I. Introduction
L'objectif du suivi des déplacements est double :
Optimiser la planification en localisant le technicien le plus proche d'une demande d'intervention.
Assurer un suivi précis en conservant un historique des trajets, en calculant automatiquement les temps de déplacement et en vérifiant où les rapports d'intervention sont effectués.
II. Paramétrage de la Fonctionnalité
L'activation du suivi des déplacements nécessite une configuration à la fois sur l'application web (par un administrateur) et sur l'application mobile (par le technicien).
A. Paramétrage sur l'application web
Plan d'abonnement :
La fonctionnalité n'est disponible que sur l'abonnement Business d'InterFast.Activation par Utilisateur :
Vous devez activer la fonctionnalité pour chaque collaborateur concerné.Rendez-vous sur le profil de l'utilisateur, puis dans l'onglet « Feuilles de temps ».
Activez l'interrupteur « Activer la géolocalisation ».
Configuration des Horaires :
Le suivi fonctionne uniquement pendant les heures de travail configurées.
Assurez-vous que les « Jours travaillés » (ex: Lundi, Mardi...) et les « Plages horaires » (ex: 07h00 à 11h00) sont correctement renseignés, sur la base du contrat de travail du collaborateur.
NB. Aucun suivi des déplacements ne sera effectué en dehors de ces créneaux.
B. Paramétrage sur l'application mobile
Le technicien devra ensuite donner son autorisation sur son téléphone :
Permissions du Téléphone :
Pour que le suivi fonctionne même lorsque l'application est fermée ou inutilisée (ce qui est nécessaire pour tracer un trajet complet), le technicien doit :
Activer le service de localisation (GPS) de son téléphone.
capture d'écran depuis iPhone
capture d'écran depuis iPhone
Autoriser l'application à accéder à sa position « À n'importe quel moment » (ou "Toujours") et, si possible, cocher la case "Localisation précise"
capture d'écran depuis iPhone
Acceptation du Suivi :
L'application mobile lui présentera un écran expliquant que le suivi s'effectue uniquement pendant les heures de travail pour détecter le technicien le plus proche des interventions.
écran 1
écran 2
Une fois le suivi actif, une icône de géolocalisation (flèche) apparaîtra sur l'écran du téléphone, signalant que la position est partagée.
III. Suivi des Déplacements
A. Historique des déplacements
Depuis l'application web, les services au bureau peuvent accéder à la carte dans le module L'équipe > Suivi des déplacements.
Vue en Temps Réel :
La carte affiche la dernière position connue des techniciens - pour lesquels le suivi est activé pendant leurs heures de travail.
Historique des Trajets :
En choisissant un technicien, les services administratifs pourront cliquer sur le bouton « Afficher l'historique ». La carte retrace alors l'intégralité des déplacements pour une journée donnée.
B. Planification facilitée des interventions
Le suivi en temps réel est directement intégré à votre outil de planification pour vous aider à optimiser vos tournées.
Dans le module Calendrier > Carte, vous pouvez visualiser :
Les interventions à planifier (ex: demandes de devis).
La position en temps réel de vos techniciens.
Cela permet d'assigner une intervention au collaborateur le plus proche.
avant planification
La fonctionnalité permet également de calculer automatiquement les distances et temps de trajet.
après planification
IV. Obligations légales de l'Employeur
La législation française encadre très strictement la géolocalisation des salariés pour protéger leur vie privée.
A. Conditions d'utilisation
Justification :
L'employeur doit pouvoir justifier que le suivi est nécessaire (ex: sécurité, optimisation des tournées, lutte contre le vol) et qu'il n'existe pas de moyen moins intrusif.
Finalité : Le dispositif ne peut pas servir à une surveillance permanente, ni à contrôler les temps de pause.
Contrôle du temps de travail : L'utilisation de la géolocalisation pour contrôler le temps de travail n'est licite que si aucun autre moyen n'est possible.
B. Obligations de l'employeur
Information Individuelle :
L'employeur a l'obligation d'informer individuellement et par écrit chaque salarié concerné avant la mise en place du dispositif.Preuve :
Cette information peut prendre la forme d'un avenant au contrat ou d'une note de service signée par le salarié. L'employeur doit pouvoir prouver que cette information a été communiquée au salarié dont le consentement doit être libre et éclairée.
C. Interdictions légales
Il est formellement interdit de géolocaliser un salarié en dehors de ses heures de travail, pendant ses pauses, ou durant ses trajets domicile-travail non rémunérés.
L'accès aux données doit être limité aux personnes habilitées (ex: les services administratifs).
D. Textes applicables
Les principaux textes applicables à la géolocalisation des salariés sont :
Article L. 1121-1 : Il pose le principe que « nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives de restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché ».
Article L. 1222-4 : Il dispose qu’« aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance ».
D’autres textes complémentaires peuvent s’appliquer, tels que l’article 9 du Code civil sur le respect de la vie privée et les textes relatifs à la protection des données personnelles (RGPD, loi Informatique et Libertés).
Ces articles garantissent que tout dispositif de géolocalisation doit être justifié, proportionné et faire l’objet au préalable d’une autorisation écrite du salarié.
V. Recommandations d'usage
Transparence totale :
Communiquez ouvertement avec vos équipes sur l'objectif de la fonctionnalité (optimisation, sécurité, meilleure répartition des interventions) et non sur la surveillance.
Respect de la loi :
Assurez-vous de respecter scrupuleusement vos obligations légales, notamment l'information écrite et signée de chaque salarié concerné, avant d'activer la fonction sur son profil.
Vérification des Horaires :
Le bon fonctionnement du suivi dépend entièrement des plages horaires définies dans les "Feuilles de temps". Vérifiez-les régulièrement pour une concordance totale avec les horaires spécifiés dans le contrat de travail.
Permissions Mobiles :
Informez vos techniciens que le suivi de la géolocalisation doit être paramétré sur « Toujours » pour que le suivi fonctionne lorsque l'application est fermée. Rappelez-leur toutefois que l'application ne collecte ces données que pendant les heures de travail configurées sur leur profil.
VI. Conclusion
Le suivi des déplacements est un outil puissant pour optimiser vos opérations sur le terrain, améliorer votre réactivité et automatiser le calcul des temps de trajet.
Son activation offre des avantages clairs en matière de planification, mais elle implique une contrepartie non négociable : le respect absolu du cadre légal et de la vie privée de vos collaborateurs.
Voilà, vous êtes prêts pour l'activation de cette fonctionnalité ! 🥳