⚠️ Astuce importante :
Ajouter un utilisateur payant par erreur peut générer des frais immédiats en prorata. Pas de panique ! Cet article vous explique comment fonctionne notre facturation, et comment transformer ces frais en crédit si nécessaire.
I. Comprendre la facturation prorata
Nous comprenons parfaitement qu'une erreur d'ajout d'un utilisateur puisse survenir, surtout lorsque l'on gère rapidement son équipe. Votre objectif est de revenir en arrière, mais la facturation est déclenchée automatiquement.
Le principe de notre facturation par licence est le prorata : dès qu'un utilisateur est ajouté, le système calcule et facture automatiquement son coût jusqu'à la prochaine date d'échéance de votre abonnement. Ce coût est généré dès l'activation de la licence, même si l'utilisateur est archivé immédiatement après.
II. Prévention : Où l'information sur les frais est-elle affichée ?
Nous faisons tout pour que les coûts supplémentaires soient parfaitement transparents avant que vous ne confirmiez l'ajout.
A. Alerte dans l'application
Lorsque vous ajoutez un nouvel utilisateur (payant), un message d'avertissement indique que le type de licence (payante) entraine des frais supplémentaires.
B. Ressources de Référence
Page des Tarifs : Détail complet de tous les coûts par niveau de licence
https://inter-fast.fr/ressources/page-pricing
Conditions Générales de Vente (CGV) : Chapitre sur l’abonnement et les licences récurrentes
https://inter-fast.fr/interfast/cgv
Tarifs :
Nous vous encourageons vivement à lire ces informations pour comprendre les frais associés et les conséquences d’un ajout d’utilisateur.
III. Politique de Remboursement : Conversion en crédit
Une fois que la licence a été activée et que le montant prorata a été réglé (même si l'utilisateur est archivé quelques minutes après), notre politique standard s’applique :
Les frais d'ajout de licence ne sont pas remboursables en numéraire.
💡 Après archivage :
Si vous archivez un utilisateur peu après l’avoir ajouté par erreur, nous convertissons le montant facturé en crédit sur votre compte client.
Ce crédit est automatiquement déduit de votre prochaine facture (mensuelle ou annuelle).
Il peut être réutilisé pour une nouvelle licence si besoin.
Dans votre espace "Paramètres > Mon abonnement" :
Exemple d’un crédit appliqué sur la prochaine facture.
IV. Comment est gérée votre erreur de facturation ?
Il est possible qu'une facture ait été générée automatiquement au moment de l'ajout de l'utilisateur, même si celui-ci a été fait par erreur. Pas d'inquiétude, voici comment InterFast sécurise votre trésorerie :
Le principe du Pro-rata : Dès l'ajout d'un profil, le logiciel calcule le coût pour la période restante jusqu'à votre prochain renouvellement et émet la facture correspondante.
L'archivage comme solution : En archivant immédiatement l'utilisateur créé par erreur, vous stoppez net la consommation de cette licence.
Transformation en crédit : Le système calcule la part non utilisée et la transforme instantanément en crédit d'abonnement.
⚠️ À noter : Ce montant n'est pas remboursé sur votre compte bancaire, mais stocké dans votre "tirelire" InterFast.
Utilisation automatique : Ce crédit sera déduit prioritairement de votre prochaine facture (renouvellement mensuel/annuel) ou lors de l'ajout futur d'un nouveau collaborateur.
💡 Conseil : Même si l'ajout est une erreur, la facture émise reste comptablement valide. Cependant, elle est neutralisée par l'avoir (crédit) généré lors de l'archivage. Votre solde global reste donc juste !
Pour plus d'informations, n'hésitez pas à consulter notre article sur la gestion des utilisateurs et de votre équipe ainsi que que l'article pour comprendre en détail sur le calul de vos abonnements au pro-rata.
Vous pouvez également découvrir notre tableau des rôles et des licences, qui détaille les différents rôles disponibles ainsi que le statut de chaque licence, qu’elle soit payante ou gratuite.
IV. Conclusion
Nous comprenons que cette règle puisse être contraignante, surtout pour la trésorerie. Elle vise à maintenir la transparence et la conformité de notre facturation.
Si vous avez ajouté un utilisateur par erreur :
Archivez immédiatement l'utilisateur concerné.
Contactez le support depuis le tchat ou par mail à l'adresse [email protected] pour valider la conversion du montant en crédit sur votre compte.
✅ Bon à savoir : Cette démarche vous permet de récupérer vos frais sous forme de crédit, évitant toute dépense inutile.
V. Questions et problèmes préquents
1. J’ai ajouté un utilisateur pour tester et j’ai reçu une facture. Puis-je être remboursé ?
1. J’ai ajouté un utilisateur pour tester et j’ai reçu une facture. Puis-je être remboursé ?
Le système génère automatiquement une facture au prorata pour la période restante. Si vous archivez immédiatement cet utilisateur “test”, InterFast calcule le temps non consommé et crée un crédit d’abonnement. Ce crédit ne sera pas remboursé sur votre compte bancaire, mais sera automatiquement déduit de votre prochaine facture ou d’un futur ajout de licence.
2. Je remplace un collaborateur qui part : dois-je payer une nouvelle licence ?
2. Je remplace un collaborateur qui part : dois-je payer une nouvelle licence ?
Non, à condition de suivre le bon ordre : archivez d’abord le collaborateur sortant. Sa licence est libérée et un crédit est généré pour la période restante. Vous pouvez ensuite inviter le nouveau collaborateur, et le système utilisera le crédit disponible pour couvrir la nouvelle licence. L’opération est ainsi neutre financièrement, ou ne crée qu’un ajustement minime si les rôles sont identiques.
3. Je me suis trompé d’adresse email ou de rôle lors de l’ajout. Comment faire ?
3. Je me suis trompé d’adresse email ou de rôle lors de l’ajout. Comment faire ?
Ne modifiez pas l’utilisateur existant si les informations sont incorrectes. Archivez le profil erroné, ce qui génère un crédit pour la somme avancée, puis créez un nouveau profil avec les bonnes informations. Le crédit issu de l’archivage couvrira la facturation du nouveau profil.
4. J’ai archivé l’utilisateur, mais je vois toujours le montant sur ma facture de renouvellement. Que faire ?
4. J’ai archivé l’utilisateur, mais je vois toujours le montant sur ma facture de renouvellement. Que faire ?
Si l’utilisateur est archivé peu avant votre date anniversaire, la facture de renouvellement peut avoir déjà été éditée. Pas d’inquiétude : le crédit généré reste sur votre compte (Mon entreprise > Mon abonnement) et sera déduit de votre paiement final ou de la facture suivante.