🔔 Besoin de clarté dans votre planning ? Utilisez la fonctionnalité Agences pour séparer vos différents services (ex: SAV vs Travaux) ou vos zones géographiques. C'est l'outil idéal pour obtenir des rapports financiers précis par établissement et une vue filtrée de votre calendrier sans mélanger toutes vos activités !
I. Vidéo tutoriel d'Hedi
⚠️ La fonctionnalité des Agences est une option gratuite qui n'est activée que sur demande. Contactez l'équipe Care à travers le tchat en ligne.
I. Pourquoi activer la gestion par Agences ?
Ne confondez pas Agence et Multi-Entreprise !
> Utilisez Agences si vous avez un seul numéro SIREN (même entité juridique) mais plusieurs établissements (SIRETs différents) ou des équipes distinctes (ex: Agence Nord / Sud). Si vous gérez des sociétés juridiquement indépendantes (SIREN différents), vous devez utiliser la gestion Multi-Entreprise en créant un nouveau compte.
Cette option vous permet de diviser votre environnement InterFast en plusieurs unités. C'est idéal pour :
Segmenter votre Chiffre d'Affaires et vos dépenses par agence ou service.
Affiner votre comptabilité analytique pour votre expert-comptable.
Organiser votre Planning par groupes de travail (ex: équipe Installation vs équipe SAV).
II. Création et configuration
Une fois que la fonctionnalité vous a été ajoutée par l'équipe Care, vous pouvez procéder à la configuration de vos agences.
Rendez-vous dans le module L'Équipe > Agences.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Renseignez le nom (ex: "Agence Lyon" ou "Service SAV") et les coordonnées spécifiques si nécessaire.
Comptabilité Analytique : Pour l'export comptable, définissez un "code plan" (ex: 'AG01') dans Mon entreprise > Paramètres > Ventes. Cela permettra d'identifier formellement chaque agence dans vos exports CSV.
III. Organisation du Planning
Les agences transforment votre visibilité sur le terrain. Sur le Calendrier, vous disposez désormais d'un filtre "Agence" :
Sélectionnez l'agence "Agence Paris" par exemple pour ne voir que les interventions de l'agence de Paris.
Basculez sur "Agence Marseille" pour visualiser vos interventions liées à l'agence de Marseille. C'est le meilleur moyen d'éviter la surcharge visuelle sur un planning chargé.
IV. Affectation des utilisateurs et documents
Utilisateurs : Lors de la création d'un collaborateur, rattachez-le à son agence principale. Chaque utilisateur peut être assigné à une agence spécifique. Tous les nouveaux documents (devis, factures, dépenses) qu'il crée sont alors automatiquement liés à cette agence.
Documents : Chaque devis ou facture peut être lié à une agence. Cela vous permet, en fin de mois, de filtrer vos tableaux de bord pour visualiser des indicateurs de performance clés, comme le chiffre d'affaires, pour chaque entité séparément.
Sur le tableau des devis :
Sur le tableau de bord :
Comptabilité Analytique : en activant cette option, les exports comptables du journal de vente incluent une colonne supplémentaire indiquant l'agence. Cela permet une analyse financière plus détaillée et une meilleure segmentation pour votre Expert-Comptable.
V. Conclusion : Une vision claire pour une gestion sereine
La gestion par agences est la clé pour passer d'une gestion globale à un pilotage de précision. En segmentant vos équipes et vos flux financiers, vous gagnez en réactivité sur le planning et en finesse dans vos analyses de rentabilité.
Un conseil pour finir : Commencez par créer vos agences, puis passez en revue vos fiches utilisateurs pour les affecter correctement. Votre planning n'aura jamais été aussi lisible !
VI. Questions et Problèmes Fréquents
1. J'ai deux sociétés distinctes (deux KBIS), dois-je utiliser les Agences ?
1. J'ai deux sociétés distinctes (deux KBIS), dois-je utiliser les Agences ?
Non. Si vos structures ont des SIREN différents, utilisez la fonctionnalité Multi-Entreprise. Créez un second compte avec la même adresse email : vous pourrez basculer de l'un à l'autre en un clic via votre photo de profil, sans vous déconnecter.
2. L'activation des Agences modifie-t-elle le logo sur mes factures ?
2. L'activation des Agences modifie-t-elle le logo sur mes factures ?
L'agence sert avant tout au filtrage interne et à l'analyse. Si vous avez besoin que l'adresse d'un établissement secondaire remplace celle du siège sur le PDF, contactez notre support pour configurer des modèles de documents distincts.
3. Puis-je affecter un utilisateur à plusieurs agences ?
3. Puis-je affecter un utilisateur à plusieurs agences ?
Non, on ne peut pas affecter un utilisateur à plusieurs agences. Cependant, s'il est propriétaire, il conserve la visibilité totale et peut filtrer les données de toutes les agences sur le tableau de bord.
4. Comment trier mes dépenses par Agence ?
4. Comment trier mes dépenses par Agence ?
Dans votre module Dépenses, utilisez le filtre "Agence" en haut de liste. Notez que pour une facture globale (ex: fournisseur Cedeo), vous devrez ventiler manuellement les montants si vous souhaitez un suivi analytique ultra-précis par agence.
