💡 À savoir : le module Commandes V2
Un module Commandes V2, plus complet que la version V1, est également disponible.
Si vous utilisez actuellement le module V1, vous pouvez demander l’activation de la V2 directement depuis le chat du support.
Attention : le passage à la V2 est définitif. Il ne s’agit pas d'une modification rétroactive : une fois la V2 activée, vous ne pourrez plus revenir au module V1.
Pour découvrir le fonctionnement de la V2, consultez notre article Utiliser les commandes V2 – App & Web.
ℹ️ Vous souhaitez commander du matériel auprès d’un fournisseur et conserver toutes les informations au même endroit ? Créez votre bon de commande depuis Dépenses, personnalisez son contenu, rattachez-le à un client ou à un chantier, puis suivez son évolution jusqu’à son paiement.
I. Vidéo tutoriel d’Hedi
II. Détail des étapes
A. Créer un bon de commande
Depuis le menu Dépenses, cliquez sur + Ajouter, puis sélectionnez Créer un bon de commande.
Un formulaire Nouveau bon de commande s’ouvre.
Renseignez les informations nécessaires :
Fournisseur : sélectionnez le fournisseur concerné. Si le fournisseur n’existe pas encore, cliquez sur Ajouter un fournisseur.
Client : sélectionnez le client concerné si la commande lui est destinée. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un client.
Chantier : rattachez la commande au chantier concerné si nécessaire.
Justificatifs : ajoutez les fichiers associés à la commande.
Les justificatifs peuvent notamment correspondre à une demande de prix ou au devis transmis par votre fournisseur.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Je confirme.
B. Personnaliser le contenu du bon de commande
Une fois le bon de commande créé, vous arrivez dans son éditeur.
Vous pouvez modifier le titre du document et rédiger une description / page de garde.
Ajouter des éléments
Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter une ligne ou un texte libre.
La ligne permet d’ajouter un élément chiffré au bon de commande.
Le texte libre permet d’ajouter une information complémentaire sans créer de ligne chiffrée.
Ajouter un article
Cliquez sur Ajouter un article pour rechercher un élément existant.
Vous pouvez ajouter un article depuis :
votre Bibliothèque
un Devis / Facture déjà réalisé
un Modèle de devis
> Depuis la Bibliothèque, sélectionnez l’article souhaité puis cliquez sur Ajouter la sélection.
C. Renseigner les dates et visualiser le document
Le bon de commande affiche une Date d’émission.
Vous pouvez également renseigner une Date de livraison.
> Cliquez ensuite sur la date pour paramétrer la date d'émission ou la date de livraison.
Avant d’enregistrer, vous pouvez cliquer sur Visualiser pour consulter le rendu du bon de commande.
Vous pouvez ensuite l’enregistrer avec Enregistrer.
D. Retrouver le bon de commande dans vos dépenses
Une fois enregistré, le bon de commande apparaît dans le module Dépenses.
Vous retrouvez notamment son numéro, son affectation, son libellé, son statut, ses dates et ses montants.
Vous pouvez ouvrir le bon de commande pour consulter ses informations.
E. Suivre le statut et le paiement de votre bon de commande
Lors de sa création, votre bon de commande est automatiquement au statut « En attente ».
Lorsque vous recevez la marchandise ou la commande, vous pouvez faire évoluer le statut en « À payer ». Cette étape permet notamment d'indiquer que la commande a bien été réceptionnée et qu'elle doit maintenant être réglée.
Lorsque vous effectuez le règlement du fournisseur, passez le bon de commande au statut « Payé ». Vous pouvez alors renseigner :
la date de paiement
le mode de paiement utilisé
et, si nécessaire, ajouter la facture du fournisseur dans les documents.
Le suivi se fait donc simplement :
En attente → À payer → Payé
Si la commande n'est finalement plus valable, vous pouvez également la passer au statut « Annulé ».
F. Modifier un bon de commande enregistré
Ouvrez le bon de commande depuis le module Dépenses.
Depuis sa fiche, cliquez sur Modifier.
Vous accédez alors aux informations modifiables du bon de commande.
Vous pouvez modifier :
le Libellé ;
la Date d’échéance
la Date du paiement
le Fournisseur.
⚠️ Les Montant HT et Montant TTC ne sont pas modifiables depuis cet écran.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Sauvegarder.
G. Téléchargez, imprimez et consultez les fichiers
Depuis le bon de commande, vous pouvez visualiser le document et accéder aux options permettant de le télécharger ou de l’imprimer.
Vous retrouvez également les fichiers/documents ajoutés lors de la création du bon de commande.
Vous pouvez compléter les fichiers si nécessaire. Ils pourront être utilisés comme pièces jointes lors de vos échanges avec le fournisseur.
💡 Un bon de commande peut être associé aux différents documents et éléments liés à votre achat.
Vous pouvez notamment conserver :
le justificatif ou la demande de prix
le devis du fournisseur
le bon de commande
les fichiers associés
les échanges avec le fournisseur
puis la facture fournisseur lorsque la commande est reçue et payée.
Vous disposez ainsi d’un suivi centralisé de votre commande et de ses documents associés.
