🔔 Gagnez un temps précieux avant de chiffrer ! La fonctionnalité de visite avant devis remplace votre calepin papier ou les notes sur le téléphone. Grâce à ce type de rapport, vous standardisez et centralisez vos notes et vos photos directement sur le terrain pour générer un rapport professionnel et préparer votre devis au bureau plus facilement.
I. Pourquoi utiliser la visite avant devis ?
Oubliez les notes papier éparpillées dans le camion et les 300 photos introuvables. Cette fonctionnalité vous offre 3 avantages majeurs :
La visite avant devis centralise tout cela dans votre application pour vous offrir trois forces majeures :
Confiance client : En partageant immédiatement le rapport de visite avec votre client, vous créez une transparence totale qui booste l'acceptation de votre devis.
Zéro oubli au bureau : Vous retrouvez une fiche structurée avec toutes vos notes, photos et croquis.
Équipes terrain informées : Vos installateurs accèdent à l'historique complet de la visite avant de démarrer les travaux, évitant ainsi les erreurs et les quiproquos sur le chantier.
II. Démarrer un rapport d’Intervention
Accès et choix du modèle
Accéder à l'application terrain : Ouvrez l'application InterFast sur votre mobile ou votre tablette.
Sélectionner le type de rapport : InterFast propose des modèles de rapports adaptés à différents métiers (Visite générique, Chiffrage Climatisation, Chiffrage Salle de bain, etc.). (capture d'écran)
Démarrer la saisie : Choisissez le modèle le plus proche de votre activité et sélectionnez votre client.
📌 Astuce : Lors de la planification sur l'application mobile, pensez à personnaliser le titre de l'intervention dans l'onglet "Détails" (ex : "Chiffrage Salle de Bain") avant de valider. Par défaut, l'application met le nom du modèle.
Ne créez pas un modèle de rapport pour chaque visite avant devis. InterFast propose déjà plusieurs modèles génériques adaptés à votre métier. Si un modèle spécifique vous manque, vous pouvez tout à fait le créer (ou nous demander de l'ajouter).
Cependant, le modèle que vous configurez dans vos paramètres reste une trame générale unique. C'est ce même modèle qui servira à tous vos techniciens pour l'ensemble de leurs rendez-vous. Ce sont vos notes et vos photos saisies sur le terrain qui rendront chaque rapport unique. Inutile donc de multiplier les configurations !
III. Remplir le rapport d’intervention
Une fois le modèle sélectionné, l'idée est de suivre les étapes structurées pour documenter la visite.
Selon le modèle choisi, vous pouvez renseigner : les métrés (longueur, largeur, hauteur), des photos annotées (flèches, cercles) ou des croquis pris en photo, l'état actuel et les éléments souhaités à cocher, les revêtements de sol et de mur, ainsi que les contraintes techniques et vos commentaires.
💡Conseil : Pour gagner du temps, nous vous conseillons d'alléger votre modèle dans vos paramètres pour reprendre seulement la liste suivante pour exemple :
Saisie des Informations (Contexte) : Renseignez simplement la date et l'heure à laquelle vous effectuez la visite ainsi que la date souhaitée pour les travaux.
Documentation Visuelle (Photos) : Prenez des photos de la zone du chantier directement via l'application (vous pouvez les annoter avec des flèches ou des cercles).
Notes et Commentaires : Un champ de texte libre pour noter les contraintes techniques ou les demandes spécifiques du client.
(capture d'écran)
IV. Finalisation et partage du rapport
A. Validation
Une fois toutes les informations et les photos recueillies, validez le rapport.
B. Retrouver ses devis à préparer au bureau
Une fois le rapport validé sur le terrain, l'intervention remonte instantanément sur votre ordinateur :
Rendez-vous dans votre Calendrier ou votre liste d'Interventions.
Ouvrez la fiche de la visite terminée.
