Conclusion
La gestion des BSFF via InterFast centralise toutes vos obligations réglementaires.
De la détection de la bouteille dans votre stock jusqu'au scan du QR code chez le Fournisseur, chaque étape est simplifiée pour vous éviter la double saisie sur TrackDéchets.
Vous garantissez ainsi à votre entreprise une conformité parfaite.
En quelques clics.
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Voilà, vous maîtrisez désormais à la perfection le sujet des BSFF ! 🥳