💡 À savoir : le module Commandes V2
Un module Commandes V2, plus complet que la version V1, est également disponible.
Si vous utilisez actuellement le module V1, vous pouvez demander l’activation de la V2 directement depuis le chat du support.
Attention : le passage à la V2 est définitif. Il ne s’agit pas d'une modification rétroactive : une fois la V2 activée, vous ne pourrez plus revenir au module V1.
Pour découvrir le fonctionnement de la V2, consultez notre article Utiliser les commandes V2 – App & Web.
ℹ️ Vous souhaitez commander du matériel auprès d’un fournisseur et conserver toutes les informations au même endroit ? Créez votre bon de commande depuis Dépenses, personnalisez son contenu, rattachez-le à un client ou à un chantier, puis suivez son évolution jusqu’à son paiement.
I. Vidéo tutoriel d’Hedi
II. Détail des étapes
A. Créer un bon de commande
Depuis le menu Dépenses, cliquez sur + Ajouter, puis sélectionnez Créer un bon de commande.
Un formulaire Nouveau bon de commande s’ouvre.
Renseignez les informations nécessaires :
Fournisseur : sélectionnez le fournisseur concerné. Si le fournisseur n’existe pas encore, cliquez sur Ajouter un fournisseur.
Client : sélectionnez le client concerné si la commande lui est destinée. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un client.
Chantier : rattachez la commande au chantier concerné si nécessaire.
Justificatifs : ajoutez les fichiers associés à la commande.
Les justificatifs peuvent notamment correspondre à une demande de prix ou au devis transmis par votre fournisseur.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Je confirme.
B. Personnaliser le contenu du bon de commande
Une fois le bon de commande créé, vous arrivez dans son éditeur.
Vous pouvez modifier le titre du document et rédiger une description / page de garde.
Ajouter des éléments
Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter une ligne ou un texte libre.
La ligne permet d’ajouter un élément chiffré au bon de commande.
Le texte libre permet d’ajouter une information complémentaire sans créer de ligne chiffrée.
Ajouter un article
Cliquez sur Ajouter un article pour rechercher un élément existant.
Vous pouvez ajouter un article depuis :
votre Bibliothèque
un Devis / Facture déjà réalisé
un Modèle de devis
> Depuis la Bibliothèque, sélectionnez l’article souhaité puis cliquez sur Ajouter la sélection.
C. Renseigner les dates et visualiser le document
Le bon de commande affiche une Date d’émission.
Vous pouvez également renseigner une Date de livraison.
> Cliquez ensuite sur la date pour paramétrer la date d'émission ou la date de livraison.
Avant d’enregistrer, vous pouvez cliquer sur Visualiser pour consulter le rendu du bon de commande.
Vous pouvez ensuite l’enregistrer avec Enregistrer.
D. Retrouver le bon de commande dans vos dépenses
Une fois enregistré, le bon de commande apparaît dans le module Dépenses.
Vous retrouvez notamment son numéro, son affectation, son libellé, son statut, ses dates et ses montants.
Vous pouvez ouvrir le bon de commande pour consulter ses informations.
E. Suivre le statut et le paiement de votre bon de commande
Lors de sa création, votre bon de commande est automatiquement au statut « En attente ».
Lorsque vous recevez la marchandise ou la commande, vous pouvez faire évoluer le statut en « À payer ». Cette étape permet notamment d'indiquer que la commande a bien été réceptionnée et qu'elle doit maintenant être réglée.
Lorsque vous effectuez le règlement du fournisseur, passez le bon de commande au statut « Payé ». Vous pouvez alors renseigner :
la date de paiement
le mode de paiement utilisé
et, si nécessaire, ajouter la facture du fournisseur dans les documents.
Le suivi se fait donc simplement :
En attente → À payer → Payé
Si la commande n'est finalement plus valable, vous pouvez également la passer au statut « Annulé ».
F. Modifier un bon de commande enregistré
Ouvrez le bon de commande depuis le module Dépenses.
Depuis sa fiche, cliquez sur Modifier.
Vous accédez alors aux informations modifiables du bon de commande.
Vous pouvez modifier :
le Libellé ;
la Date d’échéance
la Date du paiement
le Fournisseur.
⚠️ Les Montant HT et Montant TTC ne sont pas modifiables depuis cet écran.
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur Sauvegarder.
G. Téléchargez, imprimez et consultez les fichiers
Depuis le bon de commande, vous pouvez visualiser le document et accéder aux options permettant de le télécharger ou de l’imprimer.
Vous retrouvez également les fichiers/documents ajoutés lors de la création du bon de commande.
Vous pouvez compléter les fichiers si nécessaire. Ils pourront être utilisés comme pièces jointes lors de vos échanges avec le fournisseur.
💡 Un bon de commande peut être associé aux différents documents et éléments liés à votre achat.
Vous pouvez notamment conserver :
le justificatif ou la demande de prix
le devis du fournisseur
le bon de commande
les fichiers associés
les échanges avec le fournisseur
puis la facture fournisseur lorsque la commande est reçue et payée.
Vous disposez ainsi d’un suivi centralisé de votre commande et de ses documents associés.
H. Ajoutez des commentaires et suivez vos échanges
La section Commentaires vous permet d’ajouter des notes et des tags.
Ces informations sont destinées au suivi interne.
La section Emails permet de retrouver l’historique des échanges avec votre fournisseur.
Vous pouvez ainsi conserver le suivi des communications liées au bon de commande au même endroit.
III. Conclusion
La gestion des bons de commande vous permet de centraliser vos commandes fournisseurs directement dans InterFast.
Vous pouvez créer votre commande depuis Dépenses, la rattacher à un client ou à un chantier, ajouter vos articles et justificatifs, puis suivre son évolution grâce aux différents statuts.
Vous pouvez également modifier les informations disponibles, consulter les fichiers associés, suivre vos commentaires et retrouver l’historique de vos échanges avec le fournisseur.
En cas de difficulté ou de doute sur le fonctionnement d’un bon de commande, contactez l’équipe Care.