ℹ️ Cet article complet vous accompagne pas à pas depuis la création et l'envoi de vos documents professionnels (devis, factures, rapports d'intervention) jusqu'à l'analyse de leur réception. Découvrez comment ajouter facilement des pièces jointes, sélectionner l'expéditeur idéal et décrypter l'historique de suivi en temps réel (envoi, ouverture, clics) pour optimiser vos relances et signer vos chantiers plus vite !
I. Comment envoyer un document par email ?
La méthode d'envoi s'adapte à votre quotidien et diffère légèrement selon le type de document technique ou financier que vous transmettez à votre client :
A. Pour un Devis ou une Facture
Rendez-vous sur la fiche récapitulative du document concerné.
En haut à droite de votre écran, cliquez sur le bouton Actions puis sélectionnez Envoyer par email (ou Envoyer pour signature s'il s'agit d'un devis à faire valider électroniquement).
Une fenêtre de rédaction s'ouvre : vous pouvez y appliquer vos modèles d'e-mails pré-enregistrés pour gagner du temps.
Exemple : Devis finalisé
Exemple : Devis envoyé
B. Pour un Rapport d'Intervention
Allez sur la fiche de l'intervention une fois celle-ci terminée.
Cliquez sur l'onglet Emails.
Cliquez sur le bouton Envoyer le rapport. Le PDF complet de votre rapport (incluant vos photos avant/après et vos fiches de contrôle) est automatiquement généré et joint au message.
II. Ajouter une pièce jointe supplémentaire
Vous devez joindre un contrat d'entretien, vos CGV réactualisées ou des photos complémentaires des installations ? Voici la procédure à suivre pour éviter les oublis :
Avant de cliquer sur "Envoyer", rendez-vous dans la section Pièces jointes (ou Documents) située directement sur la fiche de votre devis ou de votre facture. Importez-y votre fichier (au format PDF ou image).
Cliquez ensuite sur Envoyer par e-mail.
⚠️ Étape cruciale : Dans la fenêtre de rédaction qui apparaît, faites défiler l'écran tout en bas. Vous devez impérativement cocher la case correspondant au document que vous venez d'importer pour qu'il soit associé à l'envoi en plus de votre document principal.
III. Gérer l'adresse d'envoi, de réponse et choisir son expéditeur
Pour garantir une communication transparente avec vos clients et valoriser votre image de marque, InterFast vous permet de gérer finement vos adresses e-mails :
L'adresse d'envoi (Par défaut) : Si vous n'avez pas encore synchronisé votre propre boîte mail, vos messages partent via les serveurs sécurisés d'InterFast.
Si vous avez synchronisé votre compte, l'adresse d'envoi sera bien évidemment l'adresse synchronisé.
N'hésitez pas à consulter notre guide sur la synchronisation d'une adresse mail (Fonctionnalité disponible à partir du plan PRO).
L'adresse de réponse : Lorsqu'un client clique sur "Répondre", son message arrive directement sur l'adresse e-mail associée à votre profil utilisateur InterFast (ou celle définie par défaut dans les paramètres de votre entreprise).
Adresse du profil utilisateur :
Adresse mail définie par défaut dans les paramètres d'entreprise :
Une fois l'adresse mail de l'entreprise renseignée, ne pas oublier de cocher la case dédiée dans vos paramètres :
Le choix d'un expéditeur spécifique : Si vous gérez plusieurs entités, plusieurs agences régionales, ou si vous avez synchronisé les adresses e-mails de vos différents collaborateurs au bureau, vous pouvez désormais choisir manuellement l'adresse d'expédition !
💡 Dans la fenêtre de rédaction de votre e-mail, cliquez simplement sur le menu déroulant "Expéditeur" pour sélectionner l'adresse de votre choix, comme illustré ci-dessous :
💡 Conseil pratique (À partir du plan PRO) :
Prenez 5 minutes dès aujourd'hui pour synchroniser votre propre boîte mail dans votre Profil InterFast. C'est la solution n°1 recommandée par notre support pour booster la délivrabilité de vos messages et envoyer vos documents directement sous les yeux de vos clients, sans jamais risquer la boîte SPAM !