H. Ajoutez des commentaires et suivez vos échanges
La section Commentaires vous permet d’ajouter des notes et des tags.
Ces informations sont destinées au suivi interne.
La section Emails permet de retrouver l’historique des échanges avec votre fournisseur.
Vous pouvez ainsi conserver le suivi des communications liées au bon de commande au même endroit.
III. Exporter les dépenses avec les propriétés personnalisées
Afin d'affiner vos analyses financières ou d'alimenter votre comptabilité externe, InterFast vous permet d'exporter l'intégralité de vos données de dépenses et commandes au format CSV.
Lors de l'export, toutes vos propriétés personnalisées créées sur vos commandes ou dépenses sont automatiquement intégrées sous forme de colonnes distinctes dans votre fichier d'extraction.
Attention, il faudra au préalable créer votre propriété personnalisée depuis Mon entreprise > Propriétés personnalisées en sélectionnant le type d'objet : Dépense
Ensuite, veillez à bien renseigner votre propriété personnalisée dans la dépense au moment de la créer
ou en la modifiant en cas d'import notamment pour la dépense mais aussi à posteriori de la création du bon de commande (l'ajout de la propriété personnalisée ne se fait pas à sa création pour le bon de commande uniquement, dans cette V1).
Et n'oubliez pas de sélectionner également la colonne dans la personnalisation de votre tableau, afin qu'elle y apparaisse (c'est juste pour vous, visuellement, cela n'affectera pas l'export si vous ne la cochez pas)
Une fois que cela est fait, on peut procéder à l'export. Pour cela :
Rendez-vous dans Dépenses.
Appliquez les filtres souhaités (période, fournisseur, statut) pour cibler les données à exporter.
Cliquez sur le bouton Exporter, puis sélectionnez Export simple en haut à droite du tableau.
Téléchargez le fichier (en bas de votre écran)
L'export génère un fichier complet récapitulant l'ensemble de vos pièces d'achat et frais généraux. Selon vos configurations et propriétés sur-mesure, le fichier comprend notamment les colonnes suivantes :
Date : Date d'émission de la dépense ou facture fournisseur.
Référence : Identifiant interne d'enregistrement dans InterFast.
Libellé : Titre ou désignation de la dépense.
Date d'échéance : Date limite de règlement de la facture.
Date de paiement : Date effective à laquelle le règlement a été effectué.
Référence fournisseur : Numéro de pièce d'origine indiqué par le fournisseur.
Nom du fournisseur : Nom ou raison sociale de la société émettrice.
Catégorie : Imputation comptable ou catégorie de frais rattachée.
Montant HT : Total hors taxes de la dépense.
Montant TVA : Total de la taxe appliquée.
Montant TTC : Total toutes taxes comprises.
Reste à payer TTC : Solde financier TTC restant à régler au fournisseur.
Reste à payer HT : Solde financier HT correspondant au reste à payer.
Statut : État du paiement (ex: À payer, Payée).
Enregistrée le : Horodatage de l'intégration du document dans la plateforme.
Champs personnalisés (ex: Test InterFast) : Vos propriétés personnalisées actives apparaissent automatiquement dans des colonnes dédiées à la suite des champs standards.
En résumé
La gestion des bons de commande V1 vous permet de centraliser vos commandes fournisseurs directement dans InterFast.
Vous pouvez créer votre commande depuis Dépenses, la rattacher à un client ou à un chantier, ajouter vos articles et justificatifs, puis suivre son évolution grâce aux différents statuts.
Vous pouvez également modifier les informations disponibles, consulter les fichiers associés, suivre vos commentaires et retrouver l’historique de vos échanges avec le fournisseur.
En cas de difficulté ou de doute sur le fonctionnement d’un bon de commande, contactez l’équipe Care.
IV. Questions fréquentes (FAQ)
1. Quelle est la différence entre le module Commandes V1 et V2 ?
1. Quelle est la différence entre le module Commandes V1 et V2 ?
La version V1 permet une gestion simplifiée de vos bons de commande et de leur statut de paiement. La version V2 offre un suivi beaucoup plus avancé : gestion des livraisons partielles, incrémentation automatique des stocks, circuit de validation interne et rapprochement automatique des factures fournisseurs.
2. Puis-je revenir au module V1 après avoir demandé l'activation de la V2 ?
2. Puis-je revenir au module V1 après avoir demandé l'activation de la V2 ?
Non, le passage à la V2 est définitif. Une fois la V2 activée par notre équipe Care, il n'est plus possible de retourner sur l'ancienne version V1. Assurez-vous que vos équipes sont prêtes avant d'en faire la demande sur le tchat.
3. Comment faire apparaître mes propriétés personnalisées dans l'export CSV ?
3. Comment faire apparaître mes propriétés personnalisées dans l'export CSV ?
Pour que vos champs personnalisés soient inclus dans l'export CSV, vous devez d'abord les créer dans Mon entreprise > Paramètres > Propriétés (type d'objet : Dépense), puis veiller à bien les renseigner dans vos fiches de dépenses ou bons de commande. Elles apparaîtront alors automatiquement dans des colonnes dédiées à la fin de votre fichier extrait.