🔔 Avec Interfast, automatisez vos tâches manuelles et répétitives grâce à la fonctionnalité Automatisations. Qu’il s’agisse de relancer un devis, d’envoyer une facture ou de notifier un client d’un rapport d’intervention, tout (ou presque) peut être déclenché automatiquement. On vous explique tout dans cet article.

Une automatisation est un scénario que vous définissez une seule fois, et qui s'exécutera ensuite selon vos conditions, soit automatiquement, soit manuellement.

Par exemple :

Relancer un devis 3 jours après l’envoi s’il n’a pas été signé.
Envoyer un SMS au client la veille d’une intervention.
Créer un chantier automatiquement après validation d’un devis.

I. Vidéo tutoriel d'Hedi

II. Explications détaillées

Vous pouvez accéder à la rubrique des automatisations en cliquant sur Automatisations > Automatisations.

Pour ajouter une automatisation, cliquez sur le bouton "Ajouter" en haut à droite.

Interfast propose deux approches pour créer une automatisation.

A. À partir d’un modèle prêt à l’emploi

Interfast vous propose plusieurs modèles d’automatisation déjà configurés. Idéal pour démarrer rapidement !

B. À partir d’une feuille blanche

Pour les utilisateurs plus à l’aise, vous pouvez créer votre propre scénario de A à Z.

Nous allons vous montrer la démarche en partant d’une feuille blanche. Mais gardez bien en tête que les modèles sont là pour vous simplifier la vie.

✍️ Créer une nouvelle automatisation

Pour chaque type d’objet dans Interfast (devis, factures, interventions, maintenances, chantiers, etc.), vous pouvez :

Choisir le type de l'automatisation (Demande client, devis, facture, intervention ou maintenance)
Donner un nom à votre automatisation (ex : Relance devis 3 jours)
Ajouter une description pour vous repérer facilement
→ Cela vous permet d’avoir une vision claire dans votre liste d’automatisations.

Ensuite cliquez sur le bouton "c'est parti!".

III. Questions fréquentes (FAQ)

A. Pourquoi les étapes de mon automatisation se lancent-elles toutes en même temps ?

Le comportement que vous observez est normal et dépend du mode de déclenchement de votre automatisation. On peut résumer cela en plusieurs causes :

Cause 1 : Déclenchement automatique

Lorsque votre automatisation est activée automatiquement, les délais de chaque étape sont calculés à partir de la date de validité du devis.
Exemple : un SMS prévu 3 jours avant la date de validité sera envoyé exactement 3 jours avant cette date.
Dans ce mode, toutes vos étapes se respectent selon la planification définie

Cause 2 : Déclenchement manuel

Si vous lancez l’automatisation manuellement, le déclencheur basé sur la date du devis n’existe plus.
Les étapes se basent alors sur le moment où vous lancez l’automatisation.
Exemple : un SMS prévu 3 jours avant la date de validité sera envoyé 3 jours après que vous ayez cliqué sur le pictogramme du lancement manuel, et non à partir de la date de validité du devis.
Dans ce mode, le champ Date de validité disparaît, ce qui confirme ce comportement.

Cause 3 : Petit décalage d’exécution

Le robot d’InterFast passe régulièrement en arrière-plan pour vérifier les actions à exécuter.
Un léger décalage de 1 à 5 minutes peut donc apparaître entre les étapes, ce qui est normal.

💡 Astuce : Pour lancer vos relances exactement comme prévu, utilisez le déclenchement automatique plutôt que manuel.

Vidéo explicative

B. Autres sujets :

Où se trouve le bouton pour supprimer une automatisation que je n'utilise plus ?

InterFast ne permet pas encore de supprimer définitivement une automatisation pour garantir l'historique des actions.

Solution : Vous devez simplement la désactiver via la case à cocher "Activer l'automatisation ?" depuis les paramétrages de votre scénario. L'automatisation restera visible mais son statut affichera "Désactivée".

Pourquoi mes clients reçoivent des relances de paiement alors que la facture est déjà réglée ?

Cela arrive souvent si vous avez modifié le statut d'une facture "Payée" pour la repasser en "Envoyée" (pour faire une correction par exemple). L'automatisation détecte ce statut "Envoyée" et considère qu'il s'agit d'une nouvelle émission. Il redémarre alors le cycle de relance.

Bonne pratique : Avant de modifier le statut d'une facture déjà traitée, pensez à désactiver temporairement votre automatisation de relance le temps d'effectuer votre modification. Réactivez ensuite l'automatisation.

Puis-je automatiser l'envoi d'un rappel pour le renouvellement des contrats de maintenance ?

Bien qu'une automatisation existe, nous vous déconseillons de l'utiliser pour les relances clients car elle est conçue pour des rappels internes et manque de souplesse.

Recommandations : Privilégiez l'utilisation du Tableau des Maintenances avec le filtre "À planifier". C'est la méthode la plus fiable pour identifier les contrats à renouveler.

Est-il possible de créer automatiquement une intervention dès qu'un devis est signé (Accepté) ?

Non, le module d'automatisation ne permet pas encore de créer des interventions automatiquement suite à un changement de statut.

Alternative : Vous devez créer l'intervention manuellement depuis le devis ou utiliser l'API InterFast (disponible sur le plan Business) si vous avez des compétences en développement.

**Je souhaite envoyer mes relances à une adresse comptable spécifique (ex: [email protected]) et non au client principal.**

L'automatisation utilise par défaut le contact principal de la fiche client. Vous ne pouvez pas saisir une adresse email "en dur" dans le scénario.

Solution : Lors de la création du devis ou de la facture, sélectionnez le contact "Comptabilité" dans la section "Contact du client". L'automatisation utilisera alors cette adresse spécifique pour l'envoi.

Comment créer des scénarios conditionnés aux propriétés personnalisées ?

InterFast ne permet pas encore d'utiliser les propriétés personnalisées comme conditions déclenchement ou d'action dans les automatisations. Des développements sont actuellement conduits par nos équipes techniques.

En attendant, l'ensemble des critères et filtres disponibles sont accessibles depuis la page de configuration d'un scénario. Vous pouvez éventuellement utiliser l'API InterFast (nécessite le plan Business) pour déclencher une automatisation "sur-mesure" sur des outils comme Make et N8N grâce à l'ajout d'un webhook.

IV. Ce qu’il faut retenir

Les automatisations vous font gagner du temps au quotidien
Vous pouvez partir d’un modèle ou créer votre scénario personnalisé
Chaque scénario peut être automatique ou manuel
Vous avez un suivi clair des actions effectuées

Besoin d’aide ou d’inspiration pour créer votre première automatisation ?
👉 Notre équipe est là pour vous aider !

Écrivez-nous via le support ou explorez les modèles déjà disponibles dans l'application. Vous pouvez également participer à nos sessions de formation du jeudi pour une mise en pratique concrète.

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