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Comprendre le tableau des Dépenses

Écrit par Léa Lehodey

💡 Pourquoi cet article ? Suivre vos dépenses est indispensable pour piloter la rentabilité de vos chantiers en temps réel. Cet article vous explique comment fonctionne le tableau des dépenses d'InterFast, comment centraliser vos factures d'achats, et comment utiliser l'importation multiple avec analyse par Intelligence Artificielle (OCR) et notre connexion Pennylane pour automatiser vos saisies en quelques clics.

I. Vidéo de présentation

II. Structure du tableau des dépenses

1- Présentation du tableau

Le tableau des dépenses (accessible via le menu Finances > Dépenses > Factures) regroupe l'ensemble des achats de votre entreprise (fournitures de matériaux, location de matériel, sous-traitance). Il vous permet de suivre vos coûts colonne par colonne :

  • Référence : Le numéro officiel de la dépense.

  • Fournisseur : L'entreprise émettrice de la facture .

  • Date : La date d'émission de la facture, essentielle pour déterminer la bonne période de déclaration de TVA.

  • Montant HT & TTC : Les bases d'achats calculées automatiquement.

  • Statut de paiement : Indique l'état financier de votre facture d'achat :

    • 🟡 A payer : La dépense est validée mais n'a pas encore été payée ou rapprochée avec votre banque.

    • 🟢 Payée : L'achat est réglé et son paiement est enregistré.

2- Les filtres des Dépenses


Vous pouvez rechercher vos dépenses par :

  • libellé / nom

  • numéro de référence

Vous pouvez filtrer les dépenses par :

  • Fournisseur

  • Dates

    • de la facture

    • date d'échéance

    • date de réception (des marchandises)

    • date de paiement

  • Montant HT

  • Montant TTC

  • Utilisateur ayant créé le document ( Etablie par)

  • Activité

    • SAV

    • Chantier

    • Maintenance

  • Agence (si le mode est activé)

  • Catégorie comptable

  • Propriété personnalisée

  • Importé depuis Pennylane

💡 Le réflexe de pro : Si vous ne retrouvez plus une facture fournisseur que vous venez d'importer, vérifiez vos filtres actifs en haut du tableau ! Un filtre de date ou de statut antérieur est peut-être encore appliqué. Cliquez sur « Réinitialiser les filtres » pour afficher à nouveau l'intégralité de vos dépenses.

3. Le bouton Exporter

Vidéo tutoriel d'Hedi

Ce bouton vous permet de réaliser :

  • un export simple des dépenses (format .csv)

  • un export comptable des dépenses (format .csv)

  • un export des justificatifs de dépenses en .ZIP (format .PDF)

✅ Les exports tiennent compte des filtres appliqués.
​Exemple : filtrez les dépenses du mois précédent avant de réaliser votre export comptable et votre export des documents PDF.

4. Les colonnes affichées

Les colonnes disponibles pour les dépenses sont par défaut :

  • le numéro de référence

  • l'affectation (intervention / chantier / maintenance)

  • le libellé / nom

  • le statut

  • la date d'émission

  • la date d'échéance

  • le montant HT

  • le montant TTC

  • le reste à payer TTC

  • la date de paiement

  • le fournisseur

  • le document associé (justificatif / bon de commande)

  • les propriétés personnalisées

En cliquant sur le bouton "Personnaliser", en bas de la page, vous pouvez :

  • afficher / masquer les colonnes

  • déplacer l'ordre des colonnes

Vous pouvez naviguer de page en page grâce aux boutons de navigation :

III. Comment ajouter vos dépenses ? (Les 3 méthodes)

Pour alimenter votre tableau de suivi des dépenses, vous disposez de trois méthodes complémentaires selon la nature de vos pièces d'achats.

💡 À noter – Rapprochement avec une commande fournisseur
Lors de l'import d'une dépense, InterFast peut détecter une commande fournisseur correspondante et proposer automatiquement de l'y associer.

L'association proposée peut notamment s'appuyer sur les informations disponibles telles que le fournisseur, la référence et le montant. Vous pouvez vérifier, confirmer ou corriger l'association avant de finaliser l'import.

Si aucune correspondance n'est proposée ou si l'association est incorrecte, vous pouvez rattacher ou détacher manuellement la dépense de la commande fournisseur.

