✅ Il est conseillé de poser la question à son comptable avant d'opérer toute modification.
L'objectif du module Dépenses est de permettre à votre comptable d'accéder automatiquement aux justificatifs et de réaliser les exports comptables, de la même manière que pour vos factures clients.
I. Configuration du Journal des achats
1. Personnalisation des comptes de vente
Il est possible de personnaliser les comptes comptables du journal des achats.
Cela implique la création de catégories qui peuvent être affectées à des comptes comptables.
Pour chaque catégorie, on peut définir soit un compte comptable global, soit un compte comptable spécifique par taux de TVA.
L'objectif est de personnaliser les comptes comptables afin que, lors de l'export comptable, les ventes soient clairement ventilées par catégorie.
2. Définition d'une catégorie par défaut
Dans votre journal des achats, définissez une catégorie comptable par défaut l'essentiel de vos dépenses :
3. Personnalisation du code journal
L'utilisateur peut également personnaliser le code journal dans le journal des achats, ce qui permettra de rajouter une colonne dans le fichier d'export.
II. Export des factures fournisseurs
1. Application des filtres
Une fois la configuration effectuée, l'utilisateur doit se rendre sur le tableau des factures fournisseurs pour réaliser l'export.
En général, le comptable utilise un filtre de date pour exporter toutes les factures fournisseurs qui ont été payées sur un mois donné :
2. Les types d'export
Il existe trois possibilités d'exportation :
un export simple : il permet d'exporter les valeurs du tableau des factures sur la base des filtres.
un export comptable : il contient la ventilation des factures par catégorie comptable
un export des documents : il génère un fichier .zip contenant l'ensemble des factures au format .pdf
✅ Pour ouvrir le fichier sous Windows, utilisez l'outil gratuit 7-Zip :
3. Contenu de l'export comptable
Après que l'export comptable ait été téléchargé, il peut être ouvert dans Excel ou Google Sheets. L'export comptable contient différentes colonnes, notamment :
la date de l'écriture
la référence de la facture
les numéros de comptes comptables
les libellés et les comptes auxiliaires
les montants ventilés par taux de TVA