Cliquez sur l'onglet « Documents » pour consulter le PDF généré avec l'ensemble de vos photos et annotations.
Cliquez sur le bouton Actions puis sélectionnez Créer un devis pour transformer les informations de la visite en proposition commerciale.
V. Recommandations
Il est fortement recommandé de tester ces rapports d'intervention. Vous pouvez créer un faux client dans InterFast et essayer tous les rapports de visite avant devis qui pourraient être utiles pour vos prochaines visites.
Si vous identifiez des besoins spécifiques de rapports qui ne sont pas encore disponibles dans InterFast, n'hésitez pas à en faire part via la bulle de chat pour que l'équipe puisse les ajouter.
En résumé
En n'utilisant qu'un seul modèle simplifié (Notes + Photos) pour toutes vos visites, vos techniciens ne perdent plus de temps sur le terrain et vous récupérez des fiches parfaites au bureau pour faire vos devis sans rien oublier ! 🚀
VI. Questions Fréquentes
1. Dans mon planning, toutes mes interventions s'appellent "Visite avant devis", c'est illisible. Puis-je changer ce titre ?
1. Dans mon planning, toutes mes interventions s'appellent "Visite avant devis", c'est illisible. Puis-je changer ce titre ?
Oui, mais attention : cela doit se faire au moment de la création sur l'application mobile. Lorsque vous planifiez l'intervention, dans l'onglet "Détails", le titre est pré-rempli par défaut avec le type d'intervention. Vous devez effacer ce texte et saisir votre titre personnalisé (ex: "Chiffrage Salle de Bain") avant de valider la création. Une fois le rapport rempli et validé, il n'est plus possible de modifier le titre pour des raisons de traçabilité.
2. Je ne trouve pas de modèle de rapport correspondant à mon métier (ex: Menuiserie, Paysagiste). Que faire ?
2. Je ne trouve pas de modèle de rapport correspondant à mon métier (ex: Menuiserie, Paysagiste). Que faire ?
InterFast propose des modèles standards. Si aucun ne vous convient, vous pouvez utiliser le Constructeur de rapports (sur l'application Web) pour créer votre propre formulaire sur mesure :
◦ soit en dupliquant et personnalisant un rapport existant ;
◦ soit en créant un nouveau rapport de zéro.
3. Le client reçoit-il obligatoirement ce rapport de visite ?
3. Le client reçoit-il obligatoirement ce rapport de visite ?
Non, c'est vous qui décidez. À la fin de la visite, après validation, l'application vous propose d'envoyer le rapport par email.
◦ Pour rassurer le client : Envoyez-le pour montrer votre professionnalisme et partager les informations récoltées.
◦ Pour usage interne : Ne l'envoyez pas. Le rapport sera sauvegardé dans le dossier du client et servira de "mémoire" (photos, métrés) pour rédiger votre devis au bureau.
4. J'ai pris des photos et des notes pendant la visite. Comment les retrouver pour faire mon devis ?
4. J'ai pris des photos et des notes pendant la visite. Comment les retrouver pour faire mon devis ?
De retour au bureau (ou sur votre tablette), retrouvez la fiche de l'intervention terminée depuis le Calendrier ou la fiche Client. Depuis l'onglet "Documents" de la fiche d'intervention, vous retrouverez le PDF généré avec toutes vos annotations et vos photos. Vous pourrez alors cliquer sur le bouton "Actions" > "Créer un devis" pour lier commercialement les deux documents.
5. Puis-je commencer un devis directement sur place sans passer par ce rapport de visite ?
5. Puis-je commencer un devis directement sur place sans passer par ce rapport de visite ?
Oui, si vous connaissez déjà les prix et les articles. Cependant, la "Visite avant devis" est conçue pour la phase de découverte (prise de cotes, diagnostic) où vous n'êtes pas encore prêt à chiffrer mais où vous ne voulez rien oublier. C'est simplement une étape de collecte d'informations techniques. 👍