🔔 La gestion des fluides frigorigènes est soumise à une réglementation stricte. InterFast vous permet d'assurer cette traçabilité de bout en bout. Cet article regroupe toutes les étapes pour gérer votre parc de bouteilles (Neuves, de Récupération ou de Transfert).

I. Vidéo tutoriel d'Hedi

II. Configuration de la Bibliothèque

Avant d'enregistrer physiquement une bouteille, le type de fluide doit exister dans votre bibliothèque.

Allez dans Bibliothèque.
Créez ou modifiez l'article correspondant au gaz (ex: R32, R405B, etc.).
Important : Dans la fiche de l'article, onglet "Stock", assurez-vous que le type de produit est bien défini sur "Bouteille de fluide" (et non "Produit classique").

III. Enregistrer une nouvelle bouteille

Pour enregistrer vos bouteilles de fluide dans InterFast, deux méthodes s'offrent à vous selon votre préférence de navigation.

💡 Avant de commencer, assurez-vous d'avoir à minima défini un emplacement de stock.

A. Méthode 1 : L'ajout direct (La plus rapide)

C'est la méthode recommandée pour enregistrer une bouteille spécifique.

1. Allez dans l'onglet Stock de votre article

2. Cliquez sur le bouton "Ajouter une bouteille" (ou "Enregistrer une bouteille").

3. Remplissez la fiche d'identité de la bouteille :

◦ Référence : Le numéro gravé ou votre référence interne.

◦ Quantité & Capacité : Le poids actuel et la capacité maximale.

◦ Emplacement : Où se trouve la bouteille (ex: Camion 1, Dépôt).

B. Méthode 2 : Via la gestion des Produits (Pour structurer)

Cette méthode permet de créer d'abord la "famille" de fluide avant d'y ajouter les bouteilles physiques.

1. Allez dans le module Stock > onglet Produits.

2. Cliquez sur "Ajouter un produit".

3. Sélectionnez le type "Bouteille de fluide", cliquez sur Suivant, puis nommez votre produit (ex: Gaz R32) et définissez l'unité.

4. Une fois ce produit créé, cliquez dessus pour l'ouvrir. Vous pourrez alors utiliser le bouton "Ajouter une bouteille" pour enregistrer vos différentes bouteilles physiques (les contenants) sous cette référence.

Vous pourrez par la suite visionner les entrées et sorties des stocks :

⚠️ Point important : L'association Bibliothèque

Quelle que soit la méthode choisie, vérifiez bien que votre produit/bouteille est associé à un article de votre bibliothèque. Si le produit n'est pas lié, cliquez sur le bouton "Associer le produit à un article". C'est cette liaison qui permet au logiciel de déstocker automatiquement le fluide lorsqu'il est utilisé dans un devis ou une intervention.

IV. Suivre les mouvements de stock (Décrémentation)

Il existe deux façons de faire varier le stock d'une bouteille :

A. La méthode automatique (Via CERFA 15497)

C'est la méthode à privilégier pour vos interventions. Lorsque vous remplissez un CERFA (sur mobile ou web) :

Allez à la section Manipulation du fluide.
Crucial : Ne tapez pas le nom de la bouteille manuellement. Sélectionnez-la dans la liste déroulante qui s'affiche.
Indiquez la quantité chargée ou récupérée.
À la validation du rapport, le stock de la bouteille est automatiquement mis à jour et le mouvement est historisé.

Sur l'application web :

Sur l'application terrain :

Historique d'une bouteille de fluide

Chaque chargement ou récupération de fluide frigorigène est tracé. Ainsi, il est possible de consulter ultérieurement le flux d'entrée / sortie liées à une bouteille donnée.

B. La méthode manuelle (Ajustements)

Depuis la fiche de la bouteille dans l'onglet Stock, vous pouvez utiliser les boutons d'action :

Recharger / Réceptionner : Pour ajouter du fluide (achat fournisseur ou retour).
Sortir : Pour déclarer une perte, une casse ou une utilisation hors CERFA.
Déplacer : Pour changer la bouteille d'emplacement (ex: du Dépôt vers Camion).

V. Archiver une bouteille

A. Vidéo tutoriel d'Hedi

❌ Attention : Il est impossible de supprimer définitivement une bouteille ayant eu des mouvements, afin de respecter la législation sur la traçabilité et l'historique des fluides.

Si une bouteille est vide, rendue au fournisseur ou perdue, vous devez l'archiver.

A. Méthode 1 : Depuis l'onglet "Bouteilles de fluide"

Ouvrez la fiche de la bouteille concernée.
Cliquez sur les trois petits points en bas à droite.
Cliquez sur le bouton la case "Archiver".

B. Méthode 2 : Depuis l'onglet "Produits"

1) Depuis votre bouteille de fluide, cliquez sur le bouton d'édition :

2) Dans la pop-up, cocher la case "Archiver la bouteille ?"

3) Cliquez sur le bouton Enregistrer

La bouteille disparaîtra de vos listes actives mais restera accessible via les filtres "Archivés" pour vos bilans annuels.