1. L'importation et l'analyse de justificatifs par Intelligence Artificielle (OCR)

Vous pouvez importer et analyser simultanément plusieurs justificatifs de dépenses pour éviter de saisir vos reçus un par un. Le système extrait automatiquement les informations essentielles de vos documents en une seule opération.

Prérequis techniques avant l'importation

Pour garantir un taux de déchiffrement optimal par notre outil d'analyse, veillez à respecter les critères suivants :

  • Formats de fichiers acceptés : PDF, PNG, JPEG, WebP, et HEIC (le format photo standard des smartphones, idéal pour les reçus photographiés sur le terrain par vos équipes).

    💡 À noter – Factures UBL françaises
    Les factures fournisseurs au format UBL français sont désormais reconnues lors de leur import dans Finances > Dépenses > Factures.
    InterFast analyse automatiquement les informations de la facture et crée les écritures correspondantes.

  • Limitations de taille (poids) : 10 Mo maximum par document individuel.

  • Qualité visuelle : L'image doit être nette, bien éclairée, sans pliure majeure masquant les chiffres ou le numéro de SIRET du fournisseur.

Guide pas à pas : Comment importer plusieurs justificatifs d'un coup ?

  1. Sélectionnez ou photographiez vos justificatifs : Sélectionnez plusieurs fichiers sur votre ordinateur, ou prenez plusieurs photos à la suite de vos reçus papier depuis l'application mobile terrain.

  2. Glissez-déposez dans la zone d'import : Déposez vos fichiers directement dans Finances > Dépenses > Factures > Ajouter des dépenses ou sélectionnez vos fichiers
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  3. Laissez l'intelligence artificielle travailler : Le système scanne et pré-extrait instantanément le nom du fournisseur, la date de la facture, les montants HT et TTC, et les taux de TVA.

  4. Validez vos dépenses : Vos justificatifs s'affichent sous forme de lignes. Pensez à vérifier l'exactitude des informations lues par l'IA.

📺 Découvrez cette fonctionnalité en action dans notre vidéo de démonstration Loom !

2. La saisie manuelle unitaire

Idéale pour enregistrer rapidement un achat de dernière minute ou une note de frais sans justificatif papier immédiat.

  1. Allez dans Finances > Dépenses > Factures.

  2. Cliquez sur le bouton bleu « + Ajouter une dépense » en haut à droite.

  3. Remplissez manuellement les champs demandés (Fournisseur, Date, Montants) et cliquez sur Enregistrer.

3. L'importation automatique via le connecteur Pennylane

Si vous avez configuré la synchronisation avec Pennylane et désigné ce dernier en tant que Plateforme Agréée (PA), vos factures d'achats validées sur Pennylane remontent automatiquement dans votre tableau de dépenses InterFast, sans aucune action de votre part.

  • Filtrer vos dépenses : Un filtre dédié appelé « Importé depuis Pennylane » est à votre disposition dans le module des dépenses. Il vous permet d'afficher en un clic uniquement les écritures d'achats issues de votre comptabilité Pennylane.

  • Pièce jointe : Le document PDF d'origine validé sur Pennylane est lui aussi automatiquement rapatrié et rattaché à votre ligne de dépense dans InterFast.

💡 À noter – quota du plan Basique :


Les dépenses importées automatiquement via une intégration, comme Pennylane, ne sont pas décomptées de votre quota mensuel.

En revanche, les dépenses saisies manuellement ou importées/scannées depuis un justificatif sont bien décomptées du quota.

IV. Vérification de l'intégrité et correction des données après import

Il est important d'effectuer un contrôle de cohérence visuelle avant d'enregistrer vos écritures d'achats :

  • Comprendre la mention « label généré » : Le libellé « label généré » est appliqué par défaut aux dépenses qui proviennent directement de votre importation automatique Pennylane.

  • Modifier et vérifier la concordance des montants : Cliquez sur la dépense importée pour ouvrir le panneau latéral de relecture (contenant le document d'origine à gauche et les champs modifiables à droite). Vous pouvez renommer le libellé, changer le fournisseur ou associer le chantier si besoin.

