💡 Nouveau ! La gestion des commandes fournisseurs passe à la vitesse supérieure.
Créez, envoyez, réceptionnez et suivez toutes vos commandes avec un maximum de clarté. Associées à vos chantiers, interventions ou factures, elles deviennent un vrai levier de pilotage pour votre rentabilité.
I. Présentation du nouveau module commandes
Passer une commande, la suivre, gérer les réceptions partielles, retrouver les bons documents, etc. Tout cela peut vite devenir complexe quand les échanges avec les fournisseurs se multiplient.
Avec le nouveau module des commandes, InterFast vous offre un outil plus clair, plus structuré, et connecté à vos chantiers, interventions et factures.
A. Accéder au nouveau module
Pour accéder à la nouvelle version des commandes, il suffit de contacter l'équipe du support via le tchat d’assistance (en bas à gauche de votre écran) et de nous en faire la demande.
️ ⚠️ Attention : une fois le premier bon de commande V2 créé, le passage est définitif. Il ne sera plus possible de revenir à l’ancienne version. Assurez-vous donc que toute votre équipe est prête à basculer avant de l’activer.
B. Créer une commande fournisseur simplement
1. Générer un bon de commande
Une fois que le support vous aura activé le nouveau module, rendez-vous dans l'onglet "Dépenses" > "Commandes". Cliquez sur le bouton "Ajouter" en haut à droite : deux choix s'offriront à vous :
Concentrons-nous sur le premier pour l'instant : "Une commande à passer".
> Une fois que vous avez cliqué sur "Une commande à passer", un pop-up apparaîtra.
Vous pourrez ainsi :
donner un titre à votre commande
choisir un fournisseur (ou en ajouter un nouveau manuellement depuis cette vue)
indiquer l'endroit de réception de la commande (chantier, dépôt, etc.)
préciser la date de livraison prévue
ajouter une description si besoin
Au moment de choisir les articles à commander, vous aurez la possibilité d'ajouter les articles manuellement via "Saisir un article" :
À la suite de cette sélection, un pop-up s'ouvrira et vous pourrez ainsi ajouter autant d'articles que vous le souhaitez en indiquant les quantités, le prix HT ainsi que la TVA :
💡 Autre possibilité : ajouter les articles directement depuis votre Bibliothèque via " 🔍 Ajouter un article"
Vous pouvez même créer un nouvel article dans votre bibliothèque depuis cet onglet.
Enfin, si vous souhaitez passer une commande depuis le site de votre fournisseur, vous allez pouvoir importer directement votre sélection grâce à notre extension Chrome :
Cette extension, autrefois réservée aux devis, est maintenant compatible avec les commandes.
Besoin d’aide avec l’extension Chrome ? Retrouvez notre article dédié dans le centre d’aide.
2. Déclarer une commande reçue
Cette fois, regardons ce qu'il se passe lorsque l'on s'intéresse à notre deuxième choix : "Une commande reçue".
> Lorsque vous aurez cliqué sur "Une commande reçue", un pop-up s'ouvrira et vous pourrez alors glisser-déposer votre fichier concerné :
Vous aurez alors la possibilité d'ouvrir votre bon de livraison importé et d'accéder à son détail :
Arrivé sur votre bon de livraison, il sera possible d'associer une dépense à celui-ci :
en insérant un justificatif déjà prêt (peut-être même déjà payé).
en saisissant manuellement la dépense
C. Gérer le suivi et la réception de ses commandes
1. Réceptionner vos commandes depuis le web
Chaque commande suit désormais son propre cycle de vie, distinct des dépenses.
Vous allez pouvoir suivre précisément l'état de vos commandes.
Les statuts disponibles sont multiples et les voici :
Brouillon : vous avez commencé à établir votre bon de commande
En attente (de réception)
> Vous pouvez envoyer le bon de commande à votre fournisseur depuis InterFast par email :
Vous pouvez y ajouter un objet, un message personnalisé, des pièces jointes.
Dès que c'est envoyé, le statut passe en "en attente".
> À ce moment-là, lorsque vous souhaiterez récupérer votre commande, vous pourrez cliquer sur "Réceptionner" et indiquer si la commande a été reçue partiellement ou en totalité.
Si partiellement, alors vous pourrez choisir quel article a été reçu précisément (n'oubliez pas de décocher la première case) :
Ce qui nous conduit au statut disponible suivant : partiellement reçue (vous êtes en attente du reste des articles commandés).