IV. Où consulter le statut d’un email ?
Une fois votre e-mail envoyé (qu'il s'agisse d'un devis de pompe à chaleur ou d'une facture de dépannage), InterFast garde un historique complet de vos échanges. Vous pouvez accéder au suivi et l'historique des emails depuis le CRM principalement ou :
Un devis
Une facture
Un avoir
Le calendrier (interventions)
Depuis le CRM : CRM > Fiche > Activités :
Exemple : Depuis un devis dans la section Emails
V. Comprendre les différents statuts d’email
En fonction des retours des serveurs de messagerie de vos clients, InterFast affiche un indicateur précis :
Envoyé : L'e-mail a quitté nos serveurs.
Délivré : Le fournisseur de votre client (Gmail, Outlook,...) a bien reçu le message.
Ouvert : Le mail a été affiché sur l'écran du destinataire.
Lien cliqué : Votre client a cliqué sur le lien pour consulter le document ou signer le devis.
Voici la signification des statuts que vous pouvez voir :
Email envoyé
L’email a bien été envoyé par InterFast, mais cela ne garantit pas qu’il ait été reçu (ex : erreur dans l’adresse email).
Email délivré
L’email a bien été reçu dans la boîte mail du destinataire.
Email ouvert
Le destinataire a ouvert l’email.
Lien cliqué (uniquement pour les boites mails synchronisées)
Le destinataire a cliqué sur un lien contenu dans l’email (ex : lien de consultation du document).
Email erroné (uniquement pour les boites mails synchronisées)
L’adresse email du destinataire est invalide ou incorrecte. Le message n’a donc pas été reçu.
ℹ️ Ce statut vous alerte que l'adresse email de votre destinataire est invalide ou incorrecte. Le message n'a donc pas pu être reçu par votre client. Nous vous invitons à vérifier l'orthographe de l'adresse email renseignée dans la fiche de votre contact CRM pour la corriger.
VI. Consulter l’historique détaillé
Pour chaque email, vous pouvez consulter :
Les actions effectuées (envoi, réception, ouverture, clic…)
Les dates
Les horaires précis
Cela vous permet de savoir exactement ce qu’il s’est passé et de relancer votre client si nécessaire.
VII. Fonctionnement et limites du suivi des emails
Le suivi des e-mails est un indicateur précieux pour savoir si un devis ou une facture est bien entre les mains de votre client. Cependant, cette technologie repose sur des protocoles informatiques qui comportent certaines limites techniques.
A. Comment fonctionne le suivi ?
InterFast utilise la technologie du "pixel invisible" (un minuscule graphisme transparent inséré en arrière-plan du message). Lorsque la messagerie de votre client charge ce pixel, notre système valide que :
L'e-mail a été ouvert et lu.
Les liens internes (bouton de consultation ou de signature) ont été cliqués.
B. Les limites techniques constatées
E-mails marqués comme « non ouverts » (alors qu'ils sont lus) : Certaines messageries bloquent automatiquement le chargement des images par mesure de sécurité ou de confidentialité. C'est notamment le cas sur les outils Apple (iCloud, iPhones récents). Le pixel ne pouvant pas se charger, l'e-mail reste affiché comme "non ouvert" dans InterFast alors que votre client l'a bien sous les yeux.
E-mails marqués comme « ouverts » (sans lecture réelle) : À l'inverse, certains serveurs d'entreprises ou antivirus préchargent et analysent l'intégralité des images dès la réception pour vérifier qu'aucun virus n'est présent. Cela déclenche artificiellement le statut "ouvert" avant même que le client n'ait cliqué sur le message.
🛠️ Conseils pour optimiser vos relances :
Utilisez le suivi comme un indicateur de tendance, pas comme une preuve absolue.
Fiez-vous en priorité au statut "Lien cliqué" (uniquement pour les boites mails synchronisées ) : il confirme une action concrète et humaine de votre client.
Si un devis important reste au statut "non ouvert" après 48h, passez un rapide coup de téléphone. C'est l'occasion idéale de créer du lien et de valider la bonne réception !
Communiquez comme un pro et signez vos chantiers plus vite !
En maîtrisant l'envoi et le suivi de vos e-mails sur InterFast, vous supprimez définitivement les angles morts de votre gestion commerciale. Que ce soit pour relancer un devis de climatisation ou valider la réception d'une facture de chantier, vous gardez le contrôle total sur vos échanges.
N'oubliez pas : si le suivi par pixel invisible reste un excellent indicateur pour rythmer vos relances au bureau, le contact humain demeure votre meilleure arme sur le terrain. Un devis important qui reste marqué comme "non ouvert" après quelques jours ? C'est le prétexte idéal pour passer un coup de téléphone chaleureux à votre client afin de créer du lien et sécuriser votre prochain chantier !