⚠️ Règle d'or : Connexion Pennylane & Facturation électronique

Si la connexion Pennylane est active sur votre compte et que vous y intégrez vos factures d'achat :

  • Ne saisissez SURTOUT PAS vos factures d'achat une seconde fois dans InterFast (Finances > Dépenses). Cela créerait des doublons dans votre comptabilité et fausserait l'analyse de rentabilité de vos chantiers.

  • Arrivée automatique : Avec la facturation électronique, vos factures d'achat fournisseurs parviennent automatiquement sur votre compte Pennylane. Vous n'avez aucune manipulation manuelle à effectuer.

V. Questions Fréquentes

1. Je ne trouve pas les PDF de mes factures dans l'export comptable du journal d'achats. Où sont-ils ?
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L'export comptable génère un fichier CSV contenant uniquement les écritures du journal d'achats. Pour récupérer vos documents numérisés, vous devez cliquer sur le bouton "Exporter" puis choisir "Export des justificatifs". Vous téléchargerez alors une archive ZIP contenant tous les documents PDF associés à la période filtrée.


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2. J'ai affecté une dépense à un client/chantier. Pourquoi ne s'ajoute-t-elle pas automatiquement à sa facture ?

Les modules "Dépenses" (Achats) et "Ventes" (Factures client) sont distincts. Affecter une dépense à un chantier sert à calculer votre rentabilité et non à facturer le client. Pour refacturer du matériel, vous devez ajouter manuellement la ligne ou l'article correspondant dans votre devis ou facture de vente.

3. Comment enregistrer un remboursement ou un avoir fournisseur ?

Il n'est pas possible de saisir un montant négatif sur une dépense classique. Vous devez cliquer sur le bouton "+ Ajouter" puis sélectionner "Enregistrer un avoir fournisseur". Cela créera une écriture négative qui viendra se déduire de votre solde fournisseur.

4. Puis-je automatiser mes charges récurrentes (Loyer, Assurances, Salaires) ?

Pas encore. Pour les prélèvements sans facture fournisseur (comme l'URSSAF ou les salaires), la procédure recommandée est de créer un "Fournisseur" spécifique, puis de créer une dépense manuelle chaque mois depuis le module Banque ou Dépenses. Il n'existe pas de récurrence automatique à ce jour.

5. L'analyse s'est trompée de fournisseur sur l'un de mes justificatifs (ex: une facture Rexel enregistrée sous un autre nom). Comment corriger ?

Ouvrez la dépense concernée depuis votre tableau, cliquez sur « Modifier », puis sélectionnez le bon fournisseur dans la liste déroulante et remplacez le libellé de la ligne si besoin.

6. J'ai connecté mon compte Pennylane et je vois des dépenses de juin/juillet en double. Pourquoi ?

Lors du premier branchement, Pennylane synchronise l'historique de vos achats récents. Si vous aviez déjà encodé ces factures d'été manuellement dans InterFast avant la liaison, elles apparaissent aujourd'hui en double dans votre tableau.

Ces lignes automatiques étant des doublons, vous pouvez les supprimer sereinement. Cliquez sur la ligne de la dépense en double, allez dans Actions (les 3 petits points) et cliquez sur « Supprimer » pour nettoyer votre historique.

7. J'obtiens un message d'erreur « Fichier corrompu ou illisible » lors de l'import. Que faire ?

Vérifiez que votre fichier est bien sous un format accepté (PDF, PNG, JPEG, WebP, ou HEIC) et que sa taille ne dépasse pas 10 Mo. Si vous avez photographié le reçu, assurez-vous que l'objectif de votre smartphone était propre et que le document ne présente pas de reflets lumineux trop intenses empêchant la lecture du texte.

8. Est-il possible de modifier une dépense une fois qu'elle est rattachée à un chantier ?

Oui, tout à fait. Vous pouvez modifier les montants, la date ou le fournisseur à tout moment depuis le volet d'édition. Le calcul de la marge de votre chantier s'ajustera instantanément à l'écran pour intégrer vos corrections.

9. Comment supprimer une dépense?

Pour supprimer une dépense, il suffit de vous rendre sur le bouton “ouvrir” de la dépense concernée.


Puis sur le bouton “Supprimer” en bas à gauche de votre dépense.
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Voilà, vous avez désormais toutes les informations pour comprendre et organiser votre tableau des Dépenses ! 🥳

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