Le statut Reçue nous indique que tous les articles ont été réceptionnés.
> Autre possibilité en dehors du bouton "Réceptionner" pour déclarer la réception de votre commande, il est également possible de revenir sur votre bon de commande et de préciser que la livraison a été entièrement réceptionnée comme ci-dessous :
Sur cette page, vous pourrez saisir le numéro du bon de livraison et ajouter une preuve (photo, PDF, etc.).
Un historique complet des réceptions, de la première partielle à la réception totale, est également accessible.
Il est également possible d'annuler une livraison de commande :
Son statut repassera alors en "En attente" :
2. Réceptionner vos commandes depuis l'application mobile
💡 L’application mobile permet aussi de déclarer la réception directement depuis le terrain (techniciens, conducteurs de travaux…).
Depuis votre menu, vous allez pouvoir vous rendre sur "Commandes" et gérer la réception de celles-ci : partielles ou complètes.
Cliquez sur la commande "en attente" :
Cliquez sur "Réceptionner" :
Vous pouvez soit sélectionner la quantité reçue et "valider la sélection" ou déclarer que "Toute la commande a été réceptionnée" :
Vous n'avez plus qu'à remplir les informations correspondantes et le tour est joué :
D. Lier les commandes à vos projets
1. Lier votre commande à un chantier, une intervention ou une maintenance
Notre module va vous permettre de lier une commande à un chantier, une intervention ou une maintenance.
En cliquant sur les deux petites flèches qui apparaitront sur la case entourée ci-dessus, un pop-up s'ouvrira et vous allez pouvoir commencer votre liaison :
Si vous sélectionnez "Un chantier" par exemple, vous pourrez alors choisir de rattacher votre commande soit à un chantier déjà existant :
soit à un nouveau chantier que vous pourrez créer directement depuis cette page :
Vous pourrez constater que votre déboursé sec du chantier et les coûts réels visibles dans vos tableaux de rentabilité seront mis à jour directement :
La commande rattachée sera également visible depuis l'onglet "Dépenses" de votre chantier :
2. Retrouver vos commandes dans vos interventions
Depuis votre calendrier, il sera possible de retrouver toutes les commandes associées à une intervention, dans l'onglet "Dépenses" :
Tout y est centralisé.
E. Rapprocher une facture à une ou plusieurs commandes
Une fois que vous aurez reçu la facture du fournisseur, il sera possible de faire le rapprochement entre celle-ci et la ou les commandes.
Il faudra vous rendre dans l'onglet "Dépenses - Factures" et y créer une dépense :
À ce stade, deux options s’offrent à vous : importer la facture de votre fournisseur grâce à notre IA, ou bien la saisir manuellement.
Si vous choisissez de la remplir manuellement, vous devrez renseigner toutes les informations nécessaires (libellé, date, fournisseur, etc.).
Vous pouvez également décocher la case "La facture est déjà payée ?" si ce n’est pas encore le cas.
Enfin, associez-la aux commandes concernées (partiellement ou en totalité).
Et voilà ! Votre facture est reliée à la commande.
💡 Pour aller plus loin :
En cliquant sur la commande concernée, vous accéderez directement à la dépense associée.
Tout est a été pensé pour vous faire gagner du temps et éviter les allers-retours que l'on redoute tous.
F. Visualiser et filtrer facilement vos commandes
Depuis le tableau des commandes, vous pouvez filtrer par fournisseur :
Vous pouvez aussi activer d’autres filtres pour suivre l’avancement de vos commandes, tels que « Envoyée le » ou « Reste à facturer » par exemple.
Ces filtres vous permettront de trier vos commandes selon vos critères : facturation réalisée, date de réception, et bien d’autres.
> Idéal pour faire un point rapide avec vos équipes ou votre comptable.
Grâce à notre nouveau module des Commandes, vous gagnez en efficacité pour créer et suivre vos commandes, gérer précisément les livraisons (y compris partielles), et relier facilement chaque achat à un chantier, une intervention ou une facture.
Cet outil a été pensé pour simplifier vos échanges avec les fournisseurs et structurer votre gestion au quotidien. 🚀
Pour activer cette nouvelle version ou poser vos questions, n’hésitez pas à contacter notre équipe directement via le tchat ! 😄