VIII. Questions fréquentes (FAQ)
1. Le statut indique "Ouvert", mais mon client m'assure ne pas avoir vu l'email. Pourquoi ?
1. Le statut indique "Ouvert", mais mon client m'assure ne pas avoir vu l'email. Pourquoi ?
Le suivi d'ouverture dans InterFast fonctionne grâce au chargement d'une minuscule image invisible glissée dans le mail. Cependant, les paramètres de confidentialité de certaines messageries (comme Gmail, Outlook ou les appareils Apple/iPhones) peuvent parfois fausser ce résultat.
Ils peuvent soit bloquer le chargement de l'image (le mail reste "Délivré" alors qu'il a été lu), soit l'ouvrir automatiquement en arrière-plan pour le vérifier (le mail passe en "Ouvert" avant même que le client ne le lise).
Ce statut est donc un excellent indicateur, mais gardez à l'esprit qu'il n'est pas fiable à 100 %.
2. J'ai synchronisé ma boîte mail, mais je ne retrouve pas les devis et factures envoyés depuis InterFast dans le dossier "Éléments envoyés" de ma messagerie habituelle. Est-ce normal ?
2. J'ai synchronisé ma boîte mail, mais je ne retrouve pas les devis et factures envoyés depuis InterFast dans le dossier "Éléments envoyés" de ma messagerie habituelle. Est-ce normal ?
Oui, cela dépend de votre fournisseur de messagerie. Actuellement, si vous utilisez une adresse hébergée chez OVH, Microsoft ou autre serveur SMTP personnalisé, les emails envoyés depuis un outil externe comme InterFast ne se copient malheureusement pas automatiquement dans le dossier d'envoi de votre boîte mail. (Seul Gmail permet actuellement cette visibilité native).
Rassurez-vous, l'historique complet et détaillé de toutes vos communications reste bien enregistré et consultable à tout moment depuis l'onglet "Emails" de vos documents sur InterFast.
3. Le statut indique "Délivré", mais mes clients m'informent que mes emails (devis, factures) atterrissent dans leurs courriers indésirables (SPAM). Comment y remédier ?
3. Le statut indique "Délivré", mais mes clients m'informent que mes emails (devis, factures) atterrissent dans leurs courriers indésirables (SPAM). Comment y remédier ?
Par défaut, InterFast utilise des serveurs mutualisés pour expédier vos documents. Bien que nous fassions le maximum pour assurer une bonne délivrabilité, celle-ci dépend aussi des règles de sécurité très strictes de certaines boîtes de réception (notamment Orange ou Free).
Pour améliorer drastiquement la réception de vos documents, nous vous recommandons fortement de synchroniser votre propre adresse email sur InterFast (via Votre Profil > Configurer ma boîte email).
Vos envois utiliseront ainsi la réputation de votre propre nom de domaine.
⚠️ La synchornisation de boite mail est disponible à partir de l'abonnement PRO.
4. Les emails de relance automatique (ou d'envois programmés) ne partent pas sur la bonne adresse email de mon client. Comment corriger cela ?
4. Les emails de relance automatique (ou d'envois programmés) ne partent pas sur la bonne adresse email de mon client. Comment corriger cela ?
Sur InterFast, les emails gérés par des automatisations (comme les relances de factures impayées) sont envoyés par défaut au "Contact principal" ou au contact général défini dans la fiche de l'entreprise cliente.
Si un client dispose de plusieurs contacts et que la relance part à la mauvaise personne, il vous suffit d'ouvrir la fiche de ce client dans votre CRM, et de modifier les contacts pour définir la bonne adresse email comme contact principal (celui tout en haut de la liste).
5. J'ai ajouté un PDF dans les pièces jointes de mon devis, mais mon client ne l'a pas reçu. Pourquoi ?
5. J'ai ajouté un PDF dans les pièces jointes de mon devis, mais mon client ne l'a pas reçu. Pourquoi ?
Le simple fait de charger un document dans la section "Pièces jointes" de la fiche d'un devis ou d'une facture ne l'envoie pas automatiquement. Lors de la rédaction de l'e-mail, vous devez obligatoirement descendre tout en bas de la fenêtre de rédaction et cocher manuellement la case du document annexe pour valider son départ avec le message principal.
