Astuce rapide : Vous voulez récupérer vos paiements pour votre comptabilité ou pour un suivi plus clair de vos encaissements ? InterFast vous propose deux types d’exports faciles à utiliser. Cet article vous explique pas à pas comment les utiliser et quelles informations vous allez retrouver.

Exporter vos paiements dans InterFast, ce n’est pas compliqué, mais il est important de savoir quel type d’export utiliser et quelles données seront incluses. Selon vos besoins, vous pouvez choisir un export simple, pour un suivi rapide de vos encaissements, ou un export comptable (Journal de banque), adapté aux écritures pour votre comptable.

I. Accéder à vos paiements

Pour commencer, rendez-vous dans l’onglet "Paiements", accessible depuis le menu "Ventes". C’est ici que vous retrouverez tous vos paiements enregistrés dans InterFast. Une fois sur cette page, vous pouvez visualiser les paiements, les filtrer et bien sûr les exporter.

II. Choisir le type d’export

InterFast vous propose deux types d’exports selon votre besoin :

Export simple : idéal pour un suivi rapide ou pour partager les encaissements avec votre équipe.
Export comptable (journal de banque) : conçu pour la comptabilité, avec les écritures détaillées pour votre comptable.

Le choix dépend donc de l’usage : si vous voulez simplement voir combien vous avez encaissé par client ou par période, l’export simple suffit. Si vous devez préparer vos écritures bancaires et comptables, privilégiez l’export comptable.

III. Export simple : récupérer les informations de paiement rapidement

L’export simple vous permet de récupérer chaque paiement sous forme de ligne unique dans un fichier CSV. Chaque ligne contient toutes les informations utiles :

La référence du paiement et la date à laquelle il a été effectué.
Les montants TTC et HT, ainsi que le montant de la TVA collectée.
Le moyen de paiement utilisé : espèces, carte bancaire, chèque ou virement.
Le libellé de la facture et le nom du client concerné.
Les informations comptables comme le compte client, les montants par taux de TVA, et le statut de rapprochement bancaire.
Une colonne commentaire, utile pour ajouter des remarques ou des consignations manuelles.
Les informations sur la personne ayant effectué la consignation et la date correspondante, ainsi que le type de paiement.

>> Exemple d'un export simple (toutes les colonnes ne sont pas affichées sur la capture d'écran)

Personnaliser l’export simple

Vous pouvez filtrer vos paiements par client, type de paiement ou période, et même effectuer une recherche par numéro ou libellé de facture. Vous pouvez également choisir quelles colonnes afficher à l’écran pour simplifier la vue.

💡 Mais rassurez-vous : toutes les colonnes seront présentes dans l’export CSV, quelle que soit la personnalisation à l’écran.

En résumé : chaque paiement correspond à une ligne, ce qui facilite le suivi et la gestion de vos encaissements.

IV. Export comptable : préparer votre journal de banque

L’export comptable, ou journal de banque, est un peu différent : il contient moins de colonnes, mais les informations sont organisées pour la comptabilité. Chaque paiement génère quatre lignes :

Une ligne pour le compte bancaire
Une ligne pour le paiement en débit
Une ligne pour le paiement en crédit
Une ligne pour le compte client

Les colonnes principales incluent : date, référence, compte, table, libellé du compte, nature, libellé de l’écriture, numéro de facture, client, et les colonnes débit et crédit.

Quelques points importants

Les comptes utilisés fréquemment sont :

530 pour les espèces
411000 pour le compte client
512 pour le compte bancaire (compte utilisé par défaut si aucune valeur n'est renseigné à la place dans vos paramètres)
5115 pour les cartes bancaires à encaisser
5112 pour les chèques à encaisser

⚠️ Lorsque la valeur du code journal est renseignée, une colonne journal est incluse dans l'export comptable.

Cette structure permet de rapprocher facilement chaque paiement et de préparer vos écritures comptables correctement, sans risque d’erreur.

V. Bonnes pratiques ✅

Pour tirer le meilleur parti de vos exports :

Filtrer avant d’exporter : sélectionnez la période et le client pour éviter un fichier trop volumineux.
Choisir le type d’export adapté : simple pour un suivi interne, comptable pour la comptabilité.
Ajouter des commentaires si nécessaire pour garder une trace des consignations ou des particularités.
Télécharger régulièrement vos exports pour un suivi continu et une comptabilité à jour.

Conclusion

Exporter vos paiements dans InterFast est simple et flexible. Que ce soit pour un suivi interne ou pour préparer vos écritures comptables, vous pouvez choisir l’export adapté à vos besoins et récupérer toutes les informations nécessaires. Avec ces exports, vous gardez une vision claire de vos encaissements et facilitez la collaboration avec votre comptable. 🚀

VI. Questions Fréquentes (FAQ)

1. Puis-je faire un export depuis l'onglet "Banque" pour mon comptable ?

Non. Le module "Banque" sert uniquement d'outil interne pour faciliter visuellement votre rapprochement. Il ne fait l'objet d'aucun export. Pour transmettre vos encaissements à la comptabilité, vous devez obligatoirement vous rendre dans le module Paiements et sélectionner "Export comptable".

2. Pourquoi mes commentaires ou le type de paiement (Espèces, Virement) n'apparaissent-ils pas dans l'export comptable ?

L'export comptable (Journal de banque) est volontairement structuré et épuré pour correspondre aux exigences strictes des logiciels de comptabilité (comptes de débit/crédit, libellés, codes journaux). Si vous souhaitez un tableau de bord détaillé pour votre propre gestion interne incluant le moyen de paiement et vos notes manuelles, vous devez choisir l'"Export simple".

3. J'ai un écart entre le montant "Encaissé" de mon Tableau de bord Finance et l'export de mes factures "Payées", est-ce normal ?

Oui, c'est une situation fréquente. Le tableau de bord "Finance" base son calcul sur la date d'encaissement réelle du paiement. L'onglet "Factures" base son calcul sur la date d'émission de la facture. Ainsi, une facture émise en décembre mais payée en janvier créera un décalage selon la période que vous filtrez.

4. Comment inclure les paiements partiels dans mes exports ?

Les paiements partiels s'ajoutent automatiquement à votre liste globale des paiements, ligne par ligne. Assurez-vous simplement que ces paiements aient bien été consignés directement depuis la facture concernée (qui doit être au statut "Envoyée"). Ils remonteront alors naturellement dans vos exports.

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