🔔 Les automatisations sont vos assistants numériques. Le journal des exécutions vous permet de garder une visibilité totale sur les tâches effectuées (comme les relances de devis ou les emails de planification) et d'intervenir si nécessaire. C'est ici que vous vérifiez que vos clients reçoivent les bonnes informations au bon moment

I. Explications détaillées

1) Accéder à vos exécutions

Rendez-vous dans le menu Outils sur votre interface web.
Cliquez sur Automatisations, puis sur Exécutions.
Vous arrivez sur le tableau de bord regroupant l'historique complet de vos actions automatisées.

Avant de suivre vos automatisations :
Le suivi des exécutions vous permet d’analyser le fonctionnement d’automatisations déjà créées.

Si vous souhaitez apprendre à créer et configurer vos automatisations, consultez l’article principal : « Automatiser mes actions et mes tâches ».

2) Comprendre le tableau de bord

Une fois sur la page, vous visualisez un tableau récapitulatif de toutes les tâches automatiques lancées par le logiciel :

Explication colonne par colonne :

Automatisation : Le nom de la règle qui a été activée (ex: "Relances de devis", "Maintenance - Tâche" ou "Email de la planification d'une intervention").

Objet : Le document ou l'entité concernée (Devis, Facture, Contrat de maintenance ou Intervention). Vous pouvez cliquer directement sur le lien bleu pour ouvrir l'objet en question.

Déclenchée le : La date et l'heure exacte du début du processus.

Statut : Indique l'état actuel de l'automatisation :

Terminée (Vert) : L'action a été finalisée avec succès.
En attente (Orange) : L'action est programmée mais n'a pas encore été exécutée (ex: une relance prévue dans 3 jours).
Échouée (Rouge) : Une erreur est survenue (ex: adresse email du client manquante).
Annulée (Gris) : L'automatisation a été stoppée manuellement ou par une autre action (ex: le devis a été accepté avant la relance).

Dernière action : L'heure à laquelle le système a effectué la dernière étape du processus.

3) Vous pouvez vérifier les détails

Si vous souhaitez voir le contenu exact d'une exécution :

Cliquez sur "Voir les détails" à droite de la ligne.
Le volet latéral s'ouvre : vous y verrez chaque étape (ex: "Envoyer le devis par email") avec son heure de succès.

II. Gérer les automatisations depuis vos documents

InterFast vous permet de piloter vos automatisations sans quitter votre document (facture, devis, etc.).

Cela est particulièrement utile pour stopper une relance automatique si vous venez d'avoir le client au téléphone, ou pour la relancer manuellement après une modification.

1) Ouvrez votre document (Devis ou Facture).

2) Repérez l'encart "Automatisations" en bas de la colonne de détails.

- Relancer : Cliquez sur l'icône de flèche circulaire pour déclencher immédiatement l'automatisation (très utile après avoir corrigé une erreur).

- Mettre en pause / Lire : Utilisez l'icône "Play/Pause" pour stopper ou reprendre une exécution planifiée.

III. Questions et problèmes fréquents (QPF)

Comment savoir exactement pourquoi une étape a échoué ?

Dans le menu Exécutions, cliquez sur le bouton "Voir les détails" situé au bout de la ligne concernée.

Un volet latéral s'ouvrira pour vous montrer précisément l'étape qui a rencontré un problème, comme l'étape "Envoyer le devis par email".

Puis-je supprimer une exécution ou une automatisation de mon historique ?

Il n'est pas possible de supprimer une exécution d'automatisation actuellement.

Cela garantit une traçabilité complète de toutes les actions effectuées par le logiciel sur vos documents comptables et vos dossiers clients.

Puis-je relancer une automatisation qui a échoué ?

Oui, une fois l'erreur corrigée (par exemple, après avoir ajouté l'email manquant dans la fiche client), vous pouvez retourner sur le document.
Utilisez ensuite l'icône Relancer (flèche circulaire) dans l'encart Automatisations en bas de page pour déclencher à nouveau l'action immédiatement.

Pourquoi mon automatisation continue-t-elle alors que j'ai changé le statut ?

Sur InterFast, une automatisation ne s’arrête pas automatiquement lors d’un changement de statut du document. Tant que le devis ou la facture existe, le processus reste actif.

Changer le statut peut relancer l’automatisation ou déclencher l’étape suivante.

Pour éviter toute relance par erreur, il faut la mettre en pause manuellement :
ouvrez le document, allez dans la section Automatisations et cliquez sur Pause.

À retenir : le changement de statut ne stoppe pas les emails automatiques.

> Pensez toujours à mettre l’automatisation en pause après un échange avec votre client.