VI. Questions et Problèmes Fréquents

A. De manière générale

1. J'ai rempli un CERFA mais le stock de ma bouteille n'a pas bougé, pourquoi ?

C'est l'erreur la plus fréquente. Dans le CERFA, vous avez probablement écrit le numéro de la bouteille au lieu de la sélectionner dans le menu déroulant proposé par le logiciel. Sans cette sélection, le lien informatique ne se fait pas. Il faut modifier le CERFA et bien cliquer sur la bouteille proposée dans la liste.

2. Je me suis trompé dans la "Quantité Initiale" à la création. Si je modifie ce chiffre, la "Quantité Restante" ne change pas. Que faire ?

Le logiciel ne recalcule pas rétroactivement la quantité restante si vous modifiez la quantité initiale après coup.

La solution : Ne touchez plus à la quantité initiale. Effectuez un mouvement manuel de "Sortie" (pour diminuer) ou de "Recharge" (pour augmenter) afin d'ajuster le stock à la réalité.

3. Je ne peux pas supprimer une bouteille créée par erreur (doublon / test), comment faire ?

La suppression est bloquée pour garantir l'inaltérabilité des données réglementaires. Vous devez utiliser la fonction Archiver. La bouteille n'apparaîtra plus dans vos propositions lors des interventions.

4. J'ai créé une bouteille depuis mon mobile mais je ne peux pas en faire une bouteille de récupération.

Lors de la création rapide sur mobile, certaines options (comme le type spécifique "Récupération") peuvent manquer. La solution : Créez la bouteille sur mobile, puis connectez-vous sur l'application Web (ordinateur) pour modifier la fiche de la bouteille et changer son type en "Récupération".

5. Comment gérer le retour d'une bouteille de récupération pleine au fournisseur ?

Vous devez générer un BSFF (Bordereau de Suivi de Fluides Frigorigènes). Vous pouvez le faire depuis la fiche de la bouteille (bouton Actions > Générer BSFF). Une fois le BSFF validé, la bouteille sera automatiquement archivée.

B. Liés à l'archivage d'une bouteille

1. Comment s'assurer qu'une bouteille est prête pour le bilan annuel des fluides ?

Le bilan des fluides est une synthèse visuelle basée sur la rigueur du CERFA numérique.
Vous pouvez ensuite réaliser l'export détaillé (au format .csv) de votre bilan depuis l'onglet « CERFA » pour isoler les quantités exactes par nature d'intervention et par fluide sur la période souhaitée.
Si votre bouteille est associée à un CERFA sur la période concernée, elle apparaîtra dans les résultats d'export.

2. Pourquoi archiver une bouteille ?

L'archivage sert principalement à nettoyer votre affichage de stock en masquant les bouteilles qui ne sont plus en circulation.
Contrairement à une suppression, l'archivage permet de conserver l'intégrité des données : tous les mouvements de fluides enregistrés via les formulaires CERFA restent liés au contenant et consultables dans l'historique.
Cette étape est indispensable pour garantir que vos bilans annuels de fluides et vos exportations de données restent complets et conformes aux exigences des organismes certificateurs.

3. Dans quel cas archiver une bouteille ?

Pour les bouteilles de remplissage, il est recommandé d'archiver la bouteille lorsqu'elle est vide après restitution du contenant à votre fournisseur ou distributeur.
Pour les bouteilles de récupération, il est recommandé d'archiver une bouteille lorsqu'elle est pleine après avoir confié le déchet à un centre de traitement.

4. Où retrouver une bouteille archivée ?

Les bouteilles archivées sont accessibles :

dans leur onglet dédié sur InterFast ;
depuis la fiche d'un produit (cliquez sur le bouton "Archivée")

5. Est-il possible de désarchiver la bouteille ?

Si une bouteille a été archivée par erreur ou rejoint à nouveau votre stock, vous pouvez la retrouver dans l'onglet dédié sur InterFast.
Cliquez ensuite sur la bouteille et l'icône des "trois points" pour désarchiver la bouteille.

6. Que faire de la charge restante quand je rends physiquement la bouteille au fournisseur ?

La charge restante (ex: 100-300g) est liée au décompte des mouvements de sortie sur la charge initiale de la bouteille lors de son entrée en stock dans InterFast.

Physiquement parlant, il est impossible de consommer une bouteille à 100%.
Il existe toujours un "fond de bouteille".

Après avoir remis votre bouteille au fournisseur, vous pouvez l'archiver pour que la bouteille disparaisse de vos stocks actuels.

7. Comment corriger une erreur de tare / de quantité initiale ?

Si vous avez comptabilisé le poids de la bouteille, sans retirer la tare, au moment de renseigner la quantité initiale de la bouteille, vous pouvez effectuer une régularisation par sortie de fluide.

Exemple :

NB. Notez qu'une régularisation de sortie de fluide n'est pas comptabilisée dans le Bilan des fluides qui ne fait état que des mouvements (charge / récupération) qui ont été consignés officiellement dans les CERFAs.

8. Après avoir archivé une bouteille, sera-t-il possible d'éditer un CERFA associé ?

Oui, lorsqu'une bouteille est archivée, InterFast la masque des bouteilles disponibles. Par conséquent, vous ne pourrez pas ré-éditer les CERFAs associés à cette bouteille.

Vous devrez dès lors désarchiver la bouteille lorsque le cas se présente, en la retrouvant dans l'onglet dédié sur InterFast.

Gérer les bouteilles